Ein DLS-Export enthält maschinell auswertbare Lohndaten für die Lohnsteuer-Außenprüfung: unter anderem Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten, Lohnarten und Abrechnungsergebnisse. Er ist aber nicht automatisch ein vollständiges Übergabepaket für einen Wechsel des Lohnprogramms. Die Finanzverwaltung beschreibt die Digitale LohnSchnittstelle als standardisierten Export zur Übergabe an die Finanzbehörde. Für Deine Datenübernahme heißt das: Prüfungsdaten und fortführbare Abrechnungsdaten getrennt beurteilen. Quelle: BMF, ergänzende Informationen zur Datenüberlassung, Abschnitt 2.
Stand: 5. November 2026. Der folgende technische Ablauf hilft Dir, einen vorhandenen Export einzuordnen, fehlende Bestandteile zu erkennen und die Übergabe an die zuständige Lohnfachperson vorzubereiten. Dabei ist besonders wichtig, für welchen Zeitraum Daten aufzuzeichnen sind: Die erweiterte Schnittstellenregelung für Vor- und Nebensysteme ist erst auf ab 1. Januar 2027 aufzuzeichnende Daten anzuwenden.
Wofür die DLS vorgesehen ist
Die DLS vereinheitlicht die Struktur und Bezeichnung elektronischer Dateien und Datenfelder unabhängig vom eingesetzten Lohnprogramm. Das amtliche Lohnsteuer-Handbuch 2026, Hinweis 42f beschreibt die Bereitstellung der ab 1. Januar 2018 aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten und verweist für die aktuelle Datensatzbeschreibung auf das Bundeszentralamt für Steuern. Eine bestimmte aktuelle DLS-Versionsnummer wird hier nicht behauptet.
Für den zeitlichen Umfang reicht ein Blick auf den heute angezeigten Wortlaut von § 4 Absatz 2a LStDV nicht aus. Zusätzlich musst Du § 8 Absatz 3 LStDV beachten: Für die vom 1. Januar 2018 bis 31. Dezember 2026 im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten gilt § 4 Absatz 2a in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung. Diese verpflichtet zur elektronischen Bereitstellung der nach § 4 Absatz 1 und 2 LStDV sowie § 41 EStG aufzuzeichnenden Daten über die amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle.
Bereits geregelt, aber erst für Daten ab 2027 anzuwenden: Die ausdrückliche Erweiterung auf hierfür mittels Vor- und Nebensystemen ermittelte und verwendete Daten sowie die Zusammenfassung für dieselbe Betriebsstätte in einem Datenbestand je Haupt-, Vor- und Nebensystem betrifft erst ab 1. Januar 2027 aufzuzeichnende Daten. § 8 Absatz 3 LStDV ordnet dafür die am 30. Dezember 2025 geltende Fassung des § 4 Absatz 2a an. Das ist keine bloße Entwurfsregelung, darf aber nicht als bereits für 2026-Daten geltende erweiterte Pflicht dargestellt werden.
Davon zu unterscheiden sind die allgemeinen steuerlichen Datenzugriffsrechte. Die spätere Anwendung der erweiterten Schnittstellenregel bedeutet nicht, dass weitere prüfungsrelevante Unterlagen aus Vor- oder Nebensystemen für 2026 generell vom Zugriff ausgenommen wären. Die BMF-Informationen zur DLS stellen ausdrücklich klar, dass das Datenzugriffsrecht nach § 147 Absatz 6 AO auf weitere aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen unberührt bleibt. Schnittstellenpflicht und allgemeiner Datenzugriff sind deshalb getrennt zu beurteilen.
Eine andere auswertbare Bereitstellungsform kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen. Das ist keine freie Wahl des Exportformats. Die Ausnahme findet sich sowohl in der bis einschließlich 2026-Daten anzuwendenden Fassung als auch im erweiterten Wortlaut. Belege: LStH 2026, Hinweis 42f und § 4 Absatz 2a LStDV.
Welche Datenbereiche Du im Export findest
Die Herstellerdokumentation von Quick-Lohn, Hilfefassung 2023 nennt die folgenden CSV-Dateien für den jährlichen DLS-Export. Die Tabelle ordnet diese Dateigruppen für eine erste Sichtprüfung ein. Sie ist keine feldgenaue Beschreibung einer aktuellen DLS-Version und keine Zusage, dass jeder Hersteller sein Paket unverändert mit diesen Dateinamen ausliefert.
| Dateigruppe laut Quick-Lohn | Frage für die Sichtprüfung |
|---|---|
| Arbeitgeberstammdaten.csv | Zu welchem Arbeitgeber gehört der Datenbestand? |
| Arbeitnehmerstammdaten.csv | Welche Beschäftigten werden im Export beschrieben? |
| Lohnartenstammdaten.csv | Welche Lohnarten werden verwendet? |
| Lohnartenabrechnungsdaten.csv | Welche abgerechneten Positionen gehören zu den Lohnarten? |
| Lohnkontendaten.csv | Welche Lohnkontenwerte stehen zur Auswertung bereit? |
| Sozialversicherungsdaten.csv | Welche sozialversicherungsbezogenen Angaben werden mitgegeben? |
| Programminfo.csv | Welche Programminformationen begleiten den Export? |
Inhaltlich geht es beim Lohnkonto beispielsweise um persönliche Angaben, Besteuerungsmerkmale, Lohnzahlungszeiträume, Barlohn, Sachbezüge und einbehaltene Lohnsteuer. Die Einzelanforderungen und Ausnahmen ergeben sich aus § 4 Absatz 1 bis 3 LStDV. Daraus folgt jedoch nicht, dass jedes denkbare Personalfeld in jeder DLS-Datei vorhanden sein muss. Praktische Empfehlung: Prüfe den tatsächlichen Inhalt und die Beschreibung der Felder statt nur die Dateinamen.
Auch eine Datei mit Sozialversicherungsdaten macht den Export nicht zum euBP-Datensatz. Lexware unterscheidet in seiner Dokumentation zur Betriebsprüfung ausdrücklich zwischen DLS für das Finanzamt und euBP für die Deutsche Rentenversicherung. Empfehlung: Kläre vor der Erstellung, welches Verfahren der Empfänger benötigt. Ein Dateipaket mit ähnlichen Inhalten ersetzt nicht ohne Weiteres das andere Verfahren.
CSV, index.xml und DTD erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Die CSV-Dateien tragen die tabellarischen Daten. Die index.xml enthält die maschinenlesbare Beschreibung von Daten, Formaten und Verknüpfungen. Die DTD beschreibt die zugrunde liegende XML-Struktur. Die BMF-Anlage zur Datenüberlassung, Abschnitte 1.2 bis 1.4 erläutert dieses Zusammenspiel. Quick-Lohn nennt entsprechend neben den CSV-Dateien auch INDEX.XML und GDPDU-01-08-2002.DTD als Bestandteile seines Exports.
Beschreibung und Daten müssen zusammenpassen: Die Spalten der CSV-Dateien müssen in der beschriebenen Reihenfolge stehen. Bei Zusatzfeldern oder zusätzlichen Tabellen ist die Muster-index.xml zu ergänzen; Abweichungen etwa bei Feldtrennern oder Dezimalzeichen sind dort abzubilden. Das erläutert dieselbe BMF-Anlage in Abschnitt 1.4. Eine für Menschen lesbare CSV allein belegt deshalb noch keinen korrekt beschriebenen Export.
Praktische Empfehlung: Bewahre den erzeugten Originalexport unverändert auf und untersuche nur eine Arbeitskopie. Vermeide ein erneutes Speichern der CSV-Dateien in einer Tabellenkalkulation. Wenn Du etwa eine Personalnummer mit führender Null kontrollieren möchtest, vergleiche ausdrücklich den ursprünglichen Textwert. Dokumentiere jede notwendige Umwandlung separat, statt die einzige vorhandene Exportfassung zu überschreiben. Behandle Beschreibung, Datentabellen und DTD als zusammengehöriges Paket.
So prüfst Du das Paket vor der Übergabe
Für die betriebliche Vorbereitung empfiehlt sich eine Prüfung in fünf Schritten. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Checkliste. Als Arbeitgeber klärst Du Auftrag und Datenbestand; die zuständige Lohnfachperson sollte die fachliche Abstimmung und eine vorgesehene Verarbeitung im Lohnsystem übernehmen.
- Auftrag festhalten: Notiere Arbeitgeber, Betriebsstätte, Zeitraum und Zweck. Unterscheide Steuerprüfung, Archivierung und Programmwechsel. Halte bei jahresübergreifenden Beständen fest, welche Daten noch 2026 und welche bereits 2027 betreffen.
- Dateibestand aufnehmen: Prüfe, ob die index.xml und die darin referenzierten Dateien vorhanden sind. Kontrolliere auch die referenzierte DTD und eventuelle Unterverzeichnisse. Bei fehlenden Bestandteilen solltest Du zunächst einen vollständigen Export beim Absender anfordern.
- Personen abgleichen: Vergleiche den Export mit Deiner Beschäftigtenübersicht für den gewählten Zeitraum. Berücksichtige ausgeschiedene Beschäftigte, nicht nur den heutigen Personalbestand. Halte ungeklärte Zuordnungen fest.
- Werte abstimmen: Lass ausgewählte Monate und Beschäftigte mit den zugehörigen Lohnkonten vergleichen. Beziehe einen normalen Monat und einen Fall mit Korrektur oder Einmalzahlung ein. Eine lesbare Datei ersetzt diese fachliche Kontrolle nicht.
- Ergebnis dokumentieren: Halte Exportdatum, Quellsystem, Zeitraum, offene Abweichungen und die verantwortliche Person fest. Unterscheide eine Dateiprüfung, eine fachliche Abstimmung und einen tatsächlich geprüften Import.
Beispiel für diesen empfohlenen Abgleich: Du bereitest im November 2026 eine Übergabe für Januar bis Oktober vor. Eine im Juni ausgeschiedene Beschäftigte beziehst Du in die Kontrolle dieses Zeitraums ein. Dass sie in Deiner aktuellen Personalübersicht nicht mehr erscheint, ist kein geeigneter Grund, ihren Datensatz bei der Sichtprüfung auszuschließen. Notiere außerdem, bis zu welchem Abrechnungsstand spätere Korrekturen berücksichtigt wurden. So lässt sich eine Abweichung gezielter dem Exportzeitraum oder dem Bearbeitungsstand zuordnen.
Warum ein DLS-Export keinen vollständigen Systemwechsel garantiert
Die Finanzverwaltung stellt klar: Mit der DLS ist keine abschließende Aufzählung aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten verbunden. Das Datenzugriffsrecht auf weitere entsprechende Unterlagen bleibt bestehen. Das steht in den BMF-Informationen zur Datenüberlassung, Abschnitt 2. Schon für die Prüfung bedeutet „Export vorhanden“ daher nicht „sämtliche Unterlagen vollständig abgedeckt“.
Empfehlung für einen Programmwechsel: Vereinbare einen eigenen Übernahmeumfang. Frage konkret nach abrechnungsrelevanten Vertragsangaben, laufenden Vereinbarungen, Vortragswerten, Zeitkonten und benötigten Nachweisen. Gehe weder davon aus, diese Angaben seien immer enthalten, noch davon, sie fehlten grundsätzlich. Lass die tatsächlichen Quelldaten den dokumentierten Importmöglichkeiten des Zielprogramms gegenüberstellen. Eine vorhandene Spalte solltest Du erst dann als übernommen behandeln, wenn auch ihre fachliche Zuordnung und Verarbeitung geklärt sind.
Was Du bei Stotax gesondert kontrollieren solltest
Stotax dokumentiert für Gehalt und Lohn sowohl einen klassischen GDPdU-Export im Eigenformat als auch einen DLS-Export. Zusätzliche PDF-Auswertungen werden ausdrücklich als nicht zur GDPdU gehörend beschrieben. Außerdem nennt die Stotax-Hilfe zum Prüfungsdatenexport eine Option, Personal- und Lohnartennummern um ein Arbeitgebernummern-Präfix zu ergänzen. Die Hilfe erläutert diese Option für das gemeinsame Einlesen mehrerer Prüfungsdatenbestände.
Praktische Empfehlung: Lass vor einer Übernahme festlegen, welcher Schlüssel im Zielbestand verwendet wird und wie vorhandene Personalnummern zugeordnet werden. Bei zwei Arbeitgebern mit jeweils einer Personalnummer 100 solltest Du nicht allein anhand dieser Nummer zuordnen. Prüfe mit der zuständigen Fachperson, ob ein Präfix enthalten ist und wie es behandelt werden soll. Die dokumentierte Exportfunktion ist kein Nachweis für eine vollständige DLS-Importfunktion.
Empfohlenes Abschlusskriterium: Lass im tatsächlich eingesetzten Stotax kontrollieren, welche Datensätze verarbeitet wurden und welche Werte dort nutzbar vorliegen. Ein bereitgestelltes oder heruntergeladenes Paket solltest Du nicht mit einem erfolgreich verarbeiteten Import gleichsetzen. Halte fehlende Daten, zurückgewiesene Datensätze und notwendige manuelle Ergänzungen getrennt fest. So bleibt sichtbar, ob lediglich Dateien übergeben wurden oder ob die vereinbarte Übernahme fachlich abgeschlossen ist.
Dateiformat, Verschlüsselung und Transport getrennt planen
Ein strukturiertes Datenformat beantwortet noch nicht die Frage nach dem Übertragungsschutz. DATEV dokumentiert die Verschlüsselung deshalb als eigene Exportoption neben dem DLS-Datenumfang und dem Exportverzeichnis. In der beschriebenen Funktion ist sie standardmäßig aktiviert. Quelle: DATEV, Dokument 1035138, Seite 3. Diese Herstellerangabe gilt für die dort beschriebene Funktion und ist keine Aussage über sämtliche DLS-Exporte anderer Programme.
Praktische Empfehlung: Vereinbare einen geschützten Übertragungsweg, beschränkte Zugriffe und bei Kennwortschutz eine getrennte Kennwortweitergabe. Kläre zugleich, wie der Empfänger das Paket entschlüsseln kann. Verlasse Dich nicht allein auf die Dateiendung oder darauf, dass Dateien in einem ZIP-Archiv liegen. Lass vor der Übergabe bestätigen, welche Schutzfunktion tatsächlich verwendet wurde und ob der Empfänger mit ihr arbeiten kann.
Für die Finanzbehörde verlangen die GoBD, amtliche Ausgabe 2026, Randziffer 176, die Entschlüsselung spätestens bei der Übernahme auf ihre Systeme. Das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein. Als organisatorisches Abschlusskriterium empfiehlt sich deshalb: vollständig zugeordnet, technisch lesbar und vom vorgesehenen Empfänger verwendbar. Bei einem Systemwechsel kommt die gesonderte Kontrolle der tatsächlichen Verarbeitung im Zielprogramm hinzu.
Quellen
Abruf und Quellenprüfung: 05.11.2026. Normen und amtliche Hinweise belegen Zweck und Bereitstellungspflichten; Herstellerhilfen belegen die jeweils beschriebenen Programmfunktionen. Bei einzelnen Seiten war der Direktabruf gestört; die betreffenden Passagen waren im Suchindex verfügbar. Einzelheiten stehen in den Recherchehinweisen.
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz: § 4 LStDV – Lohnkonto und § 8 LStDV – Anwendungszeitraum. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen: LStH 2026, Hinweis 42f – Digitale LohnSchnittstelle. Quellenprüfung: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung, Abschnitt 2. Quellenprüfung: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen, Originalschreiben vom 11.03.2024, bereitgestellt durch DATEV: GoBD-Änderung einschließlich Anlage, insbesondere Seiten 5–6. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, amtliche Ausgabe 2026, Randziffer 176. Quellenprüfung: 05.11.2026.
- Quick-Lohn: DLS-Prüfdatei für die Steuerprüfung, Hilfefassung 2023. Abruf: 05.11.2026.
- Lexware: Lohndaten für eine Betriebsprüfung, 22.09.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Stotax: GDPdU-/DLS-Export in Gehalt und Lohn. Quellenprüfung: 05.11.2026.
- DATEV: Steuerliche Außenprüfung: Daten mit Lohn und Gehalt exportieren, Dokument 1035138. Quellenprüfung: 05.11.2026.
