Die Betriebsnummer beantragst Du als neuer Arbeitgeber elektronisch beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Vorher solltest Du die Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung, die tatsächliche Beschäftigungsanschrift und eine klare Beschreibung der betrieblichen Tätigkeit bereithalten. Für jeden Beschäftigungsbetrieb ist eine Betriebsnummer vorgesehen; entscheidend ist also nicht allein, wie viele Unternehmen oder Geschäftsadressen Du hast. Die Grundlage steht in § 18i SGB IV.
Stand: 5. November 2026. Diese Anleitung richtet sich an Unternehmen, die erstmals Personal beschäftigen. Die empfohlene Reihenfolge lautet: Zuständigkeit klären, Unternehmensnummer prüfen, Beschäftigungsbetrieb abgrenzen, Antrag absenden und die bestätigten Daten an die Lohnabrechnung übergeben.
1. Prüfe zuerst, ob Du eine Betriebsnummer benötigst
Die Betriebsnummer wird mit der ersten Beschäftigung für die Sozialversicherungsmeldungen benötigt. Das gilt auch dann, wenn Du zunächst nur einen gewerblichen Minijob oder einen Ausbildungsplatz besetzt. Für die bloße Personalsuche, eine Beratung bei der Arbeitsagentur oder einen Förderantrag brauchst Du dagegen keine Betriebsnummer. Die BA erläutert diese Abgrenzung auf ihrer Seite zur Beantragung der Betriebsnummer.
Es gibt besondere Zuständigkeiten: Ein Privathaushalt, der noch keine Betriebsnummer hat und ausschließlich Minijobber beschäftigt, wendet sich an die Minijob-Zentrale. Für knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe nennt die BA die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Diese Fälle solltest Du nicht ungeprüft wie einen gewöhnlichen Gewerbebetrieb behandeln.
Praktische Empfehlung: Lege intern fest, wer den Antrag stellt. Das darfst Du selbst erledigen oder einer beauftragten Person übertragen, etwa Deiner Steuerberatung. Vermeide parallele Anträge durch Geschäftsführung und Lohnbüro. Eine kurze Abstimmung mit eindeutigem Verantwortlichen spart Rückfragen und verhindert, dass unterschiedliche Angaben eingereicht werden.
2. Halte die Unternehmensnummer der Unfallversicherung bereit
Seit dem 1. Januar 2024 gehört die Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung zu den notwendigen Angaben für den Betriebsnummernantrag. Sie ist nicht dieselbe Nummer: Die Unternehmensnummer, auch UNR.S genannt, hat 15 Stellen. Darin sind die zwölfstellige Unternehmernummer und ein dreistelliger Unternehmensanhang enthalten. Die Betriebsnummer der BA besteht dagegen aus acht Ziffern. Die DGUV erklärt Aufbau und Verwendung der Unternehmensnummer.
Suche zunächst im Schriftverkehr Deiner Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Auch wenn Dein Unternehmen bisher niemanden beschäftigt hat, kann bereits eine Unternehmensnummer vergeben worden sein. Eine neue Betriebsnummer bedeutet nicht automatisch, dass Du eine neue Unternehmensnummer brauchst. Darauf weist die DGUV-Kompaktinformation zum Vergabeverfahren ausdrücklich hin. Ist die Nummer nur nicht auffindbar, frage beim zuständigen Unfallversicherungsträger nach.
Ist das Unternehmen noch nicht erfasst, kläre zuerst die Anmeldung zur Unfallversicherung. Nach § 192 Absatz 1 SGB VII sind die erforderlichen Angaben grundsätzlich binnen einer Woche nach Unternehmensbeginn mitzuteilen. Die Pflicht gilt als erfüllt, wenn innerhalb dieser Frist eine entsprechende Gewerbeanzeige erstattet wurde. Warte deshalb nicht grundsätzlich bis zur ersten Einstellung, um die Unfallversicherung zu klären.
Der offizielle BA-Online-Antrag bietet unter „Betriebliche Angaben“ auch eine Möglichkeit, eine Unternehmensnummer zu beantragen, wenn noch keine vergeben wurde. Das ist kein Anlass für einen vorsorglichen Doppelantrag: Prüfe zuerst, ob Dein Unternehmen bereits eine UNR.S besitzt.
3. Ordne Beschäftigungsort und Betriebsstätte richtig zu
Für die Betriebsnummer zählt der Beschäftigungsbetrieb. Nach § 18h Absatz 2 SGB IV ist das eine nach Gemeindegrenze und wirtschaftlicher Betätigung abgegrenzte Einheit, in der Beschäftigte für einen Arbeitgeber tätig sind. „Unser Unternehmen hat nur eine Geschäftsführung“ beantwortet deshalb noch nicht, ob eine einzige Betriebsnummer ausreicht.
Mehrere Niederlassungen desselben Arbeitgebers innerhalb einer Gemeinde mit derselben wirtschaftlichen Betätigung können einen gemeinsamen Beschäftigungsbetrieb bilden. Liegen Beschäftigungsbetriebe in verschiedenen Gemeinden oder unterscheiden sie sich wirtschaftlich, sind eigene Betriebsnummern vorgesehen. Die BA veranschaulicht diese Fälle in ihren Grundsätzen zur Betriebsnummernvergabe.
Beispiel: Zwei gleichartige Bäckereien desselben Arbeitgebers innerhalb einer Gemeinde werden nach dem BA-Schema gemeinsam betrachtet. Kommt eine Bäckerei in einer anderen Gemeinde hinzu, benötigt dieser Beschäftigungsbetrieb eine eigene Nummer. Eine zusätzliche reine Verkaufsstelle kann wegen der anderen wirtschaftlichen Betätigung ebenfalls gesondert zu behandeln sein.
Trage nicht einfach die Anschrift Deiner Steuerberatung oder einer zentralen Poststelle als Beschäftigungsort ein. Maßgeblich ist die Adresse, unter der Deine Beschäftigten tatsächlich tätig sind. Bei wechselnden Einsatzorten oder einer unklaren Zuordnung solltest Du den Sachverhalt vor dem Antrag mit dem Betriebsnummern-Service abstimmen. Die BA erläutert die Verwendung der richtigen Nummer im Meldeverfahren zur Sozialversicherung.
4. Bereite Namen, Anschriften und Tätigkeit vor
Stelle vor dem Öffnen des Formulars eine geprüfte Datensammlung zusammen. Die folgende Checkliste orientiert sich an den erforderlichen Angaben der BA. Eine interne Freigabe durch die Geschäftsführung ist eine praktische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Antragsvoraussetzung.
- Bezeichnung und Rechtsform: Name des Beschäftigungsbetriebs im Rechtsverkehr einschließlich Rechtsformzusatz; beim nicht eingetragenen Einzelunternehmen ausgeschriebener Vor- und Nachname.
- Beschäftigungsanschrift: tatsächlicher Beschäftigungsort, nicht lediglich die gewünschte Briefadresse.
- Abweichende Postanschrift: bei Bedarf eine Zustelladresse des Arbeitgebers; hierfür ist nicht die Dienstleisteranschrift vorgesehen.
- Unternehmensnummer: vollständige UNR.S des zugehörigen Unternehmens.
- Kontaktperson: erreichbare Ansprechperson mit Funktion und Telefonnummer; bei Beauftragung können Kontaktdaten des Dienstleisters angegeben werden.
- Betriebliche Tätigkeit: Schwerpunkt des konkreten Beschäftigungsbetriebs, nicht nur eine allgemeine Unternehmensbeschreibung.
Für die wirtschaftliche Zuordnung sind der Betriebszweck und die Tätigkeit des überwiegenden Teils der Beschäftigten maßgeblich, nicht die höchsten Umsätze. Die Auswahlfelder führen Dich zur passenden Einordnung. Beschreibe deshalb vorher konkret, was vor Ort geschieht: beispielsweise Herstellung von Backwaren statt „Lebensmittel“, wenn tatsächlich produziert wird.
5. Stelle den Antrag ausschließlich online
Nutze den Online-Antrag zur Betriebsnummernvergabe der BA. Der elektronische Antrag ist vorgeschrieben; Brief, Telefonanruf oder formlose E-Mail ersetzen ihn nicht. Prüfe vor dem Absenden insbesondere die Zuordnung zum Unternehmen, die Anschrift und die ausgewählte Tätigkeit. Die Richtigkeit der Angaben musst Du ausdrücklich bestätigen.
Normalerweise wird die Betriebsnummer nach Abschluss direkt angezeigt. Das ist jedoch keine garantierte Sofortzusage für jeden Sachverhalt. Besteht bereits ein Datensatz zum Beschäftigungsbetrieb, beschreibt das BA-Handbuch zu betrieblichen Angaben, Abschnitt 2.3.4 eine telefonische Klärung statt einer unmittelbaren Nummernanzeige. Stelle in diesem Fall nicht einfach einen weiteren Antrag mit leicht veränderter Schreibweise.
Die Vergabebestätigung wird postalisch an den Arbeitgeber geschickt, nicht an dessen Dienstleister. Sorge daher für eine erreichbare Zustelladresse. Praktisch sinnvoll ist, das Antragsergebnis sofort geordnet abzulegen und die spätere Bestätigung damit abzugleichen. Plane für Rückfragen einen erreichbaren Ansprechpartner ein.
6. Übergib die bestätigten Daten an die Lohnabrechnung
Mit der vergebenen Betriebsnummer ist die Vorbereitung noch nicht abgeschlossen. Übergib der abrechnenden Fachperson die Nummer zusammen mit Betriebsbezeichnung, Rechtsform, Beschäftigungsanschrift, Unternehmensnummer und Kontaktperson. Bei mehreren Beschäftigungsbetrieben gehört eine eindeutige Zuordnung der Beschäftigten dazu. Die Nummer einer Zentrale darf nicht ersatzweise für einen anderen Beschäftigungsbetrieb verwendet werden.
Empfohlener Kontrollpunkt: Lass Dir vor der ersten Meldung bestätigen, dass die Stammdaten im Lohnsystem mit der Vergabebestätigung übereinstimmen. Lege außerdem fest, wer spätere Änderungen weitergibt. So bleibt die Zuständigkeit auch dann klar, wenn Geschäftsführung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung unterschiedliche Personen sind.
Änderungen der relevanten Betriebsdaten und die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit sind nach § 18i Absatz 4 SGB IV unverzüglich elektronisch zu melden. Dafür dient die Betriebsdatenpflege über ein systemgeprüftes Programm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe. Eine Änderung nur in Deiner internen Adressliste erfüllt diese Meldepflicht nicht.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: § 18i SGB IV – Betriebsnummer und § 18h SGB IV – Begriffsbestimmungen. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: § 192 SGB VII – Mitteilungspflichten. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Beantragung der Betriebsnummer, Mitwirkung und erforderliche Angaben und offizieller Online-Antrag. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Grundsätze zur Betriebsnummernvergabe, Handbuch zu betrieblichen Angaben, insbesondere Abschnitte 2.3.4 und 2.5 und Meldeverfahren. Abruf: 05.11.2026.
- Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Unternehmensnummer und Kompaktinformation zum Vergabeverfahren. Abruf: 05.11.2026.
