Wenn Du eine Lohnabrechnung prüfen möchtest, gehe vom vereinbarten Entgelt über die einzelnen Bezüge und gesetzlichen Abzüge bis zum tatsächlichen Auszahlungsbetrag. Vergleiche nicht nur die letzte Zahl mit dem Vormonat. Entscheidend ist, wodurch sich jede Abweichung erklärt. Dieser Leitfaden zeigt Dir als Arbeitgeber eine praktische Plausibilitätskontrolle. Er ersetzt weder die fachliche Abrechnung im Lohnsystem noch eine individuelle Netto-, Rechts- oder Steuerberatung.
Stand: 05.11.2026. Lege für die Prüfung die aktuelle Abrechnung, den Vormonat, die Entgeltvereinbarung und die freigegebenen Monatsdaten bereit. Dazu gehören beispielsweise Stunden, Zulagen, Prämien, Fehlzeiten und bereits gezahlte Vorschüsse. Unsere Empfehlung: Prüfe zunächst die Änderungen und danach den vollständigen Rechenweg. So unterscheidest Du einen Erfassungsfehler von einer erklärbaren Veränderung.
1. Prüfe zuerst Person, Zeitraum und Abrechnungsversion
Beginne mit der Zuordnung: Betrifft die Abrechnung die richtige Person und den richtigen Monat? Stimmen Beschäftigungsbeginn und gegebenenfalls Beschäftigungsende? Kontrolliere auch Steuermerkmale, Einzugsstelle und Beitragsgruppenschlüssel. Abrechnungszeitraum, Steuer- und Sozialversicherungstage sowie weitere persönliche Merkmale gehören zu den Angaben nach § 1 Absatz 1 Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Bei einem Eintritt oder Austritt verdient der Zeitraum besondere Aufmerksamkeit.
Praktische Empfehlung: Kläre vor dem Zahlenvergleich, ob Du einen Entwurf, die freigegebene Abrechnung oder eine spätere Korrektur vor Dir hast. Notiere den Bearbeitungsstand. Vergleiche bei Rückrechnungen jeden betroffenen Monat mit seiner bisherigen Fassung. Sonst hältst Du möglicherweise eine bereits berichtigte Position erneut für einen Fehler oder gibst einen überholten Zahlungsbetrag frei.
Die gesetzliche Ausgangsregel steht in § 108 GewO: Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Sie muss Zeitraum und Zusammensetzung des Entgelts erkennen lassen. Die Pflicht entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Eine fehlende neue Bescheinigung ist deshalb nicht automatisch ein Pflichtverstoß.
2. Gleiche die Bezüge mit Deinen Monatsdaten ab
Prüfe jede Entgeltposition gegen ihre Grundlage: das feste Gehalt gegen die Vereinbarung, Stundenlohn gegen Stunden und Vergütungssatz, eine Prämie gegen die Freigabe. Frage bei einer Differenz zuerst nach Menge, Satz und Zeitraum. Eine korrekte Multiplikation hilft wenig, wenn beispielsweise zehn Überstunden fehlen oder eine Gehaltserhöhung einen Monat zu spät berücksichtigt wurde.
- Festes Entgelt: Passt der angesetzte Betrag zur gültigen Vereinbarung und zum Beschäftigungsumfang?
- Variable Bezüge: Sind freigegebene Stunden, Zuschläge, Zulagen und Prämien vollständig und nicht doppelt erfasst?
- Änderungen: Wurden Eintritt, Austritt, Arbeitszeitwechsel oder vereinbarte Entgeltänderungen für den richtigen Zeitraum verarbeitet?
- Unklare Lohnarten: Lass Dir Bedeutung und Berechnungsgrundlage erklären, statt aus einer Nummer oder Abkürzung zu schließen.
Die EBV verlangt die Bezeichnung und den Betrag der Bezüge und Abzüge sowie ihre Zuordnung zur Bruttobildung und zu laufenden oder einmaligen Positionen. Sie unterscheidet außerdem steuerpflichtigen Arbeitslohn, Sozialversicherungsbrutto und Gesamtbrutto. Diese Größen müssen also nicht identisch sein. Maßgeblich ist § 1 Absatz 2 Nummern 1 und 2 EBV.
3. Unterscheide die Bruttowerte, bevor Du Abzüge bewertest
Die folgenden Begriffe bezeichnen unterschiedliche Prüfschritte. Die AWV-Kommentierung zur EBV, auf der BMAS-Website bereitgestellt, Abschnitte 3.18 bis 3.27, erläutert den Aufbau. Sie hat den Stand 12.04.2013 und dient hier ausschließlich zur Erklärung der mit der geltenden EBV abgeglichenen Grundsystematik, nicht als Quelle für aktuelle Rechengrößen.
Zur Einordnung der Quelle: Laut eigener Urheberangabe wurde die Kommentierung von einer Arbeitsgruppe des AWV-Fachausschusses 2 erstellt. An der Verfassung waren unter anderem Beschäftigte des BMAS beteiligt. Das BMAS stellt das Dokument auf seiner Website bereit, ist aber nicht dessen alleiniger Verfasser. Die Kommentierung wird hier nicht als amtliche ministerielle Auslegung herangezogen; rechtlicher Bezugspunkt bleibt die EBV.
| Position | Bedeutung für Deine Prüfung |
|---|---|
| Gesamtbrutto | Ausgangspunkt für den Weg zum Nettoentgelt. |
| Steuerbrutto | Steuerpflichtiger Arbeitslohn; laufende und sonstige Bezüge werden unterschieden. |
| SV-Brutto | Sozialversicherungsrechtliche Entgeltgröße; gegebenenfalls je Versicherungszweig unterschiedlich. |
| Nettoentgelt | Gesamtbrutto abzüglich gesetzlicher Abzüge. |
| Auszahlungsbetrag | Ergebnis nach zusätzlichen Bezügen, Abzügen und Verrechnungen. |
Markiere für Deine Kontrolle jede Position, deren Behandlung Du nicht nachvollziehen kannst. Eine hilfreiche Rückfrage lautet: „Warum erhöht diese Lohnart das Gesamtbrutto, aber nicht das Steuerbrutto?“ Bitte die abrechnende Fachperson um die konkrete Zuordnung. Verändere nicht selbst Kennzeichen, nur damit zwei Summen übereinstimmen. Das Ziel ist eine erklärte Differenz, nicht künstliche Gleichheit.
4. Kontrolliere gesetzliche Abzüge auf Plausibilität
Zu den auszuweisenden gesetzlichen Abzügen gehören Lohnsteuer, gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie die einschlägigen Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung. Die Aufteilung regelt § 1 Absatz 2 Nummer 3 EBV. Prüfe zunächst, ob die Veränderungen zu den geänderten Ausgangsdaten passen. Übernimm nicht einfach den prozentualen Nettoanteil des Vormonats als vermeintlichen Kontrollwert.
Bei der Steuerkontrolle helfen die verwendeten Lohnsteuerabzugsmerkmale. Steuerklasse, Freibeträge und Kirchensteuermerkmale werden im ELStAM-Verfahren von der Finanzverwaltung bereitgestellt; Änderungen kommen über Änderungslisten. Beschäftigte können ihre gespeicherten Merkmale in Mein ELSTER einsehen. Für Auskünfte dazu ist das Finanzamt zuständig. Die ELSTER-Fachinformation für Arbeitgeber beschreibt auch Ersatzbescheinigungen bei nicht oder unzutreffend bereitgestellten Merkmalen.
Praktische Empfehlung: Trenne deshalb zwei Fragen: Wurden die bereitgestellten Merkmale im Lohnsystem richtig verwendet? Oder sind bereits die amtlich gespeicherten Merkmale unzutreffend? Lass zuerst den Abruf- und Verarbeitungsstand prüfen. Eine Aussage wie „Die Steuerklasse müsste anders sein“ ist noch keine belastbare Grundlage für eine manuelle Änderung.
In der Sozialversicherung wird beitragspflichtiges Entgelt nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze berücksichtigt. Bei Einmalzahlungen oder Nachzahlungen können Besonderheiten gelten. Darauf weist die Techniker Krankenkasse zur Beitragsberechnung ausdrücklich hin. Ein pauschaler Prozentsatz vom Gesamtbrutto ist deshalb keine zuverlässige Gegenprüfung. Lass bei Auffälligkeiten Versicherungsstatus, Bemessungsgrundlage und Arbeitnehmeranteil gemeinsam erläutern.
5. Rechne vom Nettoentgelt bis zur Auszahlung weiter
Nettoentgelt und Überweisungsbetrag sind nicht zwangsläufig gleich. Nach dem Netto können weitere Bezüge, Abzüge und Verrechnungen folgen. Auch Zuschüsse und übernommene Zahlungsvorgänge bei freiwilliger oder privater Kranken- und Pflegeversicherung können relevant sein. Der Rechenweg ergibt sich aus § 1 Absatz 2 Nummern 4 bis 7 EBV. Prüfe diesen unteren Abrechnungsbereich genauso sorgfältig wie das Brutto.
Ein typischer Verständnisfall ist ein Sachbezug: Ein Firmenwagenvorteil kann im Brutto berücksichtigt werden, wird aber nicht als Geld ausgezahlt. Der entsprechende Wert wird bei der Auszahlung wieder herausgerechnet. Das zeigt der Anhang Fallbeispiele zur AWV-Kommentierung, auf der BMAS-Website bereitgestellt, Abschnitt 2.1. Er gehört zur zuvor eingeordneten AWV-Kommentierung und ist keine eigenständige amtliche ministerielle Auslegung. Die dortigen Steuer- und Beitragsbeträge stammen aus 2013 und sind keine Berechnungswerte für 2026.
Reines Kontrollbeispiel mit frei gewählten Beträgen: Die Abrechnung weist 2.300 Euro Nettoentgelt aus. Ein bereits ausgezahlter Vorschuss von 200 Euro wird verrechnet. Ohne weitere Positionen verbleiben 2.100 Euro zur Überweisung. Das ist keine Nettoberechnung, sondern eine Kontrolle der Auszahlung. Gleiche den Vorschuss mit dem tatsächlichen Zahlungsvorgang ab, damit Du ihn nicht versehentlich zweimal berücksichtigst.
6. Stelle sichere Rückfragen und schließe die Prüfung ab
Unsere Empfehlung für Rückfragen: Benenne Personalnummer, Abrechnungsmonat, Position, ausgewiesenen Betrag und Deine abweichende Grundlage. Beispielsweise: „Für Oktober wurden acht Überstunden abgerechnet; freigegeben sind zwölf. Bitte prüfe die Übernahme und erläutere eine mögliche Verrechnung.“ Damit kann die Fachperson gezielt nachsehen. „Das Netto stimmt nicht“ beschreibt dagegen weder die Ursache noch den erforderlichen Prüfschritt.
Nutze dafür einen vereinbarten geschützten Übermittlungsweg. Schicke vollständige Abrechnungen nicht vorsorglich an große Verteiler und frage keine Zugangsdaten zum privaten ELSTER-Konto ab. Beschränke Unterlagen und Empfängerkreis auf die konkrete Klärung. Das sind organisatorische Empfehlungen für sichere Rückfragen, keine vollständige Datenschutzanweisung.
Halte abschließend fest, was geklärt, korrigiert oder noch offen ist und wer den nächsten Schritt übernimmt. Vergleiche vor der Zahlungsfreigabe den aktuellen Auszahlungsbetrag mit der Zahlungsliste; kontrolliere anschließend den ausgeführten Bankauftrag. Eine rechnerisch plausible Bescheinigung ersetzt diese Zahlungskontrolle nicht. Bei einer Korrektur solltest Du außerdem ausdrücklich klären, ob nur die Differenz oder ein vollständig neuer Betrag zu zahlen ist.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 108 GewO. https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 1 EBV. https://www.gesetze-im-internet.de/entgbv/__1.html. Abruf: 05.11.2026.
- Arbeitsgruppe des AWV-Fachausschusses 2, unter Beteiligung unter anderem des BMAS: AWV-Kommentierung zur EBV, Version 1.0, Stand 12.04.2013; auf der BMAS-Website bereitgestellt. https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Soziale-Sicherung/entgeltbescheinigung-pdf-kommentierung.pdf?__blob=publicationFile&v=2. Abruf: 05.11.2026.
- Arbeitsgruppe des AWV-Fachausschusses 2: Anhang Fallbeispiele zur AWV-Kommentierung, Version 1.0, Stand 12.04.2013; auf der BMAS-Website bereitgestellt. https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Soziale-Sicherung/entgeltbescheinigung-pdf-Fallbeispiele.pdf?__blob=publicationFile&v=2. Abruf: 05.11.2026.
- Finanzverwaltung / ELSTER: ELStAM für Arbeitgeber. https://www.elster.de/elsterweb/infoseite/elstam_(arbeitgeber). Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Beiträge zur Sozialversicherung berechnen. https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq-und-mehr/basiswissen-beitraege/beitraege-zur-sozialversicherung-berechnen-2031348. Abruf: 05.11.2026.
