Behalte den DLS-Originalexport unverändert und bearbeite zusätzliche Stammdaten ausschließlich in einer Kopie der vorgesehenen Zusatzdatei. Lege Personalnummern vor dem Einlesen als Text fest, übernimm Kopfzeile und Semikolon aus der Vorlage und schreibe Datumswerte genau im erwarteten Zielschema. Entscheidend ist nicht, wie die Tabelle aussieht, sondern welcher Text tatsächlich in der gespeicherten CSV-Datei steht.
Dieser Leitfaden begleitet die Vorbereitung eines DLS-Pakets mit zusätzlichen Stammdaten für die Datenübernahme. Er beschreibt keinen monatlichen Änderungsimport in Stotax. Die folgenden Kontrollen sind praktische Empfehlungen für einen nachvollziehbaren Arbeitsablauf.
1. DLS-Original und Zusatzdateien getrennt halten
Die Digitale LohnSchnittstelle wurde für die Übergabe von Daten aus dem Lohnabrechnungsprogramm an die Finanzverwaltung entwickelt. Sie strukturiert Dateien und Datenfelder einheitlich. Das erläutert die Finanzverwaltung in ihren Informationen zur DLS. Daraus folgt keine allgemeine Zusage, dass jedes Lohnprogramm sämtliche Inhalte eines fremden Exports übernehmen kann.
Lege deshalb einen unveränderten Originalexport und daneben einen Arbeitsordner an. Öffne die DLS-Originaldateien nicht zur Bearbeitung in Excel und speichere sie dort nicht erneut. Korrigiere Fehler des ursprünglichen Datenbestands möglichst im abgebenden Lohnsystem und erstelle anschließend einen neuen Export. Zusätzliche Angaben gehören in die dafür bereitgestellten Zusatzdateien, nicht durch nachträgliches Einfügen weiterer Spalten in die DLS-Dateien.
Halte außerdem fest, zu welchem Arbeitgeber und Datenstand der Export gehört. Bei der Zusammenstellung muss die Beschreibungsdatei bei den zugehörigen Datendateien bleiben. Beispielsweise nennt die Quick-Lohn-Dokumentation zum DLS-Export neben mehreren CSV-Dateien auch INDEX.XML und eine DTD-Datei. Übernimm die vom jeweiligen Export erzeugte Zusammenstellung vollständig.
2. Mit der vorgesehenen Vorlage beginnen
Nutze für Zusatzdaten die Vorlage des konkreten Übernahmewegs. Eine selbst entworfene Tabelle mit ähnlich klingenden Überschriften ist kein gleichwertiger Ersatz. Bewahre die leere Vorlage separat auf und arbeite mit einer Kopie. Ändere Dateinamen, Spaltenbezeichnungen und Reihenfolge nicht ohne entsprechende Vorgabe. Erläuterungen für die zuständige Fachperson gehören in eine separate Nachricht, nicht als zusätzliche Überschrift über die Kopfzeile.
Zur fachlichen Einordnung hilft die Stotax-Feldübersicht für den Arbeitnehmer-Importlauf: Sie führt unter anderem Personalnummer, Geburtsdatum, Postleitzahl und steuerliche Identifikationsnummer auf. Sie enthält außerdem Einschränkungen für bestimmte Felder bei ergänzenden Importläufen. Verwende sie als Feldreferenz, nicht als universelle Bauanleitung für beliebige Zusatzdateien. Welche Spalten Deine Datei benötigt, richtet sich nach ihrer vorgesehenen Vorlage und Zuordnung.
3. Personalnummern vor der Bearbeitung als Text festlegen
Behandle eine Personalnummer als Schlüssel, nicht als Rechenwert. Aus 000127 darf beim Bearbeiten nicht 127 werden. Im Kundenportal von busta paga verbindet eine stabile Personalnummer Stammdaten, ergänzende Formularangaben und Bezüge. Bestehende Personen werden anhand ihrer Personalnummer aktualisiert. Eine versehentlich veränderte Nummer gefährdet deshalb die richtige Zuordnung.
- Öffne die Zusatzdatei über die Text- oder CSV-Importfunktion Deiner Tabellenkalkulation statt per Doppelklick.
- Wähle Trennzeichen und Zeichensatz passend zur Vorlage.
- Setze die Spalte Personalnummer bereits vor dem Laden auf den Datentyp Text.
- Behandle weitere Kennungen, beispielsweise Postleitzahlen, ebenfalls gezielt als Text.
- Vergleiche nach dem Laden mehrere Schlüssel einschließlich ihrer führenden Nullen mit dem Ausgangsbestand.
Eine nachträglich eingestellte Textformatierung bringt bereits verlorene Nullen nicht zurück. Auch eine Zahlenformatierung, die sechs Stellen anzeigt, ist kein ausreichender Nachweis für den gespeicherten CSV-Inhalt. Ergänze Nullen nicht pauschal auf eine vermutete Länge: Prüfe zuerst die tatsächlichen Personalnummern im Ausgangssystem. Füge weder Apostrophe noch Formelausdrücke als vermeintlichen Schutz in die Austauschdatei ein.
4. Datumswerte nach dem Zielschema schreiben
Kläre für jede Datumsspalte zuerst das erwartete Format. Eine Vorgabe wie TT.MM.JJJJ verlangt eine andere Zeichenfolge als JJJJ-MM-TT. Wandle nicht sämtliche Dateien vorsorglich in ein vermeintliches Standardformat um. Wenn Du Datumsfelder in der Zusatzdatei bearbeitest, kontrolliere neben der Anzeige auch den später gespeicherten Text. Vermeide zweistellige Jahreszahlen und mehrdeutige Schreibweisen mit Schrägstrichen.
Die folgenden Werte sind vollständig fiktiv. Die Tabelle veranschaulicht Formatunterschiede; sie ist keine importfähige Vorlage und legt kein bestimmtes Datumsformat für Stotax oder das Kundenportal fest.
| Angabe | Fiktiver Ausgangswert | Kontrolle |
|---|---|---|
| Personalnummer | 000127 | Alle sechs Zeichen bleiben erhalten. |
| Postleitzahl | 01234 | Die führende Null bleibt erhalten. |
| Geburtsdatum bei TT.MM.JJJJ | 07.03.1988 | Tag, Monat und vierstelliges Jahr stimmen. |
| Dasselbe Datum bei JJJJ-MM-TT | 1988-03-07 | Nur verwenden, wenn dieses Zielschema gilt. |
Prüfe zusätzlich, ob das Datum kalendarisch möglich ist und zur richtigen Person gehört. Fehlende Angaben bleiben zur Klärung offen; ersetze sie nicht durch den heutigen Tag oder einen erfundenen Jahresanfang. Ein syntaktisch gültiges Datum kann fachlich trotzdem falsch sein.
5. Zeichensatz, Semikolon und Kopfzeile kontrollieren
Übernimm den für die Zusatzvorlage vorgesehenen Zeichensatz. UTF-8 und ältere Windows-Zeichensätze sind nicht beliebig austauschbar. Wähle beim Einlesen und beim Speichern bewusst die passende Einstellung. Kontrolliere Namen mit Umlauten, ß und weiteren tatsächlich vorkommenden Sonderzeichen. Werden daraus Fragezeichen oder auffällige Zeichenfolgen, gehe zur unveränderten Arbeitsgrundlage zurück, statt die beschädigte Darstellung weiterzuspeichern.
Für die hier vorbereiteten semikolongetrennten Zusatzdateien muss das Semikolon auch nach dem Speichern das Spaltentrennzeichen bleiben. Erhalte die vorgesehene Kopfzeile genau. Entferne eigene Titelzeilen und Summenzeilen. Prüfe bei Freitexten, ob enthaltene Semikolons, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüche beim Export korrekt behandelt werden. Ersetze solche Zeichen nicht blind in der gesamten Datei, weil dadurch fachliche Inhalte verändert werden können.
Speichere ausschließlich die benötigten Daten als CSV, nicht versehentlich die Tabellenarbeitsmappe unter einer anderen Dateiendung. Bewahre die bearbeitbare Arbeitsfassung getrennt auf. Öffne die fertige CSV anschließend in einem Texteditor, ohne sie zu verändern: Stimmen Kopfzeile, Trennzeichen, Personalnummern und Datumsschreibweisen? Diese Rohtextkontrolle ergänzt die Tabellenansicht und macht insbesondere verlorene Nullen sichtbar.
6. Vorschau prüfen und Übernahme bewusst bestätigen
Stelle das Paket nach der vorgesehenen ZIP-Vorlage zusammen. Laut veröffentlichter Portalbeschreibung unterstützt busta paga DLS-Pakete mit index.xml und Stotax-Zusatzdateien; je Import sind höchstens 25 MB ZIP-Dateigröße und 500 Personen möglich. Die Vorschau zeigt neue Datensätze, Aktualisierungen und Fehler. Sie gilt 15 Minuten; gespeichert wird erst nach Deiner ausdrücklichen Bestätigung.
Vergleiche die erwartete Personenzahl mit der Vorschau. Erscheint eine bekannte Person unerwartet als neu, kontrolliere zuerst ihre Personalnummer in Original und Zusatzdatei. Prüfe außerdem mindestens einen Datensatz mit führender Null, einen Namen mit Sonderzeichen und einen Datumswert. Bei systematischen Abweichungen brich ab und korrigiere die Arbeitskopie, statt zahlreiche falsche Zuordnungen einzeln zu bestätigen.
Im Portal werden fehlende Personen und leere Angaben nicht automatisch gelöscht. Ein gespeicherter Stammdatensatz löst außerdem keinen Abrechnungslauf aus. Diese Eigenschaften beschreibt die Produktseite; sie sind keine allgemeine Regel für andere Importschnittstellen. Die zuständige Fachperson muss die tatsächliche Verarbeitung im eingesetzten Lohnsystem kontrollieren.
7. Die Übergabe nachvollziehbar abschließen
Notiere für Deine Übergabe Dateiname, Arbeitgeber, Datenstand, erwartete Personenzahl und die bearbeiteten Zusatzfelder. Benenne eine verantwortliche Person für Rückfragen. Bewahre Originalexport und endgültig bestätigte Zusatzdateien getrennt von Zwischenständen auf. So lässt sich bei einer Abweichung feststellen, ob der Fehler bereits im Ausgangsbestand, während der CSV-Bearbeitung oder erst bei der Übernahme entstanden ist. Entscheidend bleibt der Abgleich mit dem übernommenen Datenbestand, nicht allein eine erfolgreiche Dateiauswahl.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Amtliches AO-Handbuch 2026, Informationen zur Digitalen LohnSchnittstelle. Abruf: 05.11.2026.
- Stotax: Importfähige Felder für Stotax Gehalt und Lohn – Arbeitnehmer-Importlauf. Abruf: 05.11.2026.
- Quick-Lohn: DLS-Schnittstelle: Prüfdatei für das Finanzamt. Abruf: 05.11.2026.
- busta paga: Kundenportal für Deine Lohnbuchhaltung. Abruf: 05.11.2026.
