Wenn Du die Krankenkasse eines Beschäftigten erfasst, halte den vollständigen Kassennamen und die dazugehörige Betriebsnummer getrennt fest. Verwechsle diese Kennung nicht mit der Betriebsnummer Deines Beschäftigungsbetriebs. Beide haben unterschiedliche Aufgaben: Die eine bezeichnet die Krankenkasse, die andere Deinen Betrieb. Dass mehrere Kennungen nebeneinander benötigt werden, zeigt beispielsweise die TK-Erläuterung zum Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen.
Für die Vorbereitung der Lohnabrechnung heißt das: Erst die zuständige Stelle klären, dann Name und Nummer abgleichen und anschließend die Angaben an die abrechnende Fachperson übergeben. Eine gespeicherte Krankenkasse ist noch keine Anmeldung. Dieser Leitfaden zeigt Dir den Ablauf für die Stammdatenerfassung. Stand: 5. November 2026.
Welche Nummer gehört in welches Feld?
Eine Feldbezeichnung wie „Betriebsnummer“ ist ohne Zusammenhang missverständlich. Prüfe deshalb zuerst, ob das Formular nach Deinem Betrieb oder nach der Krankenkasse fragt. Die Bundesagentur für Arbeit erläutert die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs: Sie wird bei der Meldung der dort beschäftigten Personen verwendet. Daneben gibt es auf Arbeitgeberseite die Hauptbetriebsnummer für die Zuordnung des Beitragskontos.
| Angabe | Was sie bezeichnet | Prüfung bei der Erfassung |
|---|---|---|
| Krankenkassenname | Den ausgeschriebenen Namen der Kasse | Ist der Name vollständig und eindeutig? |
| Betriebsnummer der Krankenkasse | Die Krankenkasse als beteiligte Stelle im Meldeverfahren | Passt die Nummer tatsächlich zu dieser Kasse? |
| Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs | Den Betrieb, in dem die Person beschäftigt ist | Wurde versehentlich eine Arbeitgebernummer ins Kassenfeld kopiert? |
| Hauptbetriebsnummer | Das maßgebliche Ordnungskriterium für das Arbeitgeberkonto bei der Kasse | Ist die Zuordnung im Lohnsystem geklärt? |
Beschäftigungsbetriebsnummer und Hauptbetriebsnummer können identisch sein, müssen es aber nicht. Nach der AOK-Erläuterung zum Arbeitgeberkonto ist bei abweichenden Nummern die Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Beiträge im Beitragsnachweis mitgeteilt werden. Keine dieser beiden Arbeitgeberkennungen ersetzt die Betriebsnummer der Krankenkasse.
Schritt 1: Krankenkasse und Einzugsstelle klären
Frage bei einer Neueinstellung nach dem vollständigen Namen der Krankenkasse und danach, ob bereits ein Wechsel vorgesehen ist. Als praktische Ergänzung solltest Du den Beschäftigungsbeginn und gegebenenfalls den mitgeteilten Wechseltermin gemeinsam dokumentieren. So kann die abrechnende Fachperson prüfen, welche Kasse für welchen Zeitraum zu berücksichtigen ist. Ein bloßer Hinweis wie „bin jetzt bei einer anderen Kasse“ lässt diese Zuordnung offen.
Bei gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten ist grundsätzlich die Krankenkasse zuständige Einzugsstelle, die die Krankenversicherung durchführt. Das bestimmt § 28i SGB IV. Die Einzugsstelle nimmt den Gesamtsozialversicherungsbeitrag entgegen; ihre Aufgaben bei Beitragsnachweisen und Zahlungen beschreibt § 28h Absatz 1 SGB IV. Die richtige Zuordnung betrifft also mehr als die Krankenversicherung allein.
Achtung bei Sonderfällen: Bei geringfügigen Beschäftigungen ist nach § 28i SGB IV die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig, praktisch die Minijob-Zentrale. Bei privat Krankenversicherten kann für Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge eine gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle erforderlich sein. Hier richtet sich die Auswahl nach der gesetzlichen Verweisung in § 28i. Lass die Fachperson die Zuordnung prüfen, statt den privaten Versicherer als gesetzliche Einzugsstelle einzutragen.
Schritt 2: Den vollständigen Kassennamen prüfen
Nutze zur Namensprüfung die offizielle Krankenkassenliste des GKV-Spitzenverbandes. Sie enthält die gesetzlichen Krankenkassen und Informationen zu Zusatzbeiträgen sowie zur regionalen Öffnung. Damit kannst Du beispielsweise einen unvollständigen Namen präzisieren. Eine allgemeine Bezeichnung wie „AOK“ reicht für eine eindeutige Erfassung nicht aus; halte die konkret genannte regionale Kasse fest.
Die sichtbare GKV-Liste ist jedoch keine Betriebsnummerntabelle und kein Nachweis einer individuellen Mitgliedschaft. Ihre angezeigten Zusatzbeiträge gelten tagesaktuell; angekündigte Änderungen erscheinen erst ab ihrer Gültigkeit. Unsere Empfehlung: Verwende die Liste zur Identifikation der Kasse, nicht als Ersatz für den Nummernabgleich oder die elektronische Mitgliedsbestätigung. Leite aus einem Suchtreffer außerdem nicht ab, dass die betreffende Person dort versichert ist.
Schritt 3: Die Betriebsnummer aus einer passenden Quelle übernehmen
Übernimm die Kassenbetriebsnummer möglichst aus einer aktuellen Arbeitgeberinformation der betreffenden Krankenkasse oder lass sie anhand der gepflegten Kassenstammdaten im Lohnsystem prüfen. Ein überprüfbares Beispiel liefert die Techniker Krankenkasse: Ihre bundesweite Betriebsnummer lautet 15027365. Die TK veröffentlicht sie auf ihrer eigenen Auskunftsseite zur Betriebsnummer. Diese Nummer gehört nur dann in das Kassenfeld, wenn tatsächlich die TK gemeint ist.
Praktische Prüfroutine: Lies zuerst den Kassennamen, danach die Nummer und zuletzt nochmals die Feldüberschrift. Kopiere keine Nummer allein deshalb, weil sie auf demselben Schreiben steht. Speichere für Rückfragen nach Möglichkeit auch die verwendete Fundstelle und das Prüfdatum in Deiner internen Arbeitsdokumentation. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Dokumentationspflicht.
Schritt 4: Fehlende oder widersprüchliche Angaben auflösen
Fehlt der Kassenname, fordere die Information zunächst beim Beschäftigten an. Wenn trotz vorheriger Aufforderung keine, unvollständige oder falsche Angaben vorliegen, ermöglicht § 28a Absatz 3c SGB IV eine elektronische Abfrage der aktuellen Mitgliedschaft über den GKV-Spitzenverband. Beauftrage damit die zuständige Fachperson. Die Abfrage ist kein Anlass, im Stammdatenformular vorläufig irgendeine Kasse auszuwählen.
Die TK beschreibt den Abruf über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe. Wird eine Mitgliedschaft ermittelt, enthält die Rückmeldung die Betriebsnummer der Krankenkasse. Wird keine Mitgliedschaft ermittelt, muss die zuständige Kasse weiter geklärt werden. Wichtig: Diese Auskunft ersetzt ausdrücklich nicht die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse.
Schritt 5: Anmeldung und Rückmeldung getrennt nachhalten
Nach der Erfassung übergibst Du die geprüften Angaben zur Abrechnung. Die zuständige Fachperson veranlasst die erforderliche Anmeldung im Lohnsystem und prüft die Rückmeldung. Nach der TK-Information zur Mitgliedsbestätigung meldet der Arbeitgeber Beschäftigte elektronisch an; die Krankenkasse bestätigt die Mitgliedschaft auf demselben Weg. Eine postalische Mitgliedsbescheinigung ist seit dem 1. Januar 2021 entfallen.
Unsere Empfehlung für Deine interne Aufgabenliste: Unterscheide „Angaben erhalten“, „Name und Nummer geprüft“, „zur Anmeldung übergeben“ und „Rückmeldung geprüft“. Benenne außerdem eine verantwortliche Person für offene Rückfragen. Damit vermeidest Du, dass die Personalverwaltung einen Vorgang für erledigt hält, während die Abrechnung noch auf eine Klärung wartet. Diese Arbeitsstände sind eine Organisationshilfe, keine vorgeschriebenen Formularfelder.
Beispiel: Der Name stimmt, die Nummer gehört zum Arbeitgeber
Eine neue Mitarbeiterin nennt die Techniker Krankenkasse. Im Erfassungsbogen steht der richtige Name, daneben wurde jedoch die Betriebsnummer Deines Betriebs eingetragen. Beim Gegenlesen fällt die Abweichung auf. Du ersetzt die Nummer nicht bloß aus dem Gedächtnis, sondern vergleichst sie mit der TK-Originalquelle. Anschließend erhält die Fachperson das korrigierte Wertepaar und den Hinweis, ob die fehlerhafte Fassung bereits weitergegeben wurde.
Als praktische Fehlerregel gilt: Wurde bisher nur der Erfassungsbogen ausgefüllt, korrigierst Du diesen und informierst die Abrechnung. Sind bereits Meldungen versendet oder Beiträge verarbeitet worden, überlässt Du die Prüfung der notwendigen Berichtigungen der Fachperson. Nur das sichtbare Formular zu ändern, reicht dann als Abschlusskontrolle nicht aus. Halte fest, welche Verarbeitungsschritte tatsächlich geprüft wurden.
Was das busta-paga-Kundenportal dabei übernimmt
Im geschützten Kundenportal von busta paga erfasst und pflegst Du als Arbeitgeber die Personaldaten. Die zuständige Fachperson übernimmt die Abrechnung und Meldungen im eingesetzten Lohnsystem. Das Portal besitzt keine eigene DEÜV-Meldeschnittstelle und löst durch das Speichern einer Krankenkasse keine automatische Kassenmeldung aus. Auch eine gespeicherte Änderung ist deshalb nicht mit einer bereits verarbeiteten Meldung gleichzusetzen.
Für die Übergabe solltest Du drei Fragen beantworten können: Welche Krankenkasse ist gemeint? Woraus stammt die zugehörige Betriebsnummer? Ab welchem Zeitpunkt soll die Zuordnung gelten? Ergänze bei Unsicherheit einen konkreten Klärungsauftrag. So bleibt erkennbar, was Du bereits geprüft hast und was vor der weiteren Verarbeitung noch entschieden werden muss. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle sozialversicherungsrechtliche Beratung.
Quellen und Abrufstand
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 28i SGB IV – Zuständige Einzugsstelle; § 28h SGB IV – Einzugsstellen; § 28a SGB IV – Meldepflicht. Abruf: 05.11.2026.
- GKV-Spitzenverband: Krankenkassenliste. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Meldeverfahren zur Sozialversicherung. Abruf: 05.11.2026.
- AOK: Betriebsnummer und Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Betriebsnummer der TK; Identifizierungsangaben bei Entgeltbescheinigungen. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Abruf der Versicherungsnummer und der Krankenkasse bei Neueinstellungen; Lohn- und Gehaltsunterlagen: Mitgliedsbestätigung. Abruf: 05.11.2026.
