Wenn Du Teilzeitkräfte erfasst, führe drei Angaben getrennt: die vertragliche Arbeitszeit, die tatsächlich geleisteten Stunden und die vergütungsrelevanten Zeiten einschließlich bezahlter Ausfälle. Hinterlege außerdem eindeutig, ob ein Monatsgehalt oder ein Stundenlohn vereinbart ist. Die folgende Vorgehensweise verbindet Vertragsdaten, Zeiterfassung und Abrechnung, ohne diese Ebenen zu vermischen. Die organisatorischen Vorschläge sind praktische Empfehlungen; gesetzliche Anforderungen sind jeweils belegt.
Stand: 5. November 2026. Kategorie: Beschäftigungsarten. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle arbeitsrechtliche oder steuerliche Prüfung.
1. Teilzeitumfang und Vergleichsarbeitszeit festhalten
Teilzeit bedeutet nicht automatisch eine halbe Stelle. Entscheidend ist grundsätzlich, ob die regelmäßige Wochenarbeitszeit kürzer ist als bei einer vergleichbaren Vollzeitkraft. Ohne vereinbarte regelmäßige Wochenarbeitszeit kommt es auf den gesetzlichen Durchschnittsvergleich an. Vergleichbar sind insbesondere Beschäftigte mit gleicher oder ähnlicher Tätigkeit; fehlt eine betriebliche Vergleichsperson, greifen tarifliche beziehungsweise branchenbezogene Maßstäbe. Das regelt § 2 TzBfG.
Unsere Empfehlung: Speichere neben den vereinbarten Wochenstunden auch die zugrunde gelegte Vollzeitarbeitszeit. Bei 24 gegenüber 40 Wochenstunden beträgt der Beschäftigungsumfang rechnerisch 60 Prozent. Erfasse außerdem die Arbeitstage und ihre Verteilung, etwa Montag bis Donnerstag mit jeweils sechs Stunden. Der bloße Eintrag „60 Prozent“ erklärt weder den Dienstplan noch die Stunden, die bei einem einzelnen Ausfall betroffen sind.
2. Vertragsdaten vor dem ersten Abrechnungslauf vervollständigen
Nach § 2 NachwG gehören insbesondere vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Pausen und Ruhezeiten sowie Zusammensetzung und Höhe des Entgelts zum Nachweis. Vergütungsbestandteile sind getrennt anzugeben, einschließlich einer vereinbarten Überstundenvergütung. Auch Fälligkeit und Auszahlungsart gehören dazu. Angaben zu Arbeitszeit und Entgelt müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung nachgewiesen sein. Bei Schichtarbeit kommen Angaben zum Schichtsystem und zu Änderungen hinzu.
Lege deshalb vor der Anlage im Lohnsystem eine eindeutige Datengrundlage an. Unsere praktische Erfassungsliste lautet:
- Beginn der Beschäftigung, Tätigkeit und gegebenenfalls Befristung.
- Regelmäßige Wochenstunden, Arbeitstage und vereinbarte Verteilung.
- Monatsgehalt oder Stundenlohn mit Betrag und Gültigkeitsdatum.
- Zulagen, Zuschläge und Sonderzahlungen als eigene Bestandteile.
- Regelung zu zusätzlichen Stunden, Freigabe und Ausgleich.
- Anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
3. Wochenstunden nicht als monatliche Iststunden übernehmen
Wochenstunden beschreiben den vereinbarten Umfang. Monatliche Iststunden entstehen dagegen aus den tatsächlichen Arbeitseinsätzen. Ein rechnerischer Monatsdurchschnitt ist eine dritte Größe: 24 × 52 ÷ 12 ergeben 104 Stunden. Diese vereinfachte Umrechnung ist keine gesetzliche Standardformel für jede Abrechnung und kein Nachweis tatsächlich geleisteter Arbeit. Für die konkrete Entgeltberechnung ist die anwendbare vertragliche oder tarifliche Regelung maßgeblich.
| Angabe | Beispiel | Verwendung |
|---|---|---|
| Vertragliche Wochenzeit | 24 Stunden | Dauerhafter Vertragsumfang |
| Rechnerischer Monatsdurchschnitt | 104 Stunden | Ausdrücklich benannte Rechengröße |
| Monatliche Istzeit | 96 Stunden | Tatsächlich geleistete Arbeit |
| Bezahlte Ausfallzeit | 12 Stunden | Gesondert geprüfter Vergütungsanspruch |
Im Beispiel sind 96 Arbeitsstunden und zwölf bezahlte Ausfallstunden getrennte Buchungen. Trage nicht 108 Stunden als tatsächlich gearbeitet ein. Vergleiche die Istzeit auch nicht ungeprüft mit 104 Durchschnittsstunden, um daraus Minusstunden abzuleiten. Unsere Empfehlung: Verwende klar beschriftete Felder für Vertragsumfang, kalendarische Sollzeit, Istzeit und Ausfallzeiten. Damit kann die abrechnende Fachperson erkennen, welche Zahl welchen Zweck erfüllt.
4. Tatsächliche Arbeitszeit täglich nachvollziehbar erfassen
Eine vereinbarte Teilzeitstundenzahl ersetzt keine Arbeitszeiterfassung. Das BMAS erläutert zur geltenden Aufzeichnungspflicht, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen sind. Du kannst die Aufzeichnung Beschäftigten übertragen, bleibst als Arbeitgeber aber verantwortlich. Grundlage ist die vom BMAS erläuterte BAG-Entscheidung vom 13. September 2022; siehe Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
Praktisch empfiehlt sich eine tägliche Eingabe mit gesonderter Pausenangabe und einer regelmäßigen Kontrolle durch die Führungskraft. Beispiel: 08:00 bis 14:30 Uhr abzüglich 30 Minuten Pause ergeben sechs Arbeitsstunden. Korrekturen sollten mit Datum und Begründung nachvollziehbar bleiben. Verwechsle eine interne Frist zur Abrechnungsfreigabe nicht mit einer gesetzlichen Aufzeichnungsfrist. Besondere Dokumentationspflichten einzelner Beschäftigungen und Branchen musst Du zusätzlich prüfen.
5. Vergütung und bezahlte Ausfälle getrennt bearbeiten
Unsere Empfehlung für die Abrechnungsvorbereitung: Kennzeichne beim festen Monatsgehalt den vereinbarten Monatsbetrag als Grundvergütung. Beim Stundenlohn übermittelst Du den gültigen Satz und die zu vergütenden Stundenarten getrennt. Die Zeiterfassung allein entscheidet nicht über sämtliche Zahlungsansprüche. Zusätzliche Stunden, Zuschläge und bezahlte Ausfälle benötigen jeweils die passende Abrechnungsgrundlage; lasse ungeklärte Positionen vor dem Lauf entscheiden.
Fällt planmäßige Arbeit wegen eines gesetzlichen Feiertags aus, ist grundsätzlich das Entgelt zu zahlen, das ohne den Ausfall angefallen wäre. Ein ohnehin arbeitsfreier Tag wird dadurch nicht automatisch vergütungspflichtig. Beachte auch den gesetzlichen Ausschluss bei unentschuldigtem Fernbleiben am letzten Arbeitstag vor oder am ersten Arbeitstag nach Feiertagen. Entscheidend sind die betreffenden Arbeitstage, nicht unmittelbar angrenzende Kalendertage; gerade bei Teilzeit können arbeitsfreie Tage dazwischenliegen. Grundlage ist § 2 Absatz 1 und 3 EntgFG.
Bei Krankheit prüfst Du Anspruch und Berechnung gesondert: § 3 EntgFG enthält unter anderem die vierwöchige Wartezeit und Regeln zu wiederholter Arbeitsunfähigkeit. Die Entgelthöhe richtet sich grundsätzlich nach der maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit; zusätzliches Überstundenentgelt bleibt grundsätzlich außen vor. Tarifliche Abweichungen sind möglich, siehe § 4 EntgFG. Erfasse Krankheit daher nicht als geleistete Arbeit.
6. Vertragsänderungen mit einem Wirksamkeitsdatum führen
Steigt die Wochenarbeitszeit beispielsweise ab 1. Dezember 2026 von 20 auf 28 Stunden, dokumentiere die Änderung einschließlich Vergütung und Verteilung. Überschreibe nicht einfach den bisherigen Datensatz. Unsere Empfehlung: Bewahre den alten Stand auf und lege den neuen mit Gültigkeitsbeginn an. Bei einer Änderung innerhalb des Monats braucht die Abrechnung beide Zeitabschnitte und die dafür maßgebliche Berechnungsregel.
Nach § 3 NachwG sind Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen spätestens am Tag ihres Wirksamwerdens mitzuteilen. Die erleichterte elektronische Übermittlung in Textform ist unter den Voraussetzungen des § 2 NachwG möglich; dazu gehören Speicher- und Druckbarkeit sowie die Aufforderung zum Empfangsnachweis. Für Branchen nach § 2a Absatz 1 SchwarzArbG gilt diese Erleichterung nicht. Auf Verlangen ist der schriftliche Nachweis zu erteilen. Änderungen anwendbarer Gesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sind von der gesonderten Änderungsmitteilung ausgenommen.
7. Flexible Einsätze nicht mit Arbeit auf Abruf verwechseln
Soll Arbeit entsprechend dem Arbeitsanfall abgerufen werden, prüfe § 12 TzBfG. Fehlt eine bestimmte Wochenarbeitszeit, gelten grundsätzlich 20 Stunden als vereinbart. Ohne bestimmte tägliche Dauer sind grundsätzlich mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden abzurufen. Der gesetzliche Regelfall verlangt einen festgelegten Zeitrahmen und mindestens vier Tage Vorankündigung. Tarifliche Abweichungen sind unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich. Ein leeres Stundenfeld ist deshalb keine unverbindliche Personalreserve.
8. Gleichbehandlung vor der Freigabe prüfen
Teilzeitkräfte dürfen wegen ihrer Teilzeit nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte, sofern keine sachlichen Gründe die Unterscheidung rechtfertigen. Teilbares Entgelt und andere teilbare geldwerte Leistungen sind mindestens entsprechend dem Arbeitszeitanteil zu gewähren. Das bestimmt § 4 TzBfG. Bei vergleichbaren Bedingungen entsprechen 24 von 40 Wochenstunden und 4.000 Euro Vollzeitgehalt rechnerisch 2.400 Euro Teilzeitgehalt.
Unsere Empfehlung: Prüfe Sonderzahlungen, Zulagen und Zuschlagsregeln einzeln statt mit einem pauschalen Teilzeitabschlag. Dokumentiere den Vergleichsmaßstab und mögliche sachliche Unterschiede. Vor der monatlichen Übergabe bestätigt die Führungskraft die Zeiten, die Personalverwaltung meldet Vertragsänderungen und die abrechnende Fachperson prüft die Entgeltzuordnung. Übermittle ungeklärte Abweichungen ausdrücklich als offene Punkte. So werden aus fehlenden Angaben keine stillschweigenden Annahmen in der Lohnabrechnung.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Alle folgenden Fundstellen wurden am 05.11.2026 abgerufen. Gesetzestexte: Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet.
- TzBfG, insbesondere § 2: https://www.gesetze-im-internet.de/tzbfg/BJNR196610000.html
- § 4 TzBfG, Diskriminierungsverbot: https://www.gesetze-im-internet.de/tzbfg/__4.html
- § 12 TzBfG, Arbeit auf Abruf: https://www.gesetze-im-internet.de/tzbfg/__12.html
- § 2 NachwG, Vertragsnachweis: https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html
- § 3 NachwG, Änderungen: https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__3.html
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung: https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
- § 2 EntgFG, Feiertagsentgelt, insbesondere Absatz 3 zum unentschuldigten Fernbleiben: https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__2.html
- EntgFG, insbesondere § 3: https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/BJNR106500994.html
- § 4 EntgFG, Höhe der Entgeltfortzahlung: https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__4.html
