Bereite den Stotax-DLS-Import als kontrollierte Datenübernahme vor: Originalexport sichern, Arbeitgeber und Übernahmestichtag festlegen, Datenbestand abgleichen und erst nach Prüfung der Ergebnisse freigeben. Unsere Empfehlung ist, Dateibereitstellung, Speicherung im Zielsystem und fachliche Freigabe getrennt zu dokumentieren. Dieser Leitfaden beschreibt die Vorbereitung und Kontrolle. Eine aktuelle DLS-spezifische Herstelleranleitung und Dialogfolge wurden nicht verifiziert. Er ersetzt deshalb keine versionsbezogene Bedienungsanleitung.
1. Übernahmeumfang und Zuständigkeit festlegen
Die Digitale LohnSchnittstelle wurde für den standardisierten Export lohnsteuerlicher Daten an die Finanzverwaltung geschaffen. Die BMF-Erläuterung zur DLS, Abschnitt 2, stellt außerdem klar, dass damit keine abschließende Aufzählung sämtlicher aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten verbunden ist. Aus dieser Beschreibung lässt sich keine vollständige Übernahmegarantie zwischen zwei Lohnabrechnungssystemen ableiten. Für Deinen Wechsel empfehlen wir deshalb, zusätzlich festzulegen, welche Informationen im Zielsystem benötigt und welche gesondert geprüft werden sollen.
Unsere praktische Empfehlung: Halte vor dem Export Arbeitgeber, Quellsystem, Exportzeitraum, letzten abgeschlossenen Abrechnungsmonat und ersten Stotax-Abrechnungsmonat schriftlich fest. Benenne eine Person für die Dateibereitstellung und eine zuständige Fachperson für Import und Prüfung. Wer nur die Datei liefert, sollte damit nicht zugleich stillschweigend die fachliche Freigabe erklären. Offene Rückrechnungen und nachträgliche Änderungen gehören nach unserer Empfehlung auf eine gesonderte Übergabeliste.
2. Originaldateien sichern und Arbeitgeber vorbereiten
Wir empfehlen, den erhaltenen Export unverändert abzulegen und mit einer Kopie zu arbeiten. Dokumentiere Dateiname, Erstellungsdatum, Herkunft und vorgesehenen Arbeitgeber. Vor Änderungen im Zielbestand empfehlen wir eine geprüfte Datensicherung. Für die Stammdatenübernahme aus einer Gehalt-und-Lohn-Datenbank verlangt Stotax ausdrücklich Sicherungen der Quell- und Zieldatenbank sowie die Prüfung ihrer Funktionsfähigkeit. Das ist eine andere Importfunktion als der DLS-Import; ihre einzelnen Arbeitsschritte dürfen nicht als bestätigte DLS-Anleitung behandelt werden.
Plane als organisatorische Vorbereitung ein, einen vorhandenen Zielarbeitgeber eindeutig auszuwählen oder dessen erforderliche Anlage zu klären. Prüfe dabei die Arbeitgeberzuordnung, betriebliche Zuordnung und den Übernahmestichtag. Das ist unsere Arbeitsplanung, keine verifizierte Aussage über eine zwingende manuelle Voranlage in jeder Stotax-DLS-Version. Ob der konkrete Importweg eine solche Voranlage verlangt, sollte die zuständige Fachperson anhand der installierten Version und einer passenden Herstelleranleitung bestätigen.
Beispiel: Zwei Gesellschaften verwenden beide die Personalnummer 001. Notiere für jede Gesellschaft getrennt, welcher Quellbestand welchem Zielarbeitgeber entsprechen soll. Verlasse Dich bei dieser Prüfung nicht allein auf die Personalnummer oder einen ähnlichen Namen. Unsere Empfehlung lautet, zuerst einen klar abgegrenzten Arbeitgeber zu bearbeiten und dessen Ergebnis vollständig zu kontrollieren, bevor der nächste folgt. So bleiben Rückfragen und Protokolle zuordenbar.
3. Die sieben Datengruppen als Prüfraster verwenden
Das Lexware-Herstellerhandbuch 2022, Seiten 110–111, nennt sieben für den DLS-Export verfügbare Datengruppen. Der Abschnitt beginnt auf Seite 110; die konkret herangezogene Liste steht auf Seite 111. Diese historische Dokumentation belegt die folgende Gliederung, aber weder eine aktuelle Stotax-Feldzuordnung noch die vollständige Importierbarkeit der Daten. Die Prüfaufgaben in der rechten Spalte sind redaktionelle Empfehlungen. Die tatsächlichen Dateien und Inhalte prüfst Du am gelieferten Export.
| Datengruppe laut Lexware-Handbuch 2022 | Empfohlene Vorprüfung |
|---|---|
| Programminfo | Quellsystem und verfügbaren Versionsstand dokumentieren. |
| Arbeitgeberstammdaten | Gesellschaft und Arbeitgeberzuordnung vergleichen. |
| Arbeitnehmerstammdaten | Personalnummern, Namen sowie Ein- und Austritte abgleichen. |
| Lohnartenstammdaten | Verwendete Nummern und Bezeichnungen zusammenstellen. |
| Lohnartenabrechnungsdaten | Zeiträume und ausgewählte Beträge mit Quellauswertungen vergleichen. |
| Lohnkontendaten | Benötigte Jahreswerte als Vergleichsgrundlage bereithalten. |
| Sozialversicherungsdaten | Abrechnungsrelevante Angaben zur fachlichen Prüfung bereitstellen. |
Unsere Empfehlung: Bewerte eine vorhandene Datengruppe nicht automatisch als vollständig. Lege daneben eine Liste der erwarteten Beschäftigten und benötigten Zeiträume. Fehlt beispielsweise eine ausgeschiedene Person, klärst Du zunächst, ob sie im gewählten Exportumfang enthalten sein sollte. Verändere nicht vorschnell den Originalexport. Fordere bei ungeklärten Abweichungen einen nachvollziehbaren neuen Export oder eine ergänzende Auswertung beim bisherigen Abrechner an.
4. Den passenden Importweg vor dem Start bestätigen
Wir empfehlen, den verwendeten Stotax-Programmstand zu notieren und den vorgesehenen DLS-Importweg vor dem Start bestätigen zu lassen. Eine Anleitung für CSV-Stammdaten, SBS-Dateien oder eine andere Stotax-Datenbank sollte nicht als austauschbarer Ersatz verwendet werden. Die Stotax-Anleitung zum SBS-Schnellimport beschreibt beispielsweise Analyse, Synchronisierung und abschließendes Speichern. Sie belegt diesen Ablauf für SBS, nicht die konkrete Dialogfolge eines DLS-Imports.
Unsere Empfehlung: Beginne den produktiven Import erst, wenn Dateiauswahl, Zielarbeitgeber, Übernahmedatum und unterstützter Datenumfang eindeutig geklärt sind. Halte unbekannte Felder in einer offenen Prüfliste fest. Ein Test sollte insbesondere zeigen, ob die benötigten Informationen im Zielbestand ankommen. Bei unklarer Herstellerbeschreibung empfehlen wir eine konkrete Supportanfrage statt des Ausprobierens verschiedener Schnittstellen im laufenden Bestand.
5. Synchronisierung und Speicherung getrennt kontrollieren
Beim dokumentierten SBS-Schnellimport prüft Stotax während der Synchronisierung technische Korrektheit und Mindestvollständigkeit und gleicht importierte mit vorhandenen Daten ab. Danach lassen sich ein Synchronisierungsprotokoll und eine DID-Zwischendatei aufrufen. Erst der abschließende Speicherschritt schreibt die Importdaten in die Datenbank und führt weitere Plausibilitätsprüfungen aus. Das erläutert die Herstelleranleitung zum SBS-Schnellimport. Welche Schritte ein DLS-Import tatsächlich anbietet, wurde damit nicht bestätigt.
Unsere Empfehlung ist, diese Trennung als Kontrollprinzip zu nutzen: Vor einer Speicherung prüfst Du die im konkreten Importweg angebotenen Zuordnungen, ausgeschlossene Datensätze und erkennbare Konflikte. Nach der Speicherung kontrollierst Du den tatsächlich entstandenen Zielbestand. Dokumentiere ausdrücklich, ob ein Durchlauf nur analysiert, abgebrochen oder gespeichert wurde. Eine kurze Statusnotiz bei den zugehörigen Protokollen ist dafür hilfreicher als die spätere Erinnerung der bearbeitenden Person.
6. Prüfprotokolle in konkrete Aufgaben übersetzen
Beim SBS-Schnellimport enthält das Speicherprotokoll Angaben zu gespeicherten Daten und anschließenden Prüfläufen; Stotax empfiehlt dessen sorgfältige Nachbearbeitung. Auch eine Aufstellung importierter Lohnarten wird beschrieben. Belegt ist das durch die SBS-Importanleitung. Welche Protokolle Dein DLS-Durchlauf erzeugt und wie sie heißen, ist am konkret eingesetzten Importweg zu prüfen. Die SBS-Bezeichnungen sind hier keine Zusicherung entsprechender DLS-Funktionen.
Empfohlenes Vorgehen: Übertrage jeden offenen Hinweis in eine Aufgabenliste mit Personalnummer, betroffenem Feld, Ursache, Zuständigkeit und Erledigungsstatus. Unterscheide zwischen einer technischen Ablehnung, einer ungeklärten Zuordnung und einer fachlichen Rückfrage. Statt „Import erneut versuchen“ empfehlen wir eine überprüfbare Aufgabenbeschreibung, beispielsweise: „Personalnummer 014 fehlt im Zielbestand; Exportumfang beim bisherigen Abrechner prüfen; danach gezielten Wiederholungsweg festlegen.“
Wir empfehlen außerdem, einen Import nicht ungeprüft zu wiederholen. Kläre zuerst, ob bereits Daten gespeichert wurden und welche Folgen ein erneuter Lauf im konkreten Importweg hätte. Bewahre die ursprünglichen Protokolle zusammen mit der dokumentierten Korrektur auf. Nutze für personenbezogene Dateien und Auswertungen einen dafür vorgesehenen, zugriffsbeschränkten Arbeitsbereich. Diese Hinweise beschreiben unser empfohlenes organisatorisches Vorgehen; daraus ergibt sich keine Aussage über eine bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
7. Portalpaket und tatsächlichen Stotax-Import unterscheiden
Wenn Du das busta-paga-Kundenportal nutzt, bleiben Datenbereitstellung und Verarbeitung im Lohnsystem getrennte Schritte. Nummerierte Differenzpakete sind unveränderlich; nach ihrer Erstellung beginnt die nächste Sammlung. Ein Download markiert die Auslieferung, nicht einen erfolgreichen Stotax-Import. Die zuständige Fachperson muss die tatsächliche Verarbeitung des jeweiligen Pakets im eingesetzten Stotax prüfen. Damit ist weder eine Stotax-Zertifizierung noch eine automatische Vollübernahme zugesichert.
Unsere Empfehlung für die Übergabe: Verknüpfe Paketnummer, Dateiname, Zielarbeitgeber und Bearbeitungsdatum mit den tatsächlichen Importergebnissen. Du erfasst und pflegst als Arbeitgeber derzeit die Personaldaten; die zuständige Fachperson erledigt Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Dokumentiere ergänzend, ob eine Änderung nur bereitgestellt wurde oder ihre Verarbeitung bereits im abrechnungsrelevanten Bestand geprüft ist.
8. Erst nach dem Bestandsabgleich freigeben
Für die fachliche Freigabe empfehlen wir einen abschließenden Vergleich von Beschäftigtenliste, Personalnummern und benötigten Vortragswerten mit den vereinbarten Quellauswertungen. Wähle zusätzlich typische Fälle sowie Besonderheiten wie unterjährige Eintritte oder Austritte für eine vertiefte Kontrolle aus. Lege vorab fest, welche Abweichungen eine Freigabe verhindern sollen. Behandle eine technisch gespeicherte Übernahme für diese praktische Prüfung nur als Zwischenergebnis.
Dokumentiere nach unserer Empfehlung zum Abschluss den geprüften Umfang, verbleibende Nacharbeiten und die zuständige Person. Stand dieses Leitfadens ist der 5. November 2026. Eine aktuelle DLS-spezifische Herstelleranleitung und Dialogfolge wurden nicht verifiziert. Lass deshalb vor einem produktiven Import den versionsbezogenen Ablauf, eine gegebenenfalls erforderliche Arbeitgebervoranlage und die tatsächlich verfügbaren Prüfprotokolle bestätigen. Der Beitrag ist eine Vorbereitungshilfe, keine bestätigte vollständige Stotax-DLS-Bedienungsanleitung und keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- S1 – Bundesministerium der Finanzen: AO-Handbuch 2025, Anhang 33, Anlage, Abschnitt 2: Digitale LohnSchnittstelle. Abruf- und Prüfstand: 05.11.2026; einschlägiger Originaltext im vorliegenden Prüfstand per HTTPS erfolgreich abgerufen.
- S2 – STOTAX: Herstellerhilfe zum SBS-Schnellimport. Abruf- und Prüfstand: 05.11.2026; einschlägiger Originaltext im vorliegenden Prüfstand per HTTPS erfolgreich abgerufen. Belegt den SBS-Ablauf, keine DLS-spezifische Dialogfolge.
- S3 – STOTAX: Herstellerhilfe zur Stammdatenübernahme aus einer Gehalt-und-Lohn-Datenbank. Abruf- und Prüfstand: 05.11.2026; einschlägiger Originaltext im vorliegenden Prüfstand per HTTPS erfolgreich abgerufen. Andere Importfunktion als DLS.
- S4 – Lexware: Handbuch lohn+gehalt 2022, Abschnitt Betriebsprüfung Lohnsteuer (DLS), Seiten 110–111, Liste der sieben Datengruppen auf Seite 111. Abgerufen am 05.11.2026; vollständiges Hersteller-PDF geöffnet und ausgewertet. Historische Dokumentation, keine aktuelle Stotax-Importspezifikation.
