Für die Lohnbuchhaltung Deiner Gastronomie brauchst Du je Beschäftigtem nachvollziehbare Arbeitszeiten, getrennte Fehlzeiten und eindeutig bezeichnete Zahlungen. Sammle diese Angaben während des Monats und übergib am vereinbarten Abrechnungstermin einen geprüften Stand. Ein Dienstplan oder die Nachricht „diesmal 42 Stunden plus Trinkgeld“ reicht als Arbeitsgrundlage nicht aus. Der folgende Ablauf ist eine praktische Organisationsempfehlung; die jeweils genannten gesetzlichen Pflichten gelten unabhängig davon.
Stand: 5. November 2026. Der Beitrag gehört zur Kategorie „Lohnabrechnung im Alltag“ und konzentriert sich auf die Vorbereitung der Monatsabrechnung, nicht auf die vollständige arbeitsrechtliche Prüfung Deiner Schichtplanung.
1. Eine Monatsübersicht statt mehrerer widersprüchlicher Listen
Lege pro Monat eine führende Übersicht an. Jede Person erhält eine feste Personalnummer; Namen allein sind bei Aushilfen mit ähnlichen Namen unnötig fehleranfällig. Bewahre die zugrunde liegenden Zeitaufzeichnungen daneben auf. Die Übersicht verdichtet die Daten für die Abrechnung, ersetzt aber nicht deren Herkunftsnachweis. Entscheide außerdem, wer Änderungen eintragen darf und wer den fertigen Stand freigibt.
| Datenblock | Was Du vorbereitest | Empfohlene Prüfung |
|---|---|---|
| Person und Vertrag | Personalnummer, Ein- oder Austritt, gültiger Stundenlohn, Änderungen mit Datum | Betriebsleitung bestätigt Vertragsgrundlage |
| Arbeitszeiten | Datum, Beginn, Ende, Pausen, tatsächliche Arbeitsdauer | Schichtleitung klärt Abweichungen |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit, sonstige Fehlzeiten mit Zeitraum | Verantwortliche Person prüft Vollständigkeit |
| Zusätzliche Beträge | Zuschläge, Prämien, Vorschüsse und Trinkgeldfälle getrennt | Lohnfachperson prüft Zuordnung |
| Offene Punkte | Konkrete Frage, betroffene Person, zuständige Person, Klärungstermin | Betriebsleitung verfolgt Erledigung |
Praktisch hilfreich: Verwende für jede Datei den Abrechnungsmonat und einen Versionsstand. Eine Korrektur lautet beispielsweise „November, Version 2, Personalnummer 018, Schichtende berichtigt“. So erkennt die Lohnfachperson, ob eine neue Datei die vorherige ersetzt oder lediglich eine Ergänzung enthält.
2. Tatsächliche Schichten zeitnah erfassen
Für Gastronomiebetriebe ist die besondere Mindestlohndokumentation relevant: Nach § 17 Absatz 1 MiLoG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen musst Du mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das BMAS erläutert die Anwendung auf Gaststätten und stellt klar, dass Pausen aus der Arbeitsdauer herauszurechnen sind.
Ausnahmen von diesen besonderen Pflichten enthält § 1 MiLoDokV: unter anderem bei verstetigtem regelmäßigem Monatsbrutto über 4.461 Euro oder über 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde. Zeiten ohne Entgeltanspruch bleiben dabei unberücksichtigt. Hinzu kommen bestimmte mitarbeitende Familienangehörige; die Ausnahmevoraussetzungen sind nachzuweisen. Daraus folgt keine allgemeine Befreiung von der Arbeitszeiterfassung, wie die BMAS-Erläuterungen zur grundsätzlichen Erfassungspflicht verdeutlichen.
Meine Praxisempfehlung: Lass die Schichtleitung offene Zeitbuchungen am nächsten Betriebstag klären. Dokumentiere tatsächliche Abweichungen vom Plan, etwa längeres Aufräumen nach einer Veranstaltung. Ziehe keine geplante Pause ungeprüft ab. Für die Zuschlagsberechnung ist zusätzlich die zeitliche Lage tatsächlich genommener Pausen hilfreich, auch wenn die besondere Mindestlohndokumentation deren genaue Lage nicht verlangt.
Beispiel: Eine Servicekraft arbeitet von 18:00 bis 01:30 Uhr und pausiert von 21:00 bis 21:30 Uhr. Das ergibt sieben Arbeitsstunden. Speichere das Enddatum mit, statt „01:30“ ohne Tagesbezug zu übergeben. Trenne außerdem Stunden und Minuten sauber: 7 Stunden 30 Minuten entsprechen 7,5 Dezimalstunden, nicht 7,30.
3. Minijobstunden vor zusätzlichen Einsätzen prüfen
2026 beträgt die Minijobgrenze durchschnittlich 603 Euro monatlich; der gesetzliche Mindestlohn liegt für Anspruchsberechtigte bei 13,90 Euro je Stunde. Die Minijob-Zentrale nennt dafür 43,38 Stunden monatlich. Das ist keine allgemeine gesetzliche Stundenobergrenze. Bei 15 Euro Stundenlohn ergeben sich rechnerisch nur 40,2 Stunden, sofern keine weiteren anzurechnenden Entgeltbestandteile hinzukommen.
Führe deshalb neben den geleisteten Stunden eine Vorschau der bereits geplanten Einsätze. Beispiel: 36 Stunden zu 15 Euro ergeben 540 Euro. Eine zusätzliche Sechsstundenschicht erhöht den Betrag auf 630 Euro. Das ist ein Prüfhinweis, nicht automatisch das Ende des Minijobs: Maßgeblich ist die vorausschauende Beurteilung des regelmäßigen Verdienstes einschließlich vorhersehbarer Sonderzahlungen. Schwankungen sind möglich, extreme Schwankungen können jedoch problematisch sein.
Unvorhersehbares Überschreiten ist nach der Minijob-Zentrale unter weiteren Voraussetzungen in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres bis jeweils 1.206 Euro möglich. Eine planbare Veranstaltungssaison solltest Du nicht ungeprüft als Ausnahme behandeln. Empfehlung: Melde zusätzliche Einsätze und ihren Anlass vorab an die Lohnfachperson, statt erst nach Monatsende eine Überschreitung zu erklären.
4. Trinkgeld nicht mit Prämien vermischen
Steuerfrei sind nach § 3 Nummer 51 EStG Trinkgelder, die Beschäftigte anlässlich ihrer Arbeit von Dritten freiwillig, ohne Rechtsanspruch und zusätzlich zum geschuldeten Leistungsbetrag erhalten. Die Bezeichnung „Trinkgeld“ allein genügt deshalb nicht. Ein vom Arbeitgeber zugesagter Zusatzbetrag lässt sich nicht einfach durch eine entsprechende Tabellenüberschrift steuerfrei machen.
Empfehlung für Deine Sammlung: Unterscheide direkt erhaltene Gästetrinkgelder, über Kartenzahlung vereinnahmte Beträge, Poolverteilungen und Arbeitgeberprämien. Notiere bei betrieblich verwalteten Beträgen Herkunft, Zeitraum, Verteilung und Empfänger. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine pauschale gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedes direkt erhaltenen Bargeldtrinkgelds. Bei Pools oder garantierten Beträgen gib die Vereinbarung zur Prüfung weiter, statt selbst Steuerfreiheit festzulegen.
5. SFN-Zuschläge mit Zeitfenstern übergeben
Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind nicht automatisch steuerfrei. § 3b EStG begünstigt Zuschläge neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Arbeit innerhalb bestimmter Grenzen. Die Vorschrift regelt Steuerfreiheit, nicht allein den Zahlungsanspruch.
- Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr: grundsätzlich bis 25 Prozent.
- Bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht: von 0 bis 4 Uhr bis 40 Prozent.
- Sonntagsarbeit: bis 50 Prozent.
- Gesetzliche Feiertage und 31. Dezember ab 14 Uhr: grundsätzlich bis 125 Prozent.
- 24. Dezember ab 14 Uhr, 25. und 26. Dezember sowie 1. Mai: bis 150 Prozent.
Maßgeblich sind die Feiertage am Arbeitsort. Bei vor Mitternacht begonnener Nachtarbeit kann die Sonn- oder Feiertagsbegünstigung bis 4 Uhr des Folgetags reichen. Steuerlich ist der Grundlohn auf 50 Euro je Stunde begrenzt; sozialversicherungsrechtlich gilt für die Beitragsfreiheit der SFN-Zuschläge die niedrigere Berechnungsgrenze von 25 Euro nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 SvEV.
Praktisch heißt das: Übermittle Beginn, Ende, Pausenlage, Arbeitsort und vereinbarte Zuschläge. Lass Überschneidungen und die steuerliche Zuordnung im Lohnsystem prüfen. Eine Monatssumme „Nachtzuschlag 180 Euro“ liefert dafür keine ausreichende Zeitaufteilung.
6. Mit dieser Checkliste den Monat freigeben
Vereinbare einen internen Abgabetermin mit ausreichend Zeit für Rückfragen. Das ist kein gesetzlicher Einheitstermin. Sinnvoll ist eine klare Dreiteilung: Schichtleitungen bestätigen tatsächliche Zeiten, die Betriebsleitung bestätigt Änderungen und Zahlungen, die Lohnfachperson beurteilt und verarbeitet die Abrechnungsdaten.
- Sind alle Beschäftigten einschließlich Ein- und Austritten enthalten?
- Sind offene Buchungen, getauschte Schichten und Einsätze über Mitternacht geklärt?
- Sind Urlaub und Krankheit getrennt von tatsächlich geleisteten Stunden ausgewiesen?
- Sind Minijobprognosen nach zusätzlichen Einsätzen erneut geprüft?
- Sind Trinkgeldfälle, Zuschläge, Vorschüsse und sonstige Zahlungen eindeutig getrennt?
- Hat jede offene Frage eine zuständige Person und einen Klärungstermin?
- Ist genau ein geprüfter Datenstand zur Abrechnung freigegeben?
Kommt danach eine Änderung, sende eine ausdrücklich bezeichnete Korrektur mit Personalnummer, Zeitraum, altem und neuem Wert. Bitte um Rückmeldung, in welcher Abrechnung sie berücksichtigt wird. Überschreibe den bereits übergebenen Stand nicht stillschweigend. So bleibt nachvollziehbar, was der Betrieb gemeldet und was die Lohnfachperson verarbeitet hat. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Bundesrecht, Gesetze im Internet: § 17 MiLoG – Arbeitszeitaufzeichnungen. Abruf: 05.11.2026.
- BMAS: Dokumentationspflicht. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesrecht, Gesetze im Internet: MiLoDokV, insbesondere § 1. Abruf: 05.11.2026.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung. Abruf: 05.11.2026.
- Minijob-Zentrale: Minijob mit Verdienstgrenze. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesrecht, Gesetze im Internet: § 3 Nummer 51 EStG – Trinkgelder und § 3b EStG – SFN-Zuschläge. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesrecht, Gesetze im Internet: § 1 SvEV – sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Abruf: 05.11.2026.
