Wenn Du Lohnarten beim Systemwechsel übernehmen möchtest, trenne zuerst drei Dinge: den Lohnartenkatalog, die persönlichen Entgeltvereinbarungen und die bereits abgerechnete Historie. Lege anschließend für jeden künftig benötigten Bezug einen geprüften Erfassungsweg im Zielsystem fest. Unsere praktische Empfehlung: Keine Zuordnung allein nach Nummer oder Bezeichnung freigeben und keinen historischen Betrag ungeprüft als wiederkehrenden Bezug anlegen.
Dieser Ablauf hilft Dir, die Übergabe an die abrechnende Fachperson vorzubereiten und die erste Abrechnung in Stotax zu kontrollieren. Redaktionsstand: 05.11.2026. Der verlinkte Stotax-Importleitfaden trägt Stand 07/2026 und umfasst 19 Seiten. Ergänzend verwenden wir das ausdrücklich als ältere Dokumentation bezeichnete Handbuch 2024. Empfehlung: Lass den vorgesehenen Importweg vor der Übernahme in der eingesetzten Programmversion bestätigen.
1. Katalog, Personenvereinbarung und Historie auseinanderhalten
Verwende für die Übergabe drei getrennte Arbeitslisten. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine gesetzlich vorgeschriebene Dateistruktur. Die Trennung hilft Dir, zu jedem Datensatz die richtige Frage zu stellen: Beschreibt er eine verfügbare Abrechnungsfunktion, eine individuelle Vereinbarung oder ein bereits berechnetes Ergebnis?
| Ebene | Was Du zusammenträgst | Entscheidung beim Wechsel |
|---|---|---|
| Lohnartenkatalog | Quellnummer, Definition, Berechnungsart und dokumentierte Behandlung | Welche fachlich passende Zielfunktion wird benötigt? |
| Personenvereinbarung | Personalnummer, Betrag oder Satz, Bezugsgrund, Beginn und gegebenenfalls Ende | Was gilt für diese Person ab dem Wechselmonat? |
| Abgerechnete Historie | Monatswerte, Korrekturen und aufgelaufene Jahreswerte | Was dient als Nachweis oder geprüfter Vortrag statt als neue Zahlung? |
Beispiel: Im Quellsystem existiert eine Lohnart „Funktionszulage“. Eine Mitarbeiterin hat dafür eine dokumentierte Vereinbarung über monatlich 180 Euro bis einschließlich Oktober 2026. Die Oktoberabrechnung enthält diesen Betrag. Unsere Empfehlung für einen Wechsel zum November: Übernimm die Zulage nicht allein deshalb erneut, weil sie zuletzt abgerechnet wurde. Lass zunächst klären, welche Vereinbarung für November gilt. Ein offener Anspruch bleibt eine fachlich zu klärende Position und darf nicht stillschweigend entfallen.
2. Den Übergabemonat und die Zuständigkeiten festlegen
Halte als organisatorischen Übergabeschritt schriftlich fest, welcher Monat zuletzt im bisherigen System und welcher zuerst im neuen System abgerechnet wird. Ergänze einen Datenstand mit Datum sowie eine Liste noch offener Änderungen. Wenn beispielsweise Oktober bereits abgeschlossen ist, eine Gehaltserhöhung ab November aber noch fehlt, sollte diese Änderung ausdrücklich in die Übergabe aufgenommen werden und nicht nur in einem nachträglich veränderten Export auftauchen.
Unsere Empfehlung zur Aufgabenverteilung: Du bestätigst als Arbeitgeber die zugrunde liegenden Vereinbarungen und meldest Änderungen. Die bisherige Abrechnungsstelle erläutert die Quelldaten und offene Korrekturen. Die übernehmende Fachperson prüft Zielabbildung, Importweg und Abrechnungsergebnis. Benenne für jede ungeklärte Position genau eine zuständige Person und einen Klärungstermin. „Wird beim Import schon passen“ ist kein brauchbarer Bearbeitungsstatus.
3. Eine Zuordnungsliste führen, statt Nummern zu kopieren
Erstelle als Arbeitsmittel eine Mappingliste mit Quellnummer, Quellbezeichnung, fachlicher Definition, Zielabbildung und Freigabestatus. Ergänze Berechnungsgrundlage, Einheit, Brutto- oder Nettovereinbarung sowie die zu prüfende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Diese Merkmale sind Prüffragen für die Fachperson; die Liste selbst entscheidet nicht über die rechtliche Einordnung.
Für den monatlichen Lohnartenimport über die dokumentierte Stotax-Standardschnittstelle sind nur die aufgeführten Importlohnarten zugelassen. Die Beschränkung steht auf Seite 4, die Liste auf Seiten 6–7 des Leitfadens, Stand 07/2026. Bei Importversion 2 werden die Lohnsteuer- und SV-Kennzeichen aus der internen Lohnartendefinition übernommen; siehe Seite 5.
Unsere Schlussfolgerung für die Freigabe: Eine ähnlich klingende Bezeichnung reicht als Zuordnungsnachweis nicht aus. Verwende beispielsweise folgende Bearbeitungsstände, damit technische Vorbereitung und fachliche Bestätigung auseinanderbleiben:
- Geprüft: Definition und Zielabbildung sind nachvollziehbar dokumentiert.
- Klärung offen: Eine Angabe fehlt; die Importposition wird bis zur Klärung zurückgestellt. Ihre abrechnerische Behandlung bleibt ausdrücklich offen.
- Separat bearbeiten: Der ausgewählte Importweg bildet den Sachverhalt nicht nachweisbar ab; ein anderer Erfassungsweg wird festgelegt.
Empfehlung: Fasse unterschiedliche Quelllohnarten nicht allein wegen gleicher Beträge zusammen. Prüfe auch den umgekehrten Fall: Enthält eine Quelllohnart mehrere unterschiedlich vereinbarte Zahlungen, dokumentiere diese einzeln. Bewahre die ursprüngliche Quellnummer als Referenz auf, auch wenn sie im Zielsystem nicht als Abrechnungsnummer verwendet wird. So bleibt eine Rückfrage zur letzten Altabrechnung zuordenbar.
4. Feste Bezüge personenbezogen neu bestätigen
Gehe für die Vorbereitung Mitarbeiter für Mitarbeiter durch. Unsere Empfehlung: Vergleiche Arbeitsvertrag, spätere Änderungsvereinbarungen und die letzte Abrechnung. Notiere für jeden festen Bezug Betrag, Zahlungsrhythmus, Beginn, Befristung und gegebenenfalls besondere Voraussetzungen. Markiere Abweichungen ausdrücklich. Übernimm insbesondere einen reduzierten Auszahlungsmonat nicht ungeprüft als neue monatliche Vereinbarung.
Das Stotax-Handbuch 2024, Seiten 24–25, beschreibt die Vorbelegung über Entgeltbestandteile und die Erfassung über zeitabhängige Entgelte unter „Zeitverwaltung – Arbeitszeiten/Entgelt“. Vorbelegte Entgeltbestandteile werden bei jeder neuen Arbeitnehmerabrechnung erneut vorgeschlagen. Empfehlung: Lass den geeigneten Erfassungsweg festlegen, bevor Du dieselbe Zahlung an mehreren Stellen hinterlegst. Die Beschreibung belegt den dokumentierten Funktionsstand, nicht ungeprüft jede spätere Programmversion.
Praktisches Beispiel: Vereinbart sind 3.400 Euro Monatsgehalt und eine unbefristete Funktionszulage von 150 Euro. Zusätzlich wurden im Oktober einmalig 600 Euro gezahlt. Für die Novembervorbereitung lässt Du die beiden fortgeltenden Vereinbarungen einrichten. Unsere Kontrollregel: Die 600 Euro werden nicht allein aus der Oktoberabrechnung als neuer Novemberbezug übernommen. Prüfe eine erneute Zahlung gesondert anhand ihrer Grundlage. Die steuerliche Behandlung dieser Beispielzahlung ist damit ausdrücklich nicht festgelegt.
5. Den Importweg passend zum Datenzweck auswählen
Lexware Office beschreibt seinen DLS-Export als Export für Prüfungen des Finanzamts; siehe Herstellerhilfe, Abschnitt zur digitalen Lohnschnittstelle. Unsere daraus abgeleitete Vorsichtsregel: Behandle eine solche Exportdatei nicht ohne Inhaltsprüfung als vollständige Übergabe aller künftig geltenden Personenvereinbarungen. Das ist keine Behauptung, dass eine bestimmte Vereinbarung in jeder DLS-Datei fehlen würde. Entscheidend ist die Prüfung des konkreten Inhalts und seines vorgesehenen Verwendungszwecks.
Stotax unterscheidet monatliche Lohnarten und Arbeitnehmer-Stammdatenänderungen auf Seite 2 sowie Seite 8 vom Export und Import zeitabhängiger Entgelte auf Seiten 16–19. Bei zeitabhängigen Entgelten werden interne Arbeitnehmer-IDs und Zeitmodell-IDs verwendet; die Einzelheiten stehen auf Seiten 16–18. Empfehlung: Lass die Zuordnung anhand eines Zielsystemexports prüfen, statt Quellkennungen ungeprüft in diese Zielfelder zu übernehmen.
Unsere Empfehlung: Sichere vor jedem produktiven Import den Zielbestand und dokumentiere Dateiname, Version, Zeitraum und Zweck. Teste zunächst wenige aussagekräftige Personen. Kläre ausdrücklich, ob ein erneutes Einlesen vorhandene Werte aktualisiert oder zusätzliche Positionen erzeugt. Übertrage eine Bestätigung für einen bestimmten Importweg nicht ungeprüft auf andere Verfahren. Solange das Verhalten nicht feststeht, sollte niemand dieselbe Datei vorsorglich nochmals einspielen.
6. Doppelte Entgelte mit einer Herkunftskontrolle verhindern
Ordne als praktische Kontrollregel jeder erwarteten Zahlung genau einen vorgesehenen Entstehungsweg zu: etwa feste Hinterlegung, monatlicher Bewegungsdatenimport oder manuelle Erfassung. Wenn mehrere Datenquellen dieselbe Zahlung enthalten, lass ihr Zusammenspiel vor der Freigabe prüfen und dokumentieren. Notiere dazu nicht nur den Dateinamen, sondern auch die betroffene Person, den Bezugsmonat und die konkrete Entgeltposition.
Für das Beispiel mit 3.400 Euro Gehalt und 150 Euro Zulage erwartest Du bei einem unveränderten vollen Monat 3.550 Euro aus diesen beiden Positionen. Enthält die Bewegungsdatei nochmals 3.400 Euro Gehalt, ist vor Freigabe zu klären, ob dadurch ein doppelter Ansatz entsteht. Unsere Empfehlung: Prüfe nicht nur die Gesamtsumme. Eine fehlende Zulage und eine andere überhöhte Position könnten sich rechnerisch ausgleichen.
7. Die erste Abrechnung und den Folgemonat freigeben
Nutze für die Testfreigabe möglichst einen unveränderten Gehaltsfall, eine befristete Zulage, eine Entgeltänderung und einen Fall mit zusätzlicher Monatszahlung. Diese Auswahl ist eine praktische Empfehlung, keine vorgeschriebene Stichprobe. Vergleiche Vereinbarung und Ergebnis positionsweise. Dokumentiere außerdem, welche Unterschiede zur letzten Altabrechnung wegen des neuen Monats tatsächlich erwartet werden.
- Sind alle fortgeltenden Bezüge genau einmal angesetzt?
- Sind beendete und rein historische Zahlungen von einer ungeprüften Wiederholung ausgeschlossen?
- Stimmen Beträge, Einheiten, Gültigkeiten und fachlich geprüfte Zielzuordnungen?
- Sind offene Importmeldungen geklärt und manuelle Ergänzungen vermerkt?
Prüfe nach erfolgreichem Start auch den Folgemonat: Bleiben die richtigen festen Bezüge bestehen, und werden einmalige Positionen nicht erneut angesetzt? Unsere Dokumentationsempfehlung: Bewahre Mappingliste, Vereinbarungsübersicht, Importprotokoll und Freigabevermerk zusammen auf. Bei unklarer Zielabbildung sollte die zuständige Fachperson den weiteren Erfassungsweg entscheiden. Verstehe eine technische Annahmebestätigung nicht als Ersatz für diese fachliche Prüfung. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- STOTAX: Leitfaden Import monatlicher Bewegungsdaten, Stand 07/2026, 19 Seiten. Zulässige Importlohnarten: Seiten 4 und 6–7; Kennzeichen bei Version 2: Seite 5; getrennte Verfahren: Seiten 2, 8 und 16–19; interne Arbeitnehmer- und Zeitmodellkennungen: Seiten 16–18. Abruf: 05.11.2026.
- STOTAX GmbH & Co. KG: Handbuch Gehalt und Lohn 2024, insbesondere Seiten 24–25. Als ältere Herstellerdokumentation verwendet. Abruf: 05.11.2026.
- Lexware Office: Wie komme ich an meine Lohndaten für eine Betriebsprüfung?, datiert 22.09.2026, Abschnitt DLS-Export für Prüfungen des Finanzamts. Abruf: 05.11.2026.
