Wenn Du Werkstudenten einstellen möchtest, brauchst Du vor der ersten Abrechnung mehr als eine Immatrikulationsbescheinigung: Entscheidend sind der tatsächliche Studienstatus, sämtliche parallelen Beschäftigungen und die geplanten Arbeitszeiten. Erst daraus ergibt sich die sozialversicherungsrechtliche Einordnung. Das Werkstudentenprivileg befreit die Beschäftigung unter bestimmten Voraussetzungen von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, nicht aber grundsätzlich von der Rentenversicherung. Die Deutsche Rentenversicherung erläutert diese Abgrenzung.
Der folgende Ablauf hilft Dir, die Unterlagen für eine fachliche Prüfung zusammenzustellen. Er ersetzt keine individuelle sozialversicherungsrechtliche oder steuerliche Beurteilung. Stand: 5. November 2026.
1. Zuerst klären: Passt die Beschäftigung zum Studium?
Die Bezeichnung „Werkstudent“ im Arbeitsvertrag entscheidet nicht über die Beitragsabrechnung. Ausgangspunkt ist die Beschäftigung während eines ordentlichen Studiums; für die Krankenversicherung steht das in § 6 Absatz 1 Nummer 3 SGB V. Zusätzlich muss das Studium das Erscheinungsbild prägen. Dafür sind insbesondere Umfang und Lage der Arbeitszeit maßgeblich, nicht allein der Studierendenausweis.
Frage deshalb nach Studiengang, Studienform und besonderen Studienphasen. Ein Urlaubssemester, ein duales Studium oder eine Promotion darfst Du nicht einfach wie ein gewöhnliches Vollzeitstudium behandeln. Auch zwischen Bachelorabschluss und Masterbeginn besteht grundsätzlich nicht durchgehend Werkstudentenstatus. Die AOK beschreibt diese Abgrenzungsfälle. Lege solche Angaben der abrechnenden Fachperson ausdrücklich vor, statt sie nur im Personalfragebogen abzulegen.
Prüfe außerdem, ob tatsächlich eine Werkstudentenbeschäftigung oder beispielsweise ein Minijob vorliegt. Studierende können verschiedene Beschäftigungsarten ausüben. Bei regelmäßig höchstens 603 Euro monatlich kommt 2026 ein geringfügig entlohnter Minijob in Betracht; weitere Beschäftigungen sind dabei mitzuberücksichtigen. Die bloße Einschreibung führt nicht zur Abrechnung als Werkstudent. Eine Abgrenzung bietet die Minijob-Zentrale.
2. Diese Unterlagen vor der ersten Abrechnung sammeln
Als praktische Vorbereitung empfiehlt sich eine gemeinsame Checkliste für Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Trenne dabei allgemeine Abrechnungsdaten von Nachweisen für den Werkstudentenstatus. Welche Studienunterlagen in die Entgeltunterlagen gehören, beschreiben die Techniker Krankenkasse und die AOK konkret.
| Unterlage oder Angabe | Was Du damit vorbereitest |
|---|---|
| Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung | Hochschule, Semester und Studienzeitraum nachvollziehen. |
| Arbeitsvertrag und Arbeitszeitvereinbarung | Beginn, gegebenenfalls Ende, Vergütung sowie Umfang und Lage der Arbeit prüfen. |
| Angaben zu weiteren Beschäftigungen | Arbeitgeber, Zeiträume, Wochenstunden und Arbeitszeiten erfassen; nötigenfalls Verträge oder Arbeitsnachweise ergänzen. |
| Beschäftigungszeiten der letzten zwölf Monate | Vor allem Zeiträume mit mehr als 20 Wochenstunden für mögliche Ausnahmen prüfen. |
| Akademischer Kalender der Hochschule | Offizielle vorlesungsfreie Zeiten bei geplanter Mehrarbeit belegen. |
| Steuer- und Versicherungsdaten | Steuer-ID, Geburtsdatum, Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis, Versicherungsnummer und Krankenkasse bereitstellen. |
Lass Dir bei fehlenden Nebenjobs eine entsprechende Erklärung geben. Bei vorhandenen Jobs reicht „noch ein Minijob“ als Information nicht aus: Für die Stundenprüfung brauchst Du deren zeitlichen Umfang. Die AOK nennt ausdrücklich auch Nachweise über Beschäftigungen innerhalb der letzten zwölf Monate. Empfehlung: Vermerke bei jeder Unterlage, wann sie eingegangen ist und welcher Zeitraum damit abgedeckt wird.
3. Die 20-Stunden-Regel über alle Jobs prüfen
Grundsätzlich spricht eine regelmäßige Arbeitszeit von höchstens 20 Stunden wöchentlich dafür, dass das Studium überwiegt. Bei mehreren Beschäftigungen werden die Wochenstunden zusammengerechnet. Ein zusätzlicher Minijob ist deshalb nicht automatisch unschädlich. Die TK erläutert die Zusammenrechnung und Ausnahmen im Beratungsblatt, Abschnitt 2.
Beispiel: Du planst während der Vorlesungszeit 16 Stunden wöchentlich. Die Bewerberin arbeitet daneben regelmäßig acht Stunden bei einem anderen Unternehmen. Insgesamt sind es 24 Stunden. Damit ist die Grundregel nicht erfüllt. Ohne Prüfung einer passenden Ausnahme darf die Abrechnung nicht allein auf Deine eigenen 16 Stunden abstellen.
Wann mehr als 20 Stunden möglich sein können
Ausnahmen kommen insbesondere bei befristeten Überschreitungen durch Arbeit am Wochenende, abends, nachts oder in der vorlesungsfreien Zeit infrage. Dabei ist die 26-Wochen-Regel innerhalb eines Zeitjahres zu beachten. Sie ist keine allgemeine Erlaubnis, beliebige Tagesarbeit während der Vorlesungszeit 26 Wochen lang auszuüben. Auch eine unbefristete Beschäftigung mit dauerhaft mehr als 20 Stunden wird nicht allein durch Abend- oder Wochenendarbeit privilegiert. Diese Grenzen erläutert die Deutsche Rentenversicherung.
Für das Zeitjahr rechnest Du nach dem TK-Beratungsblatt vom geplanten Ende des Zeitraums mit mehr als 20 Wochenstunden ein Jahr zurück. Innerhalb dieses Fensters werden die entsprechenden Zeiträume zusammengetragen, auch aus anderen Beschäftigungen. Der Zähler startet also nicht automatisch am 1. Januar neu. Unvorhersehbare Mehrarbeit und wiederkehrende Arbeitszeitausweitungen gehören ebenfalls in die fachliche Prüfung; eine pauschale Ferienfreigabe reicht nicht.
Praktische Vorbereitung: Halte Beginn, Ende, Wochenstunden, Arbeitstage und Uhrzeiten einer geplanten Erhöhung schriftlich fest. Ergänze den Hochschulkalender und die Vorbeschäftigungen. So kann die Fachperson beurteilen, ob beispielsweise sechs Wochen Vollzeitarbeit in den Semesterferien möglich sind. Die Entscheidung sollte vor der Dienstplanung stehen, nicht erst nach Auszahlung des zusätzlichen Entgelts.
4. Krankenversicherung und Arbeitgeberabgaben auseinanderhalten
„Werkstudent“ bedeutet nicht „insgesamt sozialversicherungsfrei“. Bei einer entsprechend eingeordneten, mehr als geringfügigen Beschäftigung fallen grundsätzlich Rentenversicherungsbeiträge an. Eine Befreiung wie beim Minijob gibt es hierfür nicht. Im Übergangsbereich von 603,01 bis 2.000 Euro regelmäßigem Monatsentgelt können 2026 besondere Berechnungsregeln greifen. Das gilt auch für Werkstudenten und wird von der Minijob-Zentrale erläutert.
Die Kranken- und Pflegeversicherung der studierenden Person ist davon getrennt zu betrachten. Je nach persönlichen Voraussetzungen besteht beispielsweise Familienversicherung, studentische Versicherung oder eine andere Absicherung. Aus der Versicherungsfreiheit des Jobs folgt weder kostenlose Krankenversicherung noch automatisch ein Anspruch auf den Studierendentarif. Verweise die Person zur Klärung an ihre Krankenkasse; die TK erläutert die unterschiedlichen Konstellationen.
Für Deine Kostenplanung sind außerdem Umlagen zu berücksichtigen: Werkstudierende werden bei U1 und U2 nicht allein wegen ihres Status ausgenommen; die jeweiligen Teilnahmevoraussetzungen bleiben maßgeblich. Hinzu kommt bei umlagepflichtigen Arbeitgebern die Insolvenzgeldumlage. Gesetzlicher Unfallversicherungsschutz als Beschäftigte besteht nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 SGB VII ebenfalls. „Nur Rentenversicherung“ beschreibt deshalb nicht sämtliche Arbeitgeberkosten.
5. Steuerdaten, Meldung und Abrechnungsauftrag vorbereiten
Für den ELStAM-Abruf benötigt die abrechnende Stelle Steuer-ID, Geburtsdatum und die Information, ob Du Haupt- oder Nebenarbeitgeber bist. Ein Studium ersetzt diese Angaben nicht. ELSTER beschreibt das Arbeitgeberverfahren. Empfehlung: Kläre widersprüchliche Angaben zu mehreren Arbeitgebern vor der ersten Abrechnung und dokumentiere, welches Arbeitsverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis angemeldet werden soll.
Für rentenversicherungspflichtige Werkstudenten werden grundsätzlich Personengruppe 106 und Beitragsgruppe 0100 verwendet. Die Anmeldung erfolgt bei der zuständigen Krankenkasse, nicht als Werkstudentenmeldung an die Minijob-Zentrale. Diese Meldezuordnung setzt die korrekte Statusprüfung voraus. Die Schlüssel sind deren Ergebnis, kein Ersatz dafür.
Die reguläre Anmeldung ist mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn abzugeben (§ 6 DEÜV). In den von § 28a Absatz 4 SGB IV erfassten Branchen kommt zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme hinzu. Plane den Unterlageneingang deshalb nicht erst zum monatlichen Abrechnungsschluss.
6. Zuständigkeit und erneute Prüfung festlegen
Als organisatorische Empfehlung: Die Personalverwaltung sammelt Nachweise, die Führungskraft plant und übermittelt Arbeitszeiten, die abrechnende Fachperson beurteilt den Status und setzt die Abrechnung um. Gib offene Fragen ausdrücklich weiter. Bei Zweifeln kannst Du von der zuständigen Einzugsstelle eine Entscheidung durch schriftlichen oder elektronischen Bescheid verlangen; Grundlage ist § 28h Absatz 2 SGB IV.
Richte Wiedervorlagen für neue Semesterbescheinigungen und geplante Arbeitszeiterhöhungen ein. Bitte außerdem um frühzeitige Mitteilung neuer Nebenjobs, einer Beurlaubung und des Studienabschlusses. Wichtig: Der Werkstudentenstatus endet beim Abschluss grundsätzlich mit Ablauf des Monats, in dem das Prüfungsergebnis offiziell mitgeteilt wird, nicht zwingend erst bei Exmatrikulation. Darauf weist die AOK hin.
Dein abschließender Abrechnungsauftrag sollte deshalb drei Dinge klar benennen: Welche Unterlagen sind vollständig, welche Statusentscheidung liegt zugrunde und welches Ereignis löst die nächste Prüfung aus? Damit erhält die Lohnabrechnung einen nachvollziehbaren Sachverhalt statt nur die Anweisung „bitte als Werkstudent anlegen“.
Quellen
Alle folgenden Quellen wurden am 05.11.2026 abgerufen. Rechtsnormen: Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz.
- § 6 SGB V – Versicherungsfreiheit ordentlich Studierender.
- Deutsche Rentenversicherung: Werkstudentenprivileg.
- AOK: Beschäftigung von Werkstudenten; Überblick und Entgeltunterlagen.
- Techniker Krankenkasse: Nachweise für beschäftigte Studenten; Beratungsblatt: Beschäftigung von Studierenden und Praktikanten, Abschnitt 2.
- Techniker Krankenkasse: Krankenversicherung bei Arbeit neben dem Studium; Insolvenzgeldumlage 2026.
- Minijob-Zentrale: Studenten: Beschäftigungsarten, Rentenversicherung und Meldung.
- Finanzverwaltungen des Bundes und der Länder, ELSTER: ELStAM für Arbeitgeber.
- § 6 DEÜV – Anmeldung; § 28a SGB IV – Meldepflicht und Sofortmeldung.
- § 2 SGB VII – Unfallversicherung; § 28h SGB IV – Entscheidung der Einzugsstelle.
