Beschäftigte müssen Dir ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich mitteilen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ersetzt im Regelfall nur die Vorlage des ärztlichen Nachweises: Du oder Deine beauftragte Abrechnungsstelle ruft die Daten bei der Krankenkasse ab. Eine persönliche Krankmeldung wird dadurch nicht überflüssig. Diese Trennung ergibt sich aus § 5 Absatz 1 und 1a EFZG.
Stand: 5. November 2026. Dieser Leitfaden hilft Dir, Krankmeldungen im Betrieb entgegenzunehmen, Nachweise richtig zuzuordnen und Sonderfälle früh zu erkennen. Er ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.
1. Die Krankmeldung entgegennehmen: Was muss ankommen?
Die zentrale Nachricht lautet nicht bloß „Ich war beim Arzt“, sondern: Die Person kann krankheitsbedingt nicht arbeiten. Dazu gehört eine Einschätzung, wie lange sie voraussichtlich ausfällt. Die Mitteilungspflicht besteht auch dann, wenn aktuell kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, etwa in der Wartezeit am Beschäftigungsbeginn. Darauf weist die Techniker Krankenkasse zur Krankmeldung ausdrücklich hin.
„Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, grundsätzlich also vor Arbeitsbeginn, wenn die Arbeitsunfähigkeit bereits feststeht. Beschäftigte sollen nicht erst den Arzttermin oder die elektronische Übermittlung abwarten. Das BMAS erläutert diese fortbestehende Pflicht in seiner Broschüre „Arbeitsrecht“, Seite 49. Ist die Dauer noch unklar, empfiehlt sich eine vorläufige Einschätzung mit einer späteren Aktualisierung.
Praktisches Beispiel: „Ich bin heute arbeitsunfähig und falle voraussichtlich bis Mittwoch aus. Mein Arzttermin ist heute Nachmittag. Anschließend teile ich mit, ob sich die Dauer verändert.“ So kannst Du zunächst planen, ohne eine bereits abgeschlossene ärztliche Feststellung vorauszusetzen. Eine verbindliche Zusage, am Donnerstag gesund zu sein, ist das nicht.
2. Meldeweg und Zuständigkeit eindeutig festlegen
Ob die Krankmeldung telefonisch oder schriftlich erfolgt und ob sie an Vorgesetzte oder die Personalabteilung geht, ist innerbetrieblich festzulegen. Die AOK beschreibt diese organisatorische Aufgabe. Die eAU selbst legt keinen Kommunikationskanal zwischen Beschäftigten und Betrieb fest.
Empfehlung für kleine Betriebe: Benenne eine empfangende Stelle und eine Vertretung. Erkläre auch, was bei Nichterreichbarkeit zu tun ist. Ein Anruf bei einer einzelnen Führungskraft hilft wenig, wenn diese im Urlaub ist und niemand die Nachricht bearbeitet. Bestätige den Eingang möglichst kurz, damit Beschäftigte wissen, dass ihre Meldung angekommen ist.
- Erfasse den ersten Tag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit und das voraussichtliche Ende.
- Notiere den Eingang der Meldung und spätere Änderungen.
- Trenne die Personalplanung vom Bearbeitungsstand des ärztlichen Nachweises.
- Leite die für den Abruf erforderlichen Angaben an die zuständige Abrechnungsstelle weiter.
Diese Arbeitsschritte sind eine organisatorische Empfehlung, kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Halte den Ablauf so einfach, dass er auch morgens vor einer Frühschicht funktioniert.
3. Ärztliche Feststellung: Nicht mit der Meldefrist verwechseln
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist der ärztliche Nachweis grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag erforderlich. Du darfst ihn früher verlangen, auch ab dem ersten Tag. Für gesetzlich Versicherte im regulären eAU-Verfahren gilt zu diesen Zeitpunkten die Pflicht zur ärztlichen Feststellung und zur Aushändigung einer Bescheinigung statt der üblichen Vorlage beim Arbeitgeber. Maßgeblich ist § 5 Absatz 1 und 1a EFZG.
Beispiel: Eine Beschäftigte wird am Freitag arbeitsunfähig und bleibt es bis Montag. Freitag, Samstag und Sonntag sind drei Kalendertage; das Wochenende zählt mit. Ist Montag ihr nächster Arbeitstag und besteht keine frühere Nachweisanforderung, ist dann die ärztliche Feststellung erforderlich. Die Krankmeldung selbst darf deshalb nicht bis Montag warten. Prüfe bei abweichenden Schichten immer den konkreten Arbeitsplan.
Praktisch solltest Du Deine Nachweisregel bereits beim Eintritt erklären: Gilt die gesetzliche Grundregel oder wird eine frühere Feststellung verlangt? Vermeide unklare Aussagen wie „Ab drei Tagen brauchen wir etwas“. Sie lassen offen, ob Kalendertage oder Arbeitstage gemeint sind und wann genau gehandelt werden muss.
4. Verlängerungen melden und den nächsten Abruf veranlassen
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als bisher mitgeteilt, müssen Beschäftigte Dich über die Fortdauer und deren voraussichtliche Dauer informieren. Überschreitet sie auch den bescheinigten Zeitraum, ist ein neuer ärztlicher Nachweis beziehungsweise im regulären eAU-Verfahren eine erneute ärztliche Feststellung erforderlich. Grundlage für diese Anzeige- und Nachweispflichten ist § 5 Absatz 1 und 1a EFZG. Die ursprüngliche Krankmeldung ist keine unbegrenzte Abwesenheitsanzeige.
Die BMAS-Broschüre „Arbeitsrecht“, Seiten 49–50, erläutert hierzu ausdrücklich den erneuten ärztlichen Nachweis bei Überschreiten der bescheinigten Dauer und die Besonderheiten der eAU. Die Mitteilung einer Verlängerung an Dich ist davon als eigener Schritt zu unterscheiden: Ein neuer ärztlicher Nachweis ersetzt nicht die Nachricht, dass die Person weiter ausfällt.
Für das elektronische Verfahren ist jeder bescheinigte AU-Zeitraum separat abzufragen. Ein dauerhaftes Abonnement sämtlicher Krankmeldungen gibt es nicht. Die TK erklärt diese Einschränkung und mögliche betriebliche Abläufe. Empfehlung: Erfasse eine Verlängerung als eigenen Bearbeitungsschritt und informiere die Abrechnungsstelle, statt lediglich das Enddatum im Dienstplan zu überschreiben.
5. eAU abrufen: Kein automatischer Versand an Deinen Betrieb
Im regulären Verfahren übermittelt die Praxis die eAU an die Krankenkasse. Du fragst die Arbeitgeberdaten über ein geeignetes systemgeprüftes Programm oder das SV-Meldeportal an. Dafür müssen ein Beschäftigungsverhältnis für den angefragten Zeitraum und eine vorherige Mitteilung der betreffenden Abwesenheit vorliegen. Die AOK erläutert Abrufwege und Berechtigung. Eine Softwareautomatisierung ersetzt diese Voraussetzungen nicht.
Bei einer vertragsärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit enthält die Arbeitgeberrückmeldung insbesondere die voraussichtliche Dauer, das Feststellungsdatum und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung; bei einer Erstbescheinigung wird auch „Arbeitsunfähigkeit seit“ übermittelt. Die konkrete Aufstellung findest Du auf der TK-Seite „Welche Informationen erhalten Arbeitgeber über den eAU-Datenaustausch?“. Bei anderen Nachweisarten kann der Inhalt abweichen.
Diagnosen und Angaben zur behandelnden Praxis werden nicht übermittelt. Das bestätigt die TK zur Übermittlung der Krankmeldungsdaten. Empfehlung für die normale Krankmeldung: Frage nach dem Ausfallzeitraum und dem Nachweisstand, nicht nach Symptomen.
6. Sonderfälle: Wann Beschäftigte selbst Nachweise vorlegen
Prüfe zuerst die Versicherung und die Art des Nachweises. Privat krankenversicherte Beschäftigte nehmen derzeit nicht am regulären Arbeitgeber-eAU-Verfahren teil und müssen die Bescheinigung weiterhin selbst vorlegen. Auch bei privatärztlich oder im Ausland festgestellter Arbeitsunfähigkeit gesetzlich Versicherter ersetzt eine elektronische Rückmeldung nicht den Nachweis des Zeitraums: Sie kann lediglich bestätigen, dass ein anderer Nachweis vorliegt. Die TK erläutert diese Unterschiede.
Weitere Abgrenzungen: Minijobs im Privathaushalt sind ausgenommen; gesetzlich versicherte Minijobber im Unternehmen werden dagegen grundsätzlich über ihre Krankenkasse abgefragt. Die Erkrankung eines Kindes ist keine eigene Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten und wird nicht über dessen reguläre eAU nachgewiesen. Diese Fälle beschreibt die TK bei der Erfassung von Krankmeldungen.
Beginnt die Arbeitsunfähigkeit im Ausland, müssen Beschäftigte Dir zusätzlich ihre Adresse am Aufenthaltsort auf schnellstmöglichem Weg mitteilen. Die Mitteilungskosten trägst Du. Gesetzlich Versicherte müssen auch ihre Krankenkasse informieren, ihr eine Verlängerung anzeigen und bei arbeitsunfähiger Rückkehr Arbeitgeber und Krankenkasse unverzüglich unterrichten. § 5 Absatz 2 EFZG erlaubt dabei bestimmte Meldewege über ausländische Sozialversicherungsträger.
7. Wenn beim Abruf kein Nachweis vorliegt
Eine fehlende eAU ist zunächst ein Klärungsfall. Eine zu frühe Anfrage oder ein falsches Anfangsdatum kann die Ursache sein; auch technische Störungen sind möglich. Die TK nennt diese Fehlerquellen und das Ersatzverfahren. Die Rückmeldung allein beweist deshalb nicht, dass Beschäftigte ihre Pflichten verletzt haben.
Empfohlene Reihenfolge: Prüfe zuerst Krankenkasse, Personendaten und Abwesenheitsbeginn. Frage anschließend nach dem Datum der ärztlichen Feststellung und danach, ob ein Ausnahmefall oder ein Ersatzdokument vorliegt. Dokumentiere die Klärung getrennt von der ursprünglichen Krankmeldung. So vermeidest Du, dass eine technische Lücke vorschnell als unentschuldigtes Fehlen behandelt wird, und gibst der Abrechnungsstelle einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz: § 5 EFZG – Anzeige- und Nachweispflichten. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Arbeitsrecht, Seiten 49–50. Abruf: 05.11.2026.
- AOK: eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Stand 16.09.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Wann müssen mir meine Beschäftigten melden, dass sie arbeitsunfähig sind?, Stand 01.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: So können Sie die Krankmeldungen für Ihre Beschäftigten erfassen, Stand 17.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: In welchen Fällen übermittelt die TK meine Krankmeldung an meinen Arbeitgeber?, Stand 22.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Wie ist das Verfahren, wenn erkrankte Beschäftigte privat versichert sind oder bei einem Privatarzt waren?, Stand 17.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Gibt es die Ausfertigung der AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber weiterhin?, einschließlich FAQ zu fehlenden Daten und Ersatzverfahren, Stand 17.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Welche Informationen erhalten Arbeitgeber über den eAU-Datenaustausch?, Stand 17.06.2026. Abruf: 05.11.2026.
