Wenn Du Deine Lexware-Lohndaten für einen Wechsel exportieren möchtest, kläre zuerst das Produkt: Lexware Office Lohn & Gehalt und die Desktopprogramme haben unterschiedliche Exportwege. Beide dokumentieren einen DLS-Export für Lohnsteuerprüfungen. Für den Wechsel solltest Du vorab mit der übernehmenden Fachperson abstimmen, ob und welche Daten daraus verarbeitet werden können. Eine exportierte Datei ist noch kein Nachweis für eine vollständige Übernahme nach Stotax.
Stand: 05.11.2026. Die folgenden Arbeitsschritte sind eine praktische Übergabeempfehlung, keine gesetzlich vorgeschriebene Wechselcheckliste. Die belegten Menüwege stehen jeweils direkt bei der passenden Produktvariante.
1. Produkt und letzten Abrechnungsmonat festhalten
Schreibe vor dem Export den vollständigen Produktnamen auf. „Lexware“ allein reicht als Angabe nicht. Halte bei einer Desktopinstallation zusätzlich die installierte Version fest. Lass Dir bei einer ausgelagerten Abrechnung vom bisherigen Bearbeiter bestätigen, aus welchem System die Lohndaten tatsächlich kommen. Ein Zugang zur Finanzbuchhaltung ist kein ausreichender Hinweis auf das verwendete Lohnprogramm.
Vereinbare anschließend einen eindeutigen Übergabestand: Welcher Monat wird zuletzt im alten System abgerechnet, welcher zuerst im neuen? Wer erledigt noch offene Korrekturen? Unsere Empfehlung: Erstelle den endgültigen Export erst, wenn die vereinbarten Abschlussarbeiten erledigt sind. Wird danach nochmals korrigiert, kennzeichne einen neuen Export ausdrücklich als Ersatz. So arbeitet die neue Fachperson nicht versehentlich mit einem überholten Stand.
2. DLS auswählen – nicht irgendeinen Export
Lexware Office unterscheidet ausdrücklich zwischen dem DLS-Export für das Finanzamt und dem euBP-Verfahren für die Rentenversicherung. Der separat dokumentierte Buchhaltungsdatenexport im DATEV-Format überträgt dagegen insbesondere Buchungsstapel. Diese Wege dürfen bei der Anforderung von Lohndaten nicht verwechselt werden.
| Export oder Unterlage | Einordnung für Deine Übergabe |
|---|---|
| DLS aus dem Lohnbereich | Mit der neuen Fachperson als mögliche Grundlage der Datenübernahme abstimmen. |
| Finanzbuchhaltungs- oder Buchungsstapelexport | Nicht als Ersatz für den angeforderten Lohndatenexport verwenden. |
| euBP | Eigenständiges Prüfverfahren; nicht mit dem DLS-Auftrag gleichsetzen. |
| Lohnkonten und Abrechnungen | Zusätzlich als Kontrollunterlagen anfordern. |
Auch „GDPdU-Export“ ist als Arbeitsauftrag zu ungenau. Das Desktop-Handbuch verwendet diesen Begriff im Zusammenhang mit dem Beschreibungsstandard des Prüfexports. Entscheidend ist deshalb, aus welchem Modul und über welchen Assistenten die Dateien stammen. Bitte ausdrücklich um den DLS-Export aus dem Lohnprogramm, nicht pauschal um einen Finanz-GDPdU-Export.
3. Lexware Office: Export im Lohnbereich starten
Für Lexware Office mit dem Modul Lohn & Gehalt beschreibt die Herstelleranleitung vom 22.09.2026 diesen Weg:
- Öffne den Bereich Lohn.
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad.
- Wähle Export.
- Lege den abgestimmten Zeitraum fest.
- Klicke auf DLS-Export starten.
Dieser Weg gilt nicht für den allgemeinen Export Deiner Finanzbuchhaltung. Prüfe deshalb vor dem Start, ob Du tatsächlich im Lohnbereich arbeitest. Sichere die bereitgestellten Exportdateien anschließend unverändert. Notiere den gewählten Zeitraum und kontrolliere, ob der Download abgeschlossen wurde. Fehlt die beschriebene Auswahl, kläre die Abweichung anhand der aktuellen Office-Hilfe oder mit dem Hersteller, statt ersatzweise einen Buchungsstapel herunterzuladen.
4. Desktop: DLS-Assistent der passenden Version verwenden
Das 2026er Herstellerhandbuch für lohn+gehalt pro/premium nennt unter „Betriebsprüfung Lohnsteuer (DLS)“ den Menüweg Extras → Betriebsprüfung Lohnsteuer (DLS). Starte das Lohnprogramm und wähle zuerst die richtige Firma. Öffne dann den Assistenten und gehe zur Datenauswahl weiter.
Das Handbuch führt unter anderem Arbeitgeber-, Arbeitnehmer- und Lohnartenstammdaten, Abrechnungs-, Lohnkonten- und Sozialversicherungsdaten auf. Wähle die abgestimmten Jahre und anschließend das Exportverzeichnis. Mit Fertigstellen beginnt der Export. Bei mehreren Jahren wird laut Dokumentation je Jahr ein eigener Ordner angelegt.
Menüs sind versionsabhängig: Der belegte Desktopweg bezieht sich auf dieses pro/premium-Handbuch. Übertrage ihn nicht ungeprüft auf lohn+gehalt Standard, plus oder eine andere Ausgabe. Lexware weist selbst auf mögliche Abweichungen zwischen Handbuch und Programmstand hin. Fehlt der Menüpunkt, suche in der Hilfe Deiner installierten Ausgabe gezielt nach „DLS“ beziehungsweise „Betriebsprüfung Lohnsteuer“. Für Standard und plus behaupten wir hier keinen gesondert bestätigten aktuellen Menüweg.
5. Dateien unverändert prüfen und übergeben
Unsere Empfehlung: Bewahre den Originalexport getrennt von Arbeitskopien auf. Öffne Datendateien nicht zum Bearbeiten in Excel und speichere sie nicht erneut. Benenne innerhalb des Exports keine Dateien um. Bei einem unklaren Fehler ist ein frischer Export meist die bessere Arbeitsgrundlage als eine nachträglich zusammengestellte Sammlung einzelner Dateien.
Wenn die empfangende Stelle ein DLS-ZIP mit index.xml verlangt, prüfe vor der Übergabe, ob diese Datei im Paket enthalten ist. Erfinde keine fehlende Indexdatei und ersetze sie nicht durch eine selbst geschriebene Übersicht. Fehlt sie, lass zuerst prüfen, ob der Export vollständig ist und tatsächlich im vereinbarten Format erstellt wurde. Die technische Anforderung an das Paket sollte Dir die empfangende Stelle vorab nennen.
Bei Desktopexporten über mehrere Jahre sollten alle vorgesehenen Jahresordner erhalten bleiben. Stimme die Verpackung ab, bevor Du daraus ein gemeinsames ZIP erstellst. Ein kurzer Begleittext hilft: Firma, Quellsystem, Version, Exportdatum, Zeitraum, letzter abgerechneter Monat und bekannte offene Punkte. Verwende für personenbezogene Lohndaten den vereinbarten geschützten Übertragungsweg; private Dateifreigaben sind dafür keine sinnvolle Ausweichlösung.
6. Kontrollunterlagen getrennt vom Datenpaket sichern
Lexware Office stellt in der Dokumentenansicht unter anderem Lohnkonten mit kumulierten Jahreswerten, Lohnabrechnungen, Beitragsunterlagen und Lohnsteuer-Anmeldungen bereit. Die Ansicht erreichst Du über Dokumente; den betreffenden Monat kannst Du auswählen. Für Mitarbeiterdokumente beschreibt der Hersteller auch einen gemeinsamen Download.
Empfehlung für den Wechsel: Stelle mindestens das aktuelle Lohnkonto und die letzte endgültige Abrechnung je zu übernehmender Person bereit. Ergänze relevante Korrekturunterlagen und eine Liste noch ungeklärter Fälle. Lege diese Unterlagen getrennt vom unveränderten DLS-Paket ab. Sie dienen der Kontrolle und Rückfrage, nicht als Beleg dafür, dass alle darin sichtbaren Angaben bereits maschinell übernommen wurden.
7. Übergabe nach Stotax erst nach Abgleich abschließen
Für die Verarbeitung in Stotax sollte die zuständige Fachperson vorab festlegen, welche Dateien sie benötigt und welche Daten sie daraus übernehmen kann. Die hier ausgewerteten Lexware-Anleitungen beschreiben Prüfexporte, keinen vollständigen Lexware-zu-Stotax-Wechsel. Daraus lässt sich weder eine automatische Vollübernahme noch eine bestimmte Feldabdeckung in Deiner Stotax-Version ableiten.
Als Abnahme empfehlen wir einen dokumentierten Vergleich: Sind die erwarteten Personen vorhanden? Stimmen Personalnummern, Ein- und Austrittsdaten sowie die für die Fortführung benötigten Jahreswerte? Sind laufende Bezüge und besondere Abrechnungsfälle geklärt? Halte Abweichungen mit Zuständigkeit fest. Auch die erforderlichen Meldungen zum Systemwechsel gehören in die fachliche Wechselplanung; ihr Abschluss darf nicht allein aus einem erfolgreichen Dateiexport abgeleitet werden.
Beispiel: Dein Betrieb wechselt nach der Oktoberabrechnung 2026 mit 24 Beschäftigten. Du übergibst den abgestimmten Export und die Kontrollunterlagen. Die neue Fachperson findet 23 Personen im vorgesehenen Übernahmebestand. Jetzt wird nicht einfach weitergerechnet: Ihr prüft den fehlenden Fall, den ausgewählten Zeitraum und den Quellbestand. Erst nach der Klärung bestätigt sie, welcher Datenstand für November verwendet wird.
Beende den Wechsel organisatorisch erst, wenn Dateieingang, Verarbeitungsergebnis und offene Punkte getrennt dokumentiert sind. Die Rückmeldung „Datei erhalten“ genügt dafür nicht. Vereinbare außerdem, wer nachträgliche Fragen zum alten Bestand beantwortet. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beurteilung des konkreten Systemwechsels.
Quellen
- Lexware Office Help Center: Lohndaten für eine Betriebsprüfung: DLS und euBP, Stand 22.09.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Haufe-Lexware: Benutzerhandbuch lohn+gehalt pro/premium, Ausgabe 2026, Abschnitt „Betriebsprüfung Lohnsteuer (DLS)“, gedruckte Seiten 271–272. Abruf: 05.11.2026.
- Lexware Office Help Center: Welche Dokumente erstellt Lexware Office und wo finde ich diese?, Stand 10.09.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Lexware Office Help Center: Daten für Lexware buchhaltung und Lexware neue steuerkanzlei exportieren, Stand 23.09.2026. Abruf: 05.11.2026.
