Für den ELStAM-Abruf neuer Mitarbeiter brauchst Du insbesondere die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Erklärung, ob Deine Beschäftigung das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis ist. Hinzu kommen Beschäftigungsbeginn, Referenzdatum und gegebenenfalls Angaben zu einem besonderen Freibetrag. Die Anmeldung erfolgt über ein ELStAM-fähiges Lohnsystem oder die Arbeitgeberfunktionen in Mein ELSTER. Das Ausfüllen eines Personalfragebogens allein löst keinen Abruf aus. Grundlage sind § 39e Absatz 4 EStG und die ELSTER-Verfahrensbeschreibung für Arbeitgeber.
Dieser Ablauf behandelt den regulären elektronischen Einstieg, Stand 05.11.2026. Praktische Organisationshinweise sind Empfehlungen, keine zusätzlichen gesetzlichen Pflichten.
1. Diese Angaben sammelst Du vor dem ersten Abruf
Trenne die Angaben des Mitarbeiters von den Daten, die Deine Abrechnungsstelle ergänzt. So bleiben Rückfragen gezielt und ein unvollständiger Fragebogen wird nicht versehentlich als abrechnungsfertig behandelt.
| Angabe | Wer liefert sie? | Worauf Du achtest |
|---|---|---|
| Steuerliche Identifikationsnummer | Mitarbeiter | Nicht mit einer Steuernummer oder der Sozialversicherungsnummer verwechseln. |
| Geburtsdatum | Mitarbeiter | Übertragungsfehler vermeiden; bei abweichenden amtlichen Angaben gezielt nachfragen. |
| Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis | Mitarbeiter | Ausdrücklich erklären lassen, nicht aus Arbeitszeit oder Gehalt ableiten. |
| Beginn des Dienstverhältnisses | Arbeitgeber | Mit den Vertragsdaten abgleichen. |
| Referenzdatum | Abrechnungsstelle | Bestimmt, ab wann ELStAM bereitgestellt werden sollen. |
| Besonderer Freibetragsabruf | Mitarbeiter und Abrechnungsstelle | Gegebenenfalls Betrag nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG klären. |
Die vollständigen Anmeldedaten erläutert das BMF-Schreiben vom 13.12.2024, Randnummern 46 bis 50, in der amtlichen ELSTER-Fassung. Der besondere Freibetragsabruf ist kein frei wählbarer Wunschbetrag. Lass einen solchen Fall durch die zuständige Abrechnungsfachperson einordnen.
Praxisempfehlung: Erfasse bei fehlenden Angaben zugleich den offenen Punkt, die zuständige Person und einen Rückfragetermin. „Steuer-ID fehlt, Mitarbeiter informiert“ ist als Bearbeitungsstand hilfreicher als ein leeres Feld ohne Erläuterung.
2. Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis ausdrücklich klären
„Erstes Dienstverhältnis“ bedeutet hier Hauptarbeitsverhältnis, nicht den ersten Arbeitsplatz im Berufsleben. Bei mehreren gleichzeitigen Beschäftigungen bestimmt der Mitarbeiter, welches das erste Dienstverhältnis ist. Das Hauptarbeitsverhältnis wird grundsätzlich mit Steuerklasse I bis V geführt, ein weiteres individuell besteuertes Dienstverhältnis mit Steuerklasse VI. Maßgeblich sind die Randnummern 46 und 64 bis 67 des BMF-Schreibens.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin behält ihre bisherige Beschäftigung und beginnt zusätzlich bei Dir. Frage ausdrücklich, ob Deine Stelle als Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis angemeldet werden soll. Dass sie bei Dir mehr Stunden arbeitet, ersetzt ihre Erklärung nicht. Bleibt die Erklärung auch auf Nachfrage aus, ist nach Randnummer 49 ein weiteres Dienstverhältnis mit Steuerklasse VI anzumelden.
Auch ein Nebenarbeitsverhältnis benötigt den Abruf, wenn der Arbeitslohn individuell versteuert wird. Bei pauschal versteuerten Beschäftigungen nach § 40a EStG ist dagegen keine ELStAM-Anmeldung erforderlich. Die ELSTER-Arbeitgeberhilfe grenzt diese Fälle ausdrücklich ab. Entscheidend ist deshalb die tatsächliche Besteuerungsart, nicht allein die Bezeichnung „Minijob“.
3. Den Übermittlungsweg und die Zuständigkeit festlegen
Wer selbst übermittelt, benötigt die ELSTER-Authentifizierung und ein geeignetes Lohnprogramm oder nutzt die Arbeitgeberfunktionen in Mein ELSTER. Übernimmt ein beauftragter Dienstleister die Übermittlung, ist dafür keine eigene ELSTER-Registrierung des Arbeitgebers erforderlich. Dies beschreibt ELSTER unter „Einmalige Registrierung“ und „Anmeldung des Arbeitnehmers“.
Praxisempfehlung: Bestimme für jeden Neueintritt, wer die Daten prüft, wer anmeldet und wer die Antwort kontrolliert. Vermeide parallele Anmeldungen durch Büro und externe Abrechnungsstelle. Eine einfache Übergabenotiz sollte enthalten: Mitarbeiter, Eintritt, Haupt-/Nebenangabe, fehlende Unterlagen und verantwortliche Fachperson.
Bei busta paga dient das Stammdatenformular im Kundenportal der Erfassung durch den Arbeitgeber. Das Portal hat keine eigene ELStAM-Meldeschnittstelle. Die zuständige Fachperson erledigt Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Ein gespeicherter Datensatz ist deshalb weder eine versendete Anmeldung noch eine bestätigte Rückmeldung der Finanzverwaltung.
4. Ab Beschäftigungsbeginn anmelden
Du kannst die Angaben vorab sammeln; die elektronische Anmeldung ist aber frühestens am Tag des Beschäftigungsbeginns zulässig. Eine frühere Übermittlung wird zurückgewiesen. Bei Neueinstellungen entspricht das Referenzdatum normalerweise dem Eintrittsdatum. Es darf weder vor dem Beschäftigungsbeginn noch in der Zukunft liegen. Siehe ELSTER zur Anmeldung und BMF-Randnummer 50.
Beispiel: Ein Mitarbeiter beginnt am 05.11.2026. Seine Angaben können vorher geprüft werden; die Anmeldung erfolgt frühestens am 05.11.2026, im regulären Neueintrittsfall mit demselben Referenzdatum. Wird erst später übermittelt, darf nicht versehentlich der Bearbeitungstag als tatsächlicher Beschäftigungsbeginn eingetragen werden.
Beim Arbeitgeberwechsel musst Du nicht grundsätzlich auf die Abmeldung des bisherigen Hauptarbeitgebers warten. Die neue Hauptarbeitgeberanmeldung kann dessen Einstufung zum Nebenarbeitgeber auslösen. Ist der bisherige Hauptarbeitgeber noch angemeldet, ermöglicht die Sechs-Wochen-Kulanzfrist grundsätzlich eine rückwirkende Bereitstellung zum Referenzdatum. Nach Fristablauf können die Merkmale I bis V erst ab Eingang der Anmeldung bereitstehen; für die Zwischenzeit gilt Steuerklasse VI. Die ELSTER-Hilfe zum Hauptarbeitgeberwechsel beschreibt diese Konstellation. Die Kulanzfrist ist kein empfohlener Aufschub.
5. Rückmeldung prüfen, nicht nur den Versand
Nach der Übermittlung folgt die Kontrolle der Anmeldebestätigung oder eines Verfahrenshinweises. ELSTER nennt für die Bereitstellung spätestens fünf Werktage; Samstag zählt dabei mit. Bleiben Daten und Hinweise danach aus, kann die Abrechnungsstelle den Verarbeitungsstand über das dort verlinkte Kontaktformular erfragen. Quelle: ELSTER, „Dauer der Bereitstellung“.
Praxisempfehlung: Kontrolliere vor Freigabe der ersten Abrechnung die Zuordnung zum Mitarbeiter, das Gültigkeitsdatum und auffällige Abweichungen zur Erklärung. Unerwartete Steuerklasse VI ist ein Prüfhinweis, aber kein Anlass, eigenständig eine günstigere Steuerklasse einzutragen. Die abgerufenen Merkmale sind in das Lohnkonto zu übernehmen und anzuwenden; das regelt § 39e Absatz 4 und 5 EStG.
6. Fehlende Daten und Sperren richtig unterscheiden
Fehlen Steuer-ID oder Geburtsdatum schuldhaft, ist grundsätzlich Steuerklasse VI anzuwenden. Anders liegt es bei technischen Abrufstörungen oder einer vom Mitarbeiter nicht zu vertretenden fehlenden Mitteilung seiner zuzuteilenden Identifikationsnummer: Dann sind die voraussichtlichen Merkmale längstens drei Kalendermonate zugrunde zu legen. Diese Ausnahme ist keine allgemeine Schonfrist für unvollständige Neueintritte. Maßgeblich ist § 39c Absatz 1 EStG.
Sind die erforderlichen Angaben nach drei Kalendermonaten weiterhin nicht mitgeteilt und liegt auch keine ersatzweise Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden. Diese Voraussetzungen nennt das BMF-Schreiben ausdrücklich in Randnummer 95. Liegen die ELStAM innerhalb des Übergangszeitraums vor, sind die vorherigen Monate zu überprüfen und erforderlichenfalls zu korrigieren. Bei erst späterem Eingang richtet sich eine Änderung nach § 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG. Dokumentiere deshalb Ursache, bisherigen Nachweis und Wiedervorlage.
Bei einer Abrufsperre klärt der Mitarbeiter den Grund mit dem Finanzamt. Eine vom Mitarbeiter veranlasste Sperre führt grundsätzlich zu Steuerklasse VI. Liegt dagegen eine wirksame förmliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, musst Du deren Merkmale zugrunde legen. Ein bloßer ELStAM-Ausdruck ersetzt diese Bescheinigung nicht. Die Unterscheidung erläutert ELSTER unter „Papierbescheinigungen als Ersatzverfahren“ sowie bei der Anmeldung und beim Abruf. Lass die Fachperson prüfen, welcher Fall tatsächlich vorliegt.
7. Nach dem Einstieg die laufende Kontrolle sichern
Mit der ersten erfolgreichen Anmeldung endet das Verfahren nicht. § 39e Absatz 5 Satz 3 EStG verlangt die monatliche Anfrage und den Abruf bereitgestellter Mitteilungen und Merkmale. Beim Austritt ist das Ende des Dienstverhältnisses nach § 39e Absatz 4 Satz 5 EStG unverzüglich mitzuteilen. Plane daher neben Neueintritten auch Änderungslisten und Abmeldungen fest in Deinen Abrechnungsablauf ein.
Empfohlener Abschlusscheck: Angaben vollständig, Haupt-/Nebenstatus erklärt, Anmeldung bestätigt, Gültigkeit geprüft, Rückfragen erledigt und Zuständigkeit für Monatslisten festgelegt. Halte offene Fälle bis zur Klärung sichtbar. So wird aus einer Datensammlung ein nachvollziehbarer Ablauf für die erste und die folgenden Abrechnungen. Dieser Leitfaden ersetzt keine Prüfung besonderer Einzelfälle durch die zuständige Fachperson.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet: § 39e EStG – ELStAM-Verfahren, insbesondere Absatz 4 Satz 5 und Absatz 5 Satz 3. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet: § 39c EStG – Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale. Suchindex-Abgleich: 05.11.2026; direkter Seitenabruf technisch nicht erfolgreich.
- Finanzverwaltung, ELSTER: ELStAM für Arbeitgeber: Anmeldung, Bereitstellung und Ersatzverfahren. Abruf: 05.11.2026.
- Finanzverwaltung, ELSTER: Arbeitgeberhilfe zu ELStAM, insbesondere Anmeldung und Hauptarbeitgeberwechsel. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen, bereitgestellt über ELSTER: BMF-Schreiben vom 13.12.2024 zum ELStAM-Verfahren, insbesondere Randnummern 46–50, 64–67 und 94–95. Abruf: 05.11.2026.
