Für den ersten Abrechnungsmonat mit einer neuen Lohnbuchhaltung brauchst Du einen verbindlichen Startmonat, vollständige Übergabeunterlagen und eine dokumentierte Freigabe. Trenne dabei drei Aufgaben: Personaldaten übernehmen, bisherige Abrechnungsergebnisse fachlich fortführen und den neuen Monat abrechnen. Ein erfolgreicher Datenimport erledigt nicht automatisch alle drei. Der folgende Ablauf ist eine organisatorische Empfehlung für kleine und mittlere Unternehmen – besonders beim Wechsel innerhalb des Jahres.
Stand: 5. November 2026. Der Leitfaden ersetzt keine Prüfung einzelner steuerlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Sachverhalte.
1. Lege fest, wo die alte Abrechnung endet
Vereinbare schriftlich, welchen Monat die bisherige Stelle zuletzt und welchen die neue Stelle zuerst abrechnet. Ergänze, wer spätere Korrekturen früherer Monate bearbeitet. Unser Vorschlag: Halte diese Abgrenzung auf einer Übergabeseite fest, einschließlich Ansprechpartnern und Vertretung. So entsteht bei einer nachträglich gemeldeten Prämie oder Fehlzeit keine Zuständigkeitslücke.
Unterscheide außerdem zwischen einem Betreuerwechsel im bestehenden Lohnsystem und einem tatsächlichen Programmwechsel. Beim Programmwechsel muss die neue Fachperson zusätzlich klären, welche historischen Daten übernommen werden und welche Meldeschritte erforderlich sind. Lass Dir den vorgesehenen Weg erklären, statt einen Portalzugang mit einer fertigen Systemumstellung gleichzusetzen.
2. Stelle drei getrennte Unterlagenpakete zusammen
Unsere Empfehlung: Sortiere die Übergabe nach ihrem Zweck. Das erleichtert Rückfragen und macht sichtbar, ob lediglich Stammdaten vorhanden sind oder auch die Abrechnungshistorie. Die folgende Liste ist eine Arbeitsgrundlage; welche zusätzlichen Unterlagen Dein Betrieb benötigt, bestimmt die zuständige Fachperson anhand der Beschäftigungen und des eingesetzten Lohnsystems.
- Stammdaten und Vereinbarungen: Beschäftigtenliste, Personalnummern, Arbeitsverträge und Nachträge, Arbeitszeiten, Vergütungsbestandteile, Krankenkassen sowie betriebliche Altersversorgung.
- Historie und Vorträge: bisherige Lohnkonten, originale Abrechnungen, Lohnjournale, übermittelte Meldungen samt Rückmeldungen und offene Korrekturfälle.
- Daten des Startmonats: Stunden, Zuschläge, Einmalzahlungen, Ein- und Austritte, Änderungen sowie Fehlzeiten mit Beginn und Ende.
Warum reichen Namen und Monatsgehälter nicht? Das Lohnkonto enthält deutlich mehr: Nach § 4 LStDV sind unter anderem Zahlungszeitraum, Arbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer und gesondert aufzuzeichnende Bezüge zu dokumentieren. Eine einfache Personalliste bildet diese Informationen nicht ab.
3. Prüfe Vortragswerte und Originalabrechnungen separat
Bei einem unterjährigen Systemwechsel darf die bisherige Abrechnungshistorie nicht ungeprüft fehlen. Welche Vortragswerte wann einzutragen sind, hängt vom Zielsystem und Abrechnungsfall ab. Lexware Office unterscheidet beispielsweise Vorträge für Lohnsteuerbescheinigungen, Einmalzahlungen und UV-Jahresmeldungen. Die Herstellerübersicht zu Vortragswerten zeigt diese getrennten Zwecke. Daraus folgt keine einheitliche Eingabefrist für sämtliche Programme.
Lass die Fachperson die benötigten Werte aus den bisherigen Unterlagen übernehmen und gegenprüfen. Dazu können steuerliche Jahressummen, beitragspflichtige Entgelte und Sozialversicherungstage gehören. Lexware beschreibt für Einmalzahlungen ausdrücklich, dass bei voneinander abweichenden Versicherungszweigen getrennte Bruttowerte und zugehörige SV-Tage benötigt werden können. Eine einzige Gesamtbruttosumme ist deshalb kein verlässlicher Ersatz.
Fordere daneben die originalen Abrechnungen aus dem bisherigen System an. Vortragswerte sind keine vollständige Kopie aller monatlichen Vorgänge. Wie praktisch diese Unterscheidung ist, zeigt die Lexware-Anleitung für Arbeitsbescheinigungen nach einem Wechsel: Sie verlangt alte Abrechnungsunterlagen sowie Angaben zu Arbeitszeitänderungen und Fehlzeiten. Unsere Empfehlung lautet daher: Vorträge prüfen und Originalunterlagen sichern – als zwei getrennte Übergabepunkte.
4. Verwechsle den Portalimport nicht mit dem Lohnsystemwechsel
Bei busta paga erfassen und pflegen Arbeitgeber Personaldaten im geschützten Kundenportal. Die zuständige Fachperson erledigt die Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Das Portal ist keine eigene Lohnberechnungsengine und besitzt keine eigenen ELStAM-, DEÜV- oder eAU-Meldeschnittstellen. Ein dort bestätigter Import bedeutet deshalb nicht, dass sämtliche Vortragswerte, historischen Abrechnungen und Meldungen im Lohnsystem vollständig vorliegen.
Der Portalimport unterstützt DLS-ZIPs mit index.xml und Stotax-Zusatzdateien. Prüfe die Vorschau vor der ausdrücklichen Bestätigung: Sie steht 15 Minuten bereit; je Import gelten höchstens 25 MB ZIP-Größe und 500 Personen. Eine gleiche Personalnummer aktualisiert den eigenen Bestand, fehlende Personen werden nicht automatisch gelöscht. Unsere Empfehlung: Gleiche die Beschäftigtenliste deshalb auch auf ausgeschiedene oder doppelt angelegte Personen ab.
Auch ein heruntergeladenes Differenzpaket ist kein Nachweis eines erfolgreichen Stotaximports. Die tatsächliche Verarbeitung muss im eingesetzten Stotax geprüft werden. Notiere daher getrennt: Paket bereitgestellt, heruntergeladen und im Lohnsystem geprüft. Die Pakete bleiben unveränderlich und nummeriert; nach dem Anlegen beginnt die nächste Änderungssammlung.
5. Plane rückwärts von Auszahlung und Meldeterminen
Lege zuerst den vorgesehenen Auszahlungstag fest. Plane davor Zeit für Bankfreigabe, Ergebnisprüfung, Rückfragen und Datenlieferung ein. Diese internen Termine sind organisatorische Vereinbarungen, keine allgemeinen gesetzlichen Abgabefristen. Übernimm außerdem die tatsächlich geltenden Melde- und Zahlungstermine in Deinen Kalender; ein Start mitten im Monat verschiebt sie nicht automatisch.
- Beitragsnachweis: Er muss nach der TK-Erläuterung am fünftletzten Bankarbeitstag um 0 Uhr vorliegen, also spätestens am Vortag übermittelt sein. Beachte den Kassensitz und regionale Feiertage.
- Sozialversicherungsbeiträge: Für die hier betrachteten Beiträge aus Arbeitsentgelt gilt grundsätzlich der drittletzte Bankarbeitstag des laufenden Monats. § 23 Absatz 1 SGB IV regelt auch voraussichtliche Beitragsschuld, Vormonatsverfahren und Restbeiträge im Folgemonat.
- Lohnsteuer: Anmeldung und Abführung erfolgen grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ende des maßgeblichen Anmeldungszeitraums. Dieser kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein; maßgeblich ist § 41a EStG. Lass den konkreten Termin einschließlich möglicher Fristverschiebungen bestätigen.
6. Bestimme für jeden Schritt eine verantwortliche Person
Unsere Empfehlung: Benenne eine Person, die Änderungen sammelt, eine Fachperson für die Verarbeitung und eine freigabeberechtigte Person im Unternehmen. Ergänze jeweils eine Vertretung. Kläre ausdrücklich, wer Übermittlungsrückmeldungen kontrolliert und wer Zahlungen auslöst. „Die Lohnbuchhaltung kümmert sich“ ist zu ungenau, wenn die Bankfreigabe weiterhin bei Dir liegt.
Bei vierteljährlicher oder jährlicher Lohnsteuer-Anmeldung verdient der Wechsel besondere Aufmerksamkeit: Werte eines Anmeldungszeitraums können auf zwei Systeme verteilt sein. Die Lexware-Herstelleranleitung zum unterjährigen Wechsel beschreibt genau diesen Fall. Lass vorab festlegen, wer die vollständigen Werte zusammenführt und die Anmeldung verantwortet.
7. Prüfe die erste Abrechnung anhand konkreter Änderungen
Vergleiche den Entwurf mit dem letzten abgerechneten Monat und Deiner Änderungsliste. Kontrolliere alle Beschäftigten auf Vollständigkeit und die Gesamtauszahlung auf Plausibilität. Prüfe besonders Fälle mit verändertem Gehalt, Stundenumfang, Sachbezug oder Einmalzahlung. Das ist eine organisatorische Gegenkontrolle, keine eigene steuerliche Neuberechnung.
Beispiel: Dein Betrieb wechselt zum November 2026. Eine Beschäftigte erhält erstmals eine Prämie; bei einem Kollegen endet eine unbezahlte Fehlzeit. Frage nicht nur, ob beide Personen angelegt sind. Lass bestätigen, dass die für die Prämie benötigten Vorträge geprüft und die Fehlzeiten korrekt berücksichtigt wurden. Eine bloße Aussage wie „Import erfolgreich“ beantwortet diese Fragen nicht.
Halte offene Punkte mit Personalnummer, betroffenem Monat und gewünschter Klärung fest. Gib anschließend eine eindeutig bezeichnete Abrechnungsversion frei. Kommt danach eine Änderung hinzu, lass Dir deren Auswirkungen erläutern und die betroffenen Ergebnisse erneut vorlegen. So bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage Du die Auszahlung veranlasst hast.
8. Schließe den Startmonat mit einer kurzen Übergabeliste ab
Bewahre als organisatorischen Abschluss Freigabe, endgültige Auswertungen, Zahlungsnachweise und Übermittlungsrückmeldungen nachvollziehbar auf. Trenne erledigte Aufgaben von offenen Korrekturen. Besprich anschließend kurz, welche Angaben zu spät kamen und welcher interne Termin im nächsten Monat angepasst werden sollte. Fertig ist der Start nicht schon mit der ersten Abrechnung, sondern mit geklärten Ergebnissen und eindeutig zugewiesenen Restaufgaben.
Quellen und Abrufstand
- Gesetze im Internet, BMJ/BfJ: § 4 LStDV – Lohnkonto; § 41a EStG – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer; § 23 SGB IV – Fälligkeit. Abruf: 05.11.2026.
- Lexware Office: Vortragswerte: Überblick; Vorträge für Einmalzahlungen; Vorträge für Arbeitsbescheinigungen; Lohnsteuer-Anmeldung beim Wechsel. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Bis wann müssen Beitragsnachweise eingereicht werden? Abruf: 05.11.2026.
