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Die erste Lohnabrechnung als Arbeitgeber vorbereiten

Vor der ersten Lohnabrechnung brauchst Du die richtigen Betriebsdaten, vollständige Personalangaben und klare Zuständigkeiten. Diese Anleitung zeigt Dir die Reihenfolge und die wichtigsten Fristen.

busta paga Redaktion6 Min. Lesezeit
Symbolbild: Unternehmerin und neuer Mitarbeiter in kleiner deutscher Tischlerei

Für Deine erste Lohnabrechnung brauchst Du drei vorbereitete Bereiche: die Kennnummern und Versicherungszuordnung Deines Unternehmens, die abrechnungsrelevanten Daten der beschäftigten Person und einen verbindlichen Ablauf für Berechnung, Meldungen und Zahlungen. Beginne damit vor dem ersten Arbeitstag. Manche Meldungen dürfen nicht bis zur monatlichen Abrechnung warten. Die folgende Reihenfolge hilft Dir, fehlende Angaben rechtzeitig zu erkennen und Aufgaben eindeutig zu verteilen.

Stand: 05.11.2026. Der Leitfaden richtet sich an Unternehmen mit Beschäftigten in Deutschland. Für Haushaltshilfen im privaten Haushalt gelten teilweise andere Verfahren. Grenzüberschreitende Beschäftigungen und besondere Versicherungsfälle benötigen eine gesonderte Prüfung.

1. Lege zuerst fest, wer welche Aufgabe übernimmt

Praktische Empfehlung: Benenne eine verantwortliche Person im Betrieb und eine Vertretung. Entscheide außerdem, ob Du selbst mit einem geeigneten Lohnsystem abrechnest oder eine externe Abrechnungsstelle beauftragst. Halte fest, wer Stammdaten prüft, Rückfragen beantwortet, Meldungen versendet und Zahlungen auslöst. „Das macht die Lohnbuchhaltung“ ist als Aufgabenbeschreibung zu ungenau.

Vereinbare einen Termin für vollständige Einstellungsunterlagen und einen monatlichen Datenstichtag. Kläre ausdrücklich, ob Dein Dienstleister nur Zahlungslisten erstellt oder auch Zahlungen vorbereitet. Eine übermittelte Meldung, eine berechnete Abrechnung und eine ausgeführte Überweisung sind unterschiedliche Arbeitsschritte. Lass Dir erklären, an welchen Rückmeldungen Du ihren jeweiligen Abschluss erkennst.

2. Kläre Unternehmensnummer und Betriebsnummer

Die Unternehmensnummer gehört zur gesetzlichen Unfallversicherung. Die 15-stellige Nummer identifiziert Dein Unternehmen im dortigen Verfahren. Die Betriebsnummer brauchst Du für die Sozialversicherungsmeldungen Deines Beschäftigungsbetriebs. Auch bei der ersten Einstellung eines Minijobbers oder Auszubildenden ist sie erforderlich. Beide Nummern erfüllen unterschiedliche Zwecke und ersetzen einander nicht. Das erläutern die DGUV zur Unternehmensnummer und die Bundesagentur für Arbeit zur Betriebsnummer.

Prüfe zuerst, ob bereits eine Unternehmensnummer und eine Zuordnung zu einer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse vorliegen. Die Mitteilungspflicht gegenüber dem Unfallversicherungsträger knüpft grundsätzlich an den Unternehmensbeginn an, nicht erst an die erste Einstellung: Sie beträgt eine Woche. Eine fristgerechte Gewerbeanzeige nach den in § 192 Absatz 1 SGB VII genannten Vorschriften erfüllt diese Mitteilungspflicht bereits. Fehlende Unterlagen solltest Du trotzdem beim zuständigen Träger klären.

Beantrage anschließend die Betriebsnummer elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit. Seit dem 1. Januar 2024 ist dafür die Unternehmensnummer erforderlich. Falls noch keine vergeben wurde, bietet der Online-Antrag der Bundesagentur eine entsprechende Antragsmöglichkeit. Halte Firmenbezeichnung, Beschäftigungsanschrift, Tätigkeit des Betriebs und Ansprechpartner bereit. Bei mehreren Standorten solltest Du die Zuordnung zum richtigen Beschäftigungsbetrieb klären, statt einfach eine vorhandene Nummer zu verwenden.

3. Stelle die Personalunterlagen zusammen

Praktische Empfehlung: Verwende einen strukturierten Personalfragebogen und gleiche ihn mit den vereinbarten Arbeitsbedingungen ab. Die folgende Arbeitsliste bündelt typische Angaben für die Abrechnung; sie bedeutet nicht, dass jeder Nachweis in jedem Beschäftigungsfall erforderlich ist. Welche zusätzlichen Unterlagen gebraucht werden, sollte die zuständige Abrechnungsfachperson anhand des konkreten Falls bestimmen.

  • Person: vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Versicherungsnummer, soweit bekannt.
  • Beschäftigung: Eintrittsdatum, Tätigkeit, Arbeitsort, Wochenarbeitszeit und gegebenenfalls Befristung.
  • Vergütung: Bruttogehalt oder Stundenlohn, vereinbarte Zuschläge, Einmalzahlungen, Sachbezüge und Auszahlungstermin.
  • Steuer und Versicherung: steuerliche Identifikationsnummer, Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis, Krankenkasse beziehungsweise Angaben zur privaten Versicherung.
  • Ergänzungen: Bankverbindung, weitere Beschäftigungen und fallabhängige Nachweise, etwa zu Studium oder Rentenbezug.

Für den ELStAM-Abruf benötigt der Arbeitgeber insbesondere Identifikationsnummer, Geburtsdatum und die Auskunft über Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Steuerklasse und Freibeträge werden grundsätzlich elektronisch bereitgestellt; eine eigene Schätzung ersetzt den Abruf nicht. Bei eigener Durchführung brauchst Du einen eingerichteten Zugang und ein unterstützendes Lohnprogramm oder die Arbeitgeberfunktionen in Mein ELSTER. Einzelheiten beschreibt die ELSTER-Fachseite für Arbeitgeber.

Fehlt die Versicherungsnummer, ist das kein Anlass, eine Nummer zu erfinden oder die Anmeldung unbegrenzt aufzuschieben. Die zuständige Abrechnungsstelle muss vor der Anmeldung die elektronische Versicherungsnummernabfrage nutzen. Ist noch keine Nummer vergeben, werden die erforderlichen Vergabedaten mit der Anmeldung übermittelt. Den Ablauf erläutert die Techniker Krankenkasse zur Versicherungsnummernabfrage.

4. Lass die Versicherungszuordnung vorab prüfen

Übernimm Bezeichnungen wie „Minijob“ oder „Werkstudent“ nicht ungeprüft aus dem Arbeitsvertrag. Vor der Anmeldung muss feststehen, wie die Beschäftigung tatsächlich einzuordnen ist. Bei gewerblichen Minijobs verlangt auch die Minijob-Zentrale ausdrücklich eine vorherige Prüfung. Angaben zu weiteren Beschäftigungen gehören deshalb frühzeitig auf den Tisch.

Praktische Empfehlung: Markiere besondere Konstellationen direkt bei der Datenübergabe: beispielsweise Studium, Rentenbezug, private Krankenversicherung oder eine familiäre beziehungsweise gesellschaftsrechtliche Verbindung zum Arbeitgeber. Lass offene Versicherungsfragen nicht durch eine vermeintlich passende Softwareauswahl entscheiden. Die Einzugsstelle entscheidet auf Verlangen des Arbeitgebers durch Bescheid über Versicherungspflicht und Beitragshöhe; Grundlage ist § 28h Absatz 2 SGB IV.

5. Trenne Eintrittsmeldungen von der Monatsabrechnung

Die reguläre Anmeldung einer versicherungspflichtigen Beschäftigung erfolgt mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Das bestimmt § 6 DEÜV. Diese Höchstfrist ist kein allgemeiner Aufschub für sämtliche Meldungen. Prüfe vor dem Eintritt insbesondere zwei zusätzliche Verfahren.

  • Sofortmeldung: In den gesetzlich genannten Branchen muss sie spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorliegen. Dazu gehören beispielsweise Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung. Maßgeblich ist die vollständige Branchenliste in § 28a Absatz 4 SGB IV. Die Sofortmeldung ersetzt die reguläre Anmeldung nicht.
  • Pflegeversicherung: Bei Beginn einer in der sozialen Pflegeversicherung versicherungspflichtigen Beschäftigung ist die zusätzliche Meldung für das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung innerhalb von sieben Tagen abzugeben. Das regelt § 28a Absatz 13 SGB IV.

Beispiel: Du eröffnest ein Café und stellst erstmals eine Servicekraft ein. Eine vollständige Datenlieferung erst am Monatsende kann für die Sofortmeldung zu spät sein. Vereinbare deshalb vor dem ersten Einsatz, wer diese Meldung abgibt und den Verarbeitungsnachweis kontrolliert. Prüfe die übrigen Eintrittsmeldungen davon getrennt.

6. Plane Beiträge, Steuern und Nettolohn getrennt

Für den üblichen betrieblichen Abrechnungsfall sind Sozialversicherungsbeiträge in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats fällig. Ein verbleibender Rest wird grundsätzlich im Folgemonat fällig. Der Beitragsnachweis ist bereits zwei Arbeitstage vor Beitragsfälligkeit zu übermitteln. Grundlage sind § 23 Absatz 1 SGB IV und § 28f Absatz 3 SGB IV. Für Haushaltsscheckfälle gelten abweichende Regeln.

Lohnsteuer-Anmeldung und Abführung sind grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des maßgeblichen Anmeldungszeitraums fällig. Dieser ist nicht bei jedem Arbeitgeber monatlich: § 41a EStG sieht auch vierteljährliche und jährliche Zeiträume vor. Bei einer neu eröffneten Betriebsstätte ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats maßgeblich. Lass Deinen Anmeldungszeitraum bei der Einrichtung bestimmen.

Praktische Empfehlung: Trage zusätzlich den vereinbarten Auszahlungstermin des Nettolohns ein. Reserviere Liquidität für Nettolöhne, Arbeitgeberanteile, Steuern und weitere anfallende Abgaben. Kläre Lastschriftmandate sowie Zahlungsfreigaben rechtzeitig. Eine fertige Abrechnung allein sorgt weder für gedeckte Konten noch für eine ausgeführte Zahlung.

7. Übergib vollständig und kontrolliere den ersten Lauf

Praktische Empfehlung: Übergib Firmendaten, Kennnummern, Personalangaben und Vergütungsvereinbarungen gesammelt über den vereinbarten geschützten Übertragungsweg. Kennzeichne fehlende Angaben ausdrücklich. Eine offene Frage mit Verantwortlichem und Rückmeldetermin ist hilfreicher als ein leer gelassenes Feld, dessen Bedeutung niemand kennt. Spätere Änderungen sollten immer mit ihrem Gültigkeitsdatum weitergegeben werden.

Bei busta paga erfasst und pflegt der Arbeitgeber die Personaldaten im geschützten Kundenportal. Die zuständige Fachperson erledigt Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Das Speichern eines Personalfragebogens ist deshalb keine automatische Anmeldung bei Finanzverwaltung oder Sozialversicherung. Vereinbare auch hier ausdrücklich, wann die Daten zur fachlichen Bearbeitung bereitstehen.

Kontrolliere vor der Zahlungsfreigabe Eintrittsdatum, Abrechnungszeitraum, Bruttovereinbarung, Stunden, Zuschläge und Bankverbindung. Lass Dir offene Meldungen und Fehlerrückmeldungen nennen. Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist eine Abrechnung in Textform zu erteilen; die Ausnahme für unveränderte Folgeabrechnungen hilft beim ersten Lauf nicht. Rechtsgrundlage ist § 108 GewO. Bewahre anschließend Abrechnung, Zahlungsunterlagen und Melderückmeldungen geordnet auf.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Alle Quellen abgerufen am 05.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung.

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