Für die letzte Abrechnung bei Austritt brauchst Du zuerst ein verlässlich bestätigtes Enddatum. Danach klärst Du Urlaub, Arbeitszeit und offene Zahlungen und übergibst die freigegebenen Angaben an Deine abrechnende Fachperson. Unsere organisatorische Empfehlung: Führe dafür eine Austrittsübersicht mit Verantwortlichen und offenen Punkten. Ein gespeichertes Befristungsende allein sollte noch keinen Abrechnungsauftrag auslösen.
Dieser Ablauf richtet sich an Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnung extern erledigen lassen. Du sammelst und bestätigst die betrieblichen Angaben; die Fachperson prüft deren abrechnungstechnische Behandlung und bearbeitet die Meldungen im Lohnsystem. Arbeitsrechtliche Streitfragen gehören vor der Freigabe zur entsprechend qualifizierten Beratung. Stand: 5. November 2026.
1. Bestätige den Austritt, nicht nur einen Kalendereintrag
Notiere Personalnummer, Beendigungsgrund, bestätigtes Ende des Arbeitsverhältnisses und die zugrunde liegende Unterlage. Halte daneben den letzten tatsächlichen Arbeitstag sowie vereinbarte Urlaubs- oder Freistellungszeiten fest. Als praktische Kontrolle sollte eine benannte Person prüfen, ob diese Angaben zusammenpassen. Bei einem unklaren Kündigungstermin gibst Du keine vermeintlich endgültige Datumsangabe weiter, sondern kennzeichnest die Frage ausdrücklich als ungeklärt.
Bei Befristungen ist die Unterscheidung wichtig: Ein kalendermäßig befristeter Vertrag endet grundsätzlich mit Ablauf der vereinbarten Zeit. Wird danach mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet, kann nach § 15 Absatz 6 TzBfG ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entstehen, wenn der Arbeitgeber nicht unverzüglich widerspricht. Prüfe deshalb Verlängerungsvereinbarungen und die tatsächliche Weiterbeschäftigung, bevor Du den Austritt bestätigst.
Bei einer Zweckbefristung genügt ebenfalls kein geschätztes Projektende. Nach § 15 Absatz 2 TzBfG endet der Vertrag mit Zweckerreichung, frühestens aber zwei Wochen nach Zugang der schriftlichen Unterrichtung über deren Zeitpunkt. Lass solche Fälle rechtzeitig arbeitsrechtlich klären. Die externe Lohnabrechnung sollte nicht aus einer Projektliste ableiten müssen, wann der Vertrag endet.
2. Trenne Enddatum, letzten Arbeitstag und Zahlungstermin
Als organisatorisches Beispiel: Das bestätigte Vertragsende ist der 30. November 2026. Der letzte Arbeitseinsatz liegt wegen anschließend genehmigten Urlaubs bereits am 20. November. Du übermittelst beide Daten mit ihrer Bedeutung, statt den 20. November pauschal als Austritt einzutragen. Den vorgesehenen Auszahlungstermin hältst Du zusätzlich fest. Welches Datum für welches Meldeverfahren maßgeblich ist, prüft die abrechnende Fachperson anhand des konkreten Sachverhalts.
Unsere Empfehlung ist eine kurze Terminübersicht: Wann endet die Zeiterfassung, wann bestätigt die Führungskraft variable Vergütung, und bis wann braucht die Fachperson die Daten? Lege außerdem fest, wer kurzfristige Änderungen weitergibt. Ein interner Abgabeschluss ist eine Arbeitsvereinbarung mit Deiner Abrechnungsstelle, keine gesetzliche Meldefrist. Er darf deshalb nicht mit der später erläuterten Sechswochenfrist verwechselt werden.
3. Kläre Resturlaub vor der Abrechnungsfreigabe
Lege Jahresanspruch, bereits genommenen Urlaub, genehmigte Tage bis zum Ende und noch ungeklärte Bestände nebeneinander. Kürze den Jahresurlaub nicht pauschal auf die Beschäftigungsmonate. §§ 4 und 5 BUrlG unterscheiden insbesondere nach erfüllter Wartezeit und dem Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte. Bei erfüllter Wartezeit rechtfertigt ein Austritt in der zweiten Jahreshälfte allein keine Zwölftelung des gesetzlichen Mindesturlaubs. Vertraglichen Mehrurlaub lässt Du gesondert prüfen.
Kann bestehender Urlaub wegen der Beendigung ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Absatz 4 BUrlG abzugelten. Übermittle deshalb nicht nur „Resturlaub auszahlen“, sondern die fachlich geklärte Tageszahl und die zugrunde liegende Übersicht. Bei streitigem Alturlaub oder längerer Krankheit ist der Kontostand zunächst ein Prüfpunkt, keine bereits bestätigte Auszahlungsgröße.
Beispiel für die Übergabe: Nach abgeschlossener Prüfung stehen noch acht Urlaubstage zu; fünf werden vor dem Ende genommen, drei können wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden. Du meldest fünf geplante Urlaubstage und drei abzugeltende Tage getrennt. Unsere Empfehlung: Lass die zuständige Person den abschließenden Stand ausdrücklich bestätigen. Eine Freistellungsnotiz behandelst Du dabei nicht ungeprüft als erledigten Urlaub.
4. Erfasse Restbezüge einzeln statt als Sammelbetrag
Für offene Beträge empfehlen wir eine Liste mit Zahlungsgrund, Bezugszeitraum, Menge oder Betrag, Beleg und Freigabestatus. Damit kann die Fachperson erkennen, welche Angaben bereits verbindlich sind und wo noch eine Entscheidung fehlt. Die folgende Tabelle ist eine organisatorische Prüfhilfe, keine Aussage darüber, dass jede genannte Zahlung tatsächlich geschuldet oder in bestimmter Weise steuerpflichtig ist.
| Prüfpunkt | Was Du bereitstellst | Was geklärt werden muss |
|---|---|---|
| Letztes laufendes Entgelt | Vergütungsvereinbarung, Enddatum, Fehlzeiten | Berechnung des letzten Abrechnungszeitraums |
| Überstunden und Zeitkonto | Bestätigter Saldo, Freizeitausgleich, Vereinbarungen | Anspruch und Behandlung verbleibender Stunden |
| Provision, Bonus, Zuschläge | Berechnungsgrundlage, Zeitraum, Freigabe | Fälligkeit und abrechnungstechnische Zuordnung |
| Sachbezüge | Rückgabe- oder Nutzungsende, etwa beim Firmenwagen | Letzter anzusetzender Nutzungszeitraum |
| Vorschüsse und sonstige Vereinbarungen | Dokumentierte Beträge und Rechtsgrundlage | Zulässigkeit einer Verrechnung |
Unterschlage offene Positionen nicht, nur weil ihr Betrag noch fehlt. Schreibe beispielsweise: „Novemberprovision offen; Vertriebsleitung bestätigt bis zum vereinbarten Termin.“ Unsere Empfehlung: Weise strittige Rückforderungen und mögliche Abfindungen separat aus und lasse Anspruch sowie Behandlung qualifiziert prüfen. So wird aus einer betrieblichen Forderung nicht versehentlich ein ungeprüfter Abzug vom letzten Nettoentgelt.
5. Übergib einen klaren Auftrag an die externe Fachperson
Ein hilfreicher Übergabevermerk enthält die Personalnummer, das bestätigte Vertragsende, abweichende Arbeitstage und Freistellungen, den geklärten Urlaubsstand sowie sämtliche Restbezüge. Ergänze offene Fragen mit zuständiger Person und Rückmeldetermin. Bitte Deine Abrechnungsstelle ausdrücklich um Rückmeldung, wenn Angaben für Berechnung oder Meldungen fehlen. Arbeitsrechtliche Entscheidungen solltest Du dabei nicht durch ein kommentarloses Zahlenfeld ersetzen.
Bei busta paga pflegst Du als Arbeitgeber die Personaldaten im geschützten Kundenportal; die zuständige Fachperson erledigt Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Ein gepflegtes Austrittsdatum im Portal ist deshalb noch kein Nachweis einer erfolgten Abmeldung. Vereinbare im Rahmen der laufenden Lohnbuchhaltung, wie Du die Bestätigung über die Bearbeitung erhältst. Unsere Empfehlung: Halte Datenübergabe, Freigabe und erledigte Meldungen als getrennte Arbeitsschritte fest.
6. Kontrolliere Abmeldungen und Austrittsunterlagen getrennt
Für das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung verlangt § 8 Absatz 1 DEÜV die Abmeldung mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende. Die sechs Wochen sind also keine allgemeine Wartefrist. Für gewerbliche Minijobs bestätigt die Minijob-Zentrale denselben zeitlichen Ablauf. Lass Dir die Bearbeitung und gegebenenfalls offene Rückmeldungen bestätigen.
Davon getrennt ist die steuerliche Abmeldung: Im ELStAM-Verfahren muss der Arbeitgeber den Tag der Beendigung unverzüglich elektronisch mitteilen, siehe § 39e Absatz 4 Satz 5 EStG. Hier gilt nicht einfach die sozialversicherungsrechtliche Sechswochenfrist. Bei zugelassenen Ersatzverfahren ist der besondere Mitteilungsweg zu beachten. Kläre mit Deiner Fachperson, welches Verfahren im konkreten Beschäftigungsfall angewendet wird.
Die Urlaubsbescheinigung über im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub ist bei Beendigung auszuhändigen, verlangt § 6 Absatz 2 BUrlG. Eine Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit entsteht dagegen nicht automatisch bei jedem Austritt: Sie ist auf Aufforderung der beschäftigten Person oder der Agentur zu erstellen. Für aktuelle Beschäftigungsenden erfolgt die Übermittlung elektronisch, erläutert die Bundesagentur für Arbeit.
7. Plane Nachträge ein und schließe offene Punkte bewusst
Unsere Empfehlung: Prüfe vor der Zahlungsfreigabe Enddatum, Urlaubstage, bestätigte Restbezüge und Auszahlungsbetrag gegen Deine Übergabeübersicht. Vereinbare außerdem, wer noch offene Austrittsunterlagen nachverfolgt. Die Bescheinigung über die Sozialversicherungsmeldungen ist bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich nach Abgabe der letzten Meldung auszustellen; maßgeblich ist § 25 DEÜV.
Kommt später eine weitere Zahlung hinzu, gib Zahlungsgrund, Bezugszeitraum, Betrag und vorgesehenen Zahlungstermin erneut an die Fachperson. Entscheide nicht selbst, ob dafür eine Korrektur oder weitere Meldung nötig ist. Als Abschlussregel empfehlen wir: Ein Austritt ist organisatorisch erst erledigt, wenn Berechnung und Meldungen bestätigt sind und jeder verbleibende Nachtrag einen Verantwortlichen hat. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 15 TzBfG – Ende des befristeten Arbeitsvertrages. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet: Bundesurlaubsgesetz, insbesondere §§ 4–7; ergänzend die Einzelnormen § 6 und § 7. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet: § 8 DEÜV – Abmeldung; DEÜV, § 25 – Unterrichtung des Arbeitnehmers. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet: § 39e EStG – ELStAM-Verfahren. Abruf: 05.11.2026.
- Minijob-Zentrale, Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See: Jahresmeldung, Abmeldung und sonstige Meldungen. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit. Abruf: 05.11.2026.
