Für einen neuen gewerblichen Minijob braucht Deine Lohnbuchhaltung persönliche Stammdaten, Beschäftigungsbeginn, Tätigkeit, Vergütung, Krankenversicherungsstatus und Angaben zu weiteren Jobs. Hinzu kommen die steuerliche Behandlung und gegebenenfalls ein Antrag zur Rentenversicherung. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung im Arbeitsvertrag, sondern die tatsächliche Beschäftigungssituation. Die aktuelle Checkliste der Minijob-Zentrale unterstützt diese Prüfung. Dieser Leitfaden betrifft Minijobs mit Verdienstgrenze im Unternehmen, nicht das Haushaltsscheckverfahren.
Stand: 5. November 2026. Die folgenden Übergabeschritte sind praktische Empfehlungen; gesetzliche Anforderungen werden ausdrücklich benannt. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
1. Vergütung und Arbeitszeit zuerst zusammen prüfen
2026 beträgt die Minijob-Verdienstgrenze durchschnittlich 603 Euro monatlich. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Zeitstunde. Er gilt grundsätzlich auch für Minijobber; gesetzliche Ausnahmen bestehen beispielsweise für unter 18-Jährige ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Höhere verbindliche Lohnuntergrenzen musst Du ebenfalls berücksichtigen. Belege: Minijob-Zentrale zur Verdienstgrenze und BMAS zum Mindestlohn und seinen Ausnahmen.
Übermittle deshalb nicht nur „603-Euro-Kraft“, sondern Stundenlohn oder Monatsgehalt, vereinbarte Arbeitszeit, geplante Schwankungen und sämtliche zusätzlichen Vergütungsbestandteile. Mindestens jährlich mit hinreichender Sicherheit zu erwartende Einmalzahlungen gehören in die Entgeltprognose. Nicht jede überraschende Sonderzahlung wird dagegen gleich behandelt. Maßgeblich sind die Geringfügigkeits-Richtlinien, Abschnitt B 2.2.1.1.
Rechenbeispiel: 38 Monatsstunden zu 15 Euro ergeben 570 Euro. Ein fest zugesagtes jährliches Weihnachtsgeld von 480 Euro erhöht den Monatsdurchschnitt bei zwölfmonatiger Beschäftigung um 40 Euro auf 610 Euro. Damit passt die Planung nicht zur 603-Euro-Grenze. Lass die Einstufung vor dem Start klären, statt erst bei der Auszahlung nachzubessern.
Für Deine Planung wichtig: Die bereits festgelegten 14,60 Euro Mindestlohn ab 1. Januar 2027 sind eine Zukunftsregel, kein 2026-Wert. Das BMAS trennt beide Geltungszeiträume.
2. Stammdaten vollständig, aber zweckbezogen erfassen
Nutze einen aktuellen Personalfragebogen als Erfassungshilfe. Er ersetzt weder den Arbeitsvertrag noch die fachliche Beurteilung. Die folgende Übergabeliste orientiert sich an der Checkliste mit Stand 30. Juni 2026; organisatorische Angaben ergänzt Du aus Deinem Betrieb.
| Angabenblock | Was Du zusammenträgst |
|---|---|
| Person | Vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit |
| Identifikationsnummern | Rentenversicherungsnummer und steuerliche Identifikationsnummer, eindeutig getrennt |
| Fehlende Versicherungsnummer | Zusätzlich Geburtsname, Geburtsort und Geschlecht für die weitere Klärung |
| Auszahlung | IBAN und gegebenenfalls abweichender Kontoinhaber |
| Beschäftigung | Eintrittsdatum, gegebenenfalls Ende, konkrete Tätigkeit, Einsatzort und Arbeitszeit |
| Vergütung | Bruttolohn, Zuschläge, Sachbezüge und vereinbarte Sonderzahlungen |
| Status | Beispielsweise Studium, Schule, Hauptbeschäftigung, Elternzeit oder Altersrente |
Praktische Empfehlung: Kennzeichne unbekannte Angaben ausdrücklich als offen. Eine leere Versicherungsnummer bedeutet etwas anderes als die bestätigte Aussage, dass noch keine Nummer bekannt ist. Beschreibe auch die Tätigkeit konkret: „Waren einräumen und Kasse bedienen“ hilft bei der Zuordnung mehr als „Aushilfe“. Lass fehlende Angaben mit Zuständigkeit und Rückmeldetermin nachfordern.
3. Weitere Jobs mit Beginn und Verdienst abfragen
Die Frage „Hast Du einen Nebenjob?“ ist zu ungenau. Erfrage für jede weitere Beschäftigung Beginn, gegebenenfalls Ende, Beschäftigungsart und regelmäßigen Bruttoverdienst. Halte außerdem fest, ob dort eine RV-Befreiung besteht. Die Minijob-Zentrale unterscheidet insbesondere diese Fälle:
- Ohne versicherungspflichtigen Hauptjob: Mehrere Minijobs mit Verdienstgrenze werden zusammengerechnet. Zusammen dürfen sie regelmäßig 603 Euro monatlich nicht überschreiten.
- Mit versicherungspflichtigem Hauptjob: Grundsätzlich bleibt nur der zuerst aufgenommene Minijob privilegiert. Jeder weitere wird mit dem Hauptjob zusammengerechnet; die Arbeitslosenversicherung ist davon ausgenommen.
- Mehrere Tätigkeiten bei demselben Arbeitgeber: Sie werden grundsätzlich als ein Beschäftigungsverhältnis beurteilt, nicht durch getrennte Verträge zu mehreren Minijobs.
Beispiel: Eine Bewerberin hat einen versicherungspflichtigen Hauptjob und bereits einen Minijob über 200 Euro. Dein zusätzlich angebotener 250-Euro-Job ist nicht allein deshalb ein weiterer privilegierter Minijob, weil beide Nebenverdienste zusammen unter 603 Euro bleiben. Das erläutert die Minijob-Zentrale ausdrücklich.
Erfrage auch Auslandsbeschäftigungen und selbstständige Tätigkeiten im Ausland. Dafür sieht der aktuelle Personalfragebogen eigene Felder vor. Empfehlung: Gib solche Fälle gesondert zur Prüfung weiter; übertrage die einfachen Inlandsbeispiele nicht ungeprüft auf grenzüberschreitende Sachverhalte.
4. Krankenversicherung und Steuerverfahren getrennt klären
Erfasse, ob die Person gesetzlich oder privat krankenversichert ist, und bei gesetzlicher Versicherung die Krankenkasse sowie eigene Mitgliedschaft oder Familienversicherung. Das ist abrechnungsrelevant: Der pauschale Krankenversicherungsbeitrag des Arbeitgebers fällt auch bei Familienversicherten an, nicht jedoch bei fehlender Zugehörigkeit zur gesetzlichen Krankenversicherung. Aus dem Pauschalbeitrag entsteht kein eigener Krankenversicherungsschutz. Grundlage: BMAS, Abschnitt Krankenversicherung.
Lege außerdem mit der Lohnbuchhaltung fest, ob pauschal oder individuell versteuert werden soll. Ein Minijob ist nicht automatisch steuerfrei. Die Minijob-Zentrale beschreibt die pauschale beziehungsweise individuelle Besteuerung. Deine Entscheidung sollte vor der ersten Abrechnung dokumentiert sein.
Die Steuer-ID solltest Du auch bei Pauschalversteuerung anfordern: Für Entgeltmeldungen geringfügig entlohnter Beschäftigter werden grundsätzlich Arbeitgeber-Steuernummer, Steuer-ID und Besteuerungskennzeichen benötigt. Eine Ausnahme besteht, wenn die Steuerverwaltung im Einzelfall keine Nummer vergeben hat. Eine bloß noch nicht mitgeteilte Nummer ist damit nicht gleichzusetzen. Beleg: DRV-Broschüre „Meldungen 2026“, Abschnitt 4.2.1.5.
5. RV-Befreiung nicht als Voreinstellung behandeln
Minijobs mit Verdienstgrenze sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Eine Befreiung setzt einen schriftlichen oder elektronischen Antrag des Beschäftigten beim Arbeitgeber voraus. Bei mehreren entsprechenden Minijobs kann sie nur einheitlich erfolgen. Frage deshalb nach einer bereits bestehenden Befreiung und nach einer möglichen früheren Aufhebung. Maßgeblich ist § 6 Absatz 1b und 6 SGB VI.
Dokumentiere den Eingangstag und leite den Antrag sofort weiter. Die Befreiung wirkt bei erfüllten Voraussetzungen grundsätzlich ab Beginn des Eingangsmonats, frühestens ab Beschäftigungsbeginn. Voraussetzung ist insbesondere die Meldung mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Zugang, und kein fristgerechter Widerspruch der Einzugsstelle. Bei späterer Meldung verschiebt sich der Beginn; Details regelt § 6 Absatz 4 SGB VI.
Seit 1. Juli 2026 gilt: Beschäftigte können die Befreiung einmalig für die Zukunft aufheben lassen. Die Aufhebung wirkt ab dem Folgemonat der Antragstellung beim Arbeitgeber und ist für die Dauer der Beschäftigungen bindend. Alte Formulare mit der pauschalen Aussage „nicht rückgängig zu machen“ sind deshalb ungeeignet. Belege: Minijob-Zentrale zur Aufhebung und § 6 Absatz 6 SGB VI.
6. Übergabe vor dem ersten Einsatz abschließen
Empfohlener Ablauf: Der Beschäftigte liefert persönliche Angaben und Erklärungen. Du ergänzt Vertragsdaten, Vergütung und betriebliche Zuordnung. Die zuständige Fachperson prüft die Einstufung und erstellt Abrechnung sowie Meldungen im Lohnsystem. Vereinbart eine interne Übergabefrist vor dem ersten Arbeitstag; sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn sind kein sinnvoller Termin für das erstmalige Einsammeln der Daten.
Die reguläre Anmeldung erfolgt mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In sofortmeldepflichtigen Branchen ist zusätzlich spätestens bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung erforderlich. Diese ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Belege: § 6 DEÜV und Minijob-Zentrale zu Anmeldefrist und Sofortmeldung.
7. Nach dem Start Änderungen und Stunden weitergeben
Mit der Anmeldung ist die Datenerfassung nicht erledigt. Vereinbare einen festen Meldeweg für neue Jobs, geänderte Verdienste, Versicherungswechsel und RV-Anträge. Empfehlung: Frage Änderungen vor jeder Monatsabrechnung ausdrücklich ab und lasse Dir „keine Änderung“ bestätigen. So bleibt nicht unklar, ob eine Rückmeldung vergessen wurde oder tatsächlich alles unverändert ist.
Für gewerbliche Minijobs sind grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ausnahmen bestehen unter anderem für bestimmte mitarbeitende Angehörige; Privathaushalte sind ausgenommen. Prüfe dafür § 17 MiLoG und § 1 MiLoDokV. Empfehlung: Benenne intern eine Person, die Stunden und Änderungen vor der Übergabe auf Vollständigkeit kontrolliert.
Quellen
Alle Quellen abgerufen am 05.11.2026. Verlinkt sind konkrete Fachseiten, Normen und Dokumente.
- Minijob-Zentrale: Personalfragebogen, Stand 30.06.2026.
- Minijob-Zentrale: Minijob mit Verdienstgrenze.
- BMAS: Der gesetzliche Mindestlohn – Ein Überblick; Mini-Jobs.
- GKV-Spitzenverband, DRV Bund, DRV Knappschaft-Bahn-See und Bundesagentur für Arbeit: Geringfügigkeits-Richtlinien vom 05.01.2026.
- Minijob-Zentrale: Mehrere Jobs; Was ist eine Hauptbeschäftigung?.
- Deutsche Rentenversicherung: Auf den Punkt gebracht: Meldungen 2026.
- BMJV/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet: § 6 SGB VI; § 6 DEÜV; § 17 MiLoG; MiLoDokV.
- Minijob-Zentrale: Befreiung von der Rentenversicherungspflicht; Welche Frist gibt es bei der Anmeldung?.
