Wenn Du Sonderzahlungen abrechnen lässt, solltest Du der zuständigen Fachperson mehr als Namen und Beträge übermitteln: Zahlungsgrundlage, Zweck, Bezugszeitraum, Auszahlungstermin und relevante Beschäftigungsdaten gehören in eine vollständige Abrechnungsanweisung. Diese Zusammenstellung ist eine praktische Empfehlung. Die rechtliche Einordnung erfolgt getrennt für Lohnsteuer und Sozialversicherung: Ein steuerlicher sonstiger Bezug und einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind keine pauschal austauschbaren Begriffe. Die unterschiedlichen Prüfungen ergeben sich aus § 39b Absatz 3 EStG und § 23a SGB IV.
Stand: 05.11.2026. Die Checkliste ist eine praktische Arbeitshilfe für Arbeitgeber, keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Sie betrifft insbesondere Weihnachtsgeld, zusätzliches Urlaubsgeld und Prämien.
1. Kläre zuerst, warum die Zahlung geleistet wird
Beginne nicht mit der Lohnart im Abrechnungssystem, sondern mit der zugrunde liegenden Vereinbarung. Nach der BMAS-Broschüre „Arbeitsrecht“, Abschnitt Sondervergütungen, Seite 44, kann ein Anspruch aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag oder wiederholter vorbehaltloser Gewährung entstehen. Die aktuelle Bezeichnung als „freiwillig“ ist deshalb für sich genommen keine belastbare Grundlage, um einen Anspruch auszuschließen.
Praktische Empfehlung: Lege die maßgebliche Vertragsstelle, Betriebsvereinbarung oder schriftliche Zahlungsentscheidung zur Abrechnungsanweisung. Bei einer erstmals beschlossenen freiwilligen Prämie dokumentierst Du Empfängerkreis, Betrag und Anlass. Wurde dieselbe Leistung schon mehrfach gezahlt, gehört auch die bisherige Handhabung zur Prüfung. Unklare Freiwilligkeitsvorbehalte oder widersprüchliche Zusagen solltest Du arbeitsrechtlich klären lassen, bevor Du Ansprüche verneinst oder Beträge kürzt.
Prämien und Sonderzahlungen sind außerdem keine beliebigen Nebeninformationen: § 2 Absatz 1 Satz 7 Nummer 7 NachwG nennt sie ausdrücklich bei den nachzuweisenden Entgeltbestandteilen, einschließlich Höhe, Fälligkeit und Auszahlungsart. Die Bestandteile sind jeweils getrennt anzugeben. Deine interne Abrechnungsliste ersetzt diesen Nachweis der Arbeitsbedingungen nicht. Unter den Voraussetzungen des Absatzes 4 können bestimmte Angaben allerdings durch einen Hinweis auf die dort genannten kollektivrechtlichen Regelungen ersetzt werden.
2. Übermittle Betrag, Berechnung und Freigabe gemeinsam
Praktische Empfehlung: Gib entweder einen abschließend freigegebenen Betrag oder eine eindeutige Berechnung mit allen Ausgangswerten weiter. „Ein halbes Gehalt Weihnachtsgeld“ lässt offen, welches Gehalt gemeint ist, ob variable Bestandteile mitzählen und welcher Beschäftigungsumfang gilt. Kennzeichne ausdrücklich, ob Du einen Bruttobetrag vorgibst oder eine Nettozusage prüfen lassen möchtest. Einen gewünschten Auszahlungsbetrag solltest Du nicht ungeprüft als Bruttobetrag übernehmen lassen.
| Angabe | Was konkret hineingehört | Empfohlene interne Zuständigkeit |
|---|---|---|
| Person | Personalnummer und Name | Personalverwaltung |
| Zahlungsgrund | Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder konkret beschriebene Prämie | Personalverwaltung und Führungskraft |
| Betrag | Bruttobetrag oder ausdrücklich gekennzeichnete Nettozusage | Zahlungsberechtigte Stelle |
| Berechnung | Bemessungsgrundlage, Prozentsatz, Zeitraum und vereinbarte anteilige Berechnung | Personalverwaltung |
| Termin | Fälligkeit und geplante Auszahlung | Personalverwaltung und Zahlungsverkehr |
| Freigabe | Verantwortliche Person, Datum und eindeutige Fassung | Geschäftsführung oder bevollmächtigte Stelle |
Diese Zusammenstellung und Zuständigkeitsverteilung sind organisatorische Empfehlungen, keine gesetzlich vorgeschriebene Rollenliste. Damit soll die Abrechnungsfachperson erkennen können, welche Angaben verbindlich sind und welche noch unter Vorbehalt stehen.
3. Beschreibe den Leistungszeitraum statt nur „Prämie“
Für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung kommt es grundsätzlich darauf an, ob die Vergütung für Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird. Das Abgrenzungsmerkmal steht in § 23a Absatz 1 SGB IV. Die Vorschrift enthält außerdem Ausnahmen, etwa für bestimmte Aufwendungsabgeltungen, monatlich gewährte Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen. Die Bezeichnung „Sonderzahlung“ beantwortet die Einordnungsfrage nicht. Beschreibe deshalb möglichst genau, welche Arbeit oder welchen Anlass die Geldzahlung vergütet.
Praktische Empfehlung: Übermittle bei einer leistungsabhängigen Zahlung die zugrunde liegende Vereinbarung und den Zeitraum, für den Du sie berechnet hast. Unterscheide in Deiner Beschreibung beispielsweise zwischen einer Jahreszielprämie und einer nachträglichen Vergütung konkret benannter Monatsleistungen. Leite die beitragsrechtliche Behandlung nicht allein daraus ab, dass mehrere Beträge gemeinsam ausgezahlt werden. Die zuständige Fachperson soll anhand der tatsächlichen Zahlungsgrundlage prüfen können, ob laufendes oder einmalig gezahltes Arbeitsentgelt vorliegt.
Eine konkret belegte Abgrenzung betrifft die Verteilung auf das Jahr: Wird eine Einmalzahlung in jedem Kalendermonat zu einem Zwölftel ausgezahlt, ist sie sozialversicherungsrechtlich laufendes Arbeitsentgelt. Dies erläutert die Deutsche Rentenversicherung ausdrücklich in „§ 14 SGB IV Weihnachtszuwendungen: Arbeitsentgelt“, Abschnitt „Allgemeines“. Diese beitragsrechtliche Einordnung beantwortet nicht, ob eine solche Aufteilung arbeitsrechtlich zulässig vereinbart wurde.
Beispiel und praktische Empfehlung: Du meldest im November 900 Euro „Prämie“. Fehlt die Erläuterung, bleibt offen, ob das ein Jahresbonus oder eine nachträgliche Vergütung für Septemberleistungen ist. Übermittle stattdessen den tatsächlichen Zweck, den Leistungszeitraum und die vereinbarte Zahlungsweise. Die Fachperson prüft anschließend die zutreffende Behandlung; Du musst keine Lohnart erraten.
4. Für die Lohnsteuer fehlen häufig Jahresangaben
Bei einem sonstigen Bezug wird die Lohnsteuer nicht einfach mit einem festen „Sonderzahlungssatz“ berechnet. Nach § 39b Absatz 3 EStG wird die Jahreslohnsteuer ohne und mit dem sonstigen Bezug ermittelt; die Differenz ergibt den einzubehaltenden Betrag. Dafür ist der voraussichtliche Jahresarbeitslohn entscheidend. Eine aktuelle Monatsabrechnung allein enthält nicht immer alle benötigten Informationen.
Praktische Empfehlung: Melde bereits beschlossene Gehaltsänderungen, weitere geplante Sonderzahlungen und Änderungen des Beschäftigungsumfangs, die für das restliche Jahr relevant sind. Bei unterjährigem Eintritt frage nach früheren Beschäftigungszeiten und verfügbaren Lohnsteuerbescheinigungen. Fehlen Bescheinigungen früherer Arbeitgeber, sieht § 39b Absatz 3 Satz 2 EStG eine Hochrechnung für deren Beschäftigungszeiten vor. „Nicht vorgelegt“ bedeutet deshalb nicht, dass frühere Arbeitslöhne mit null angesetzt werden dürfen.
5. Für die Sozialversicherung zählt der Beschäftigungsverlauf
Bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt wird geprüft, wie viel Raum bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze verbleibt. Die Techniker erläutert die Prüfung anhand des bisher beitragspflichtigen Entgelts. Entscheidend ist, ob dieses Entgelt die anteilige Grenze bereits ausschöpft oder noch ein Rest für die Beitragspflicht der Einmalzahlung übrig bleibt.
Für die anteilige Grenze sind nach § 23a Absatz 3 SGB IV die Beschäftigungszeiten beim selben Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bis zum Ende des Zuordnungszeitraums maßgeblich. Zeiten ohne Beiträge aus laufendem Arbeitsentgelt sind auszunehmen. Für Wertguthabenvereinbarungen gelten ergänzend die besonderen Berechnungsregeln des § 23b Absatz 1 SGB IV. Diese stehen in einer eigenen Vorschrift und sind keine Ausnahme im Wortlaut des § 23a Absatz 3.
Praktische Empfehlung: Übermittle Eintritt, Austritt, Unterbrechungen und deren genaue Zeiträume, soweit sie im Lohnsystem noch fehlen. Dazu können Elternzeit, Krankengeldbezug oder unbezahlter Urlaub gehören. Melde den tatsächlichen Sachverhalt statt selbst pauschal „beitragsfrei“ einzutragen. Weise auch auf bestehende Wertguthabenvereinbarungen hin. Nach einem Wechsel des Abrechnungsdienstleisters sollte die Fachperson außerdem prüfen können, ob Vortragswerte und bereits abgerechnete Einmalzahlungen vollständig übernommen wurden.
6. Auszahlung nach Austritt oder im Folgejahr gesondert kennzeichnen
Fälligkeit, Leistungszeitraum und tatsächliche Auszahlung sind unterschiedliche Angaben. Sozialversicherungsrechtlich gilt grundsätzlich der Zahlungsmonat. Nach Beschäftigungsende oder während des Ruhens erfolgt eine besondere Zuordnung zum letzten Entgeltabrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres. Die DRV erläutert dies auch für Weihnachtszuwendungen beim Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis. Für Zahlungen von Januar bis März kann unter den Voraussetzungen von § 23a Absatz 4 und 5 SGB IV stattdessen das Vorjahr maßgeblich werden.
Eine Jahresprämie wird nicht allein deshalb dem Vorjahr zugeordnet, weil sie dessen Leistung belohnt. Die Märzklausel verlangt insbesondere die Zahlung durch den Arbeitgeber des maßgeblichen Vorjahreszeitraums und das Überschreiten der anteiligen Grenze. Bei gesetzlich krankenversicherungspflichtigen Beschäftigten ist für diese Zuordnung allein die Krankenversicherungs-Beitragsbemessungsgrenze maßgeblich. Die Rückzuordnung gilt nicht für erst nach dem 31. März ausgezahltes Entgelt, das wegen Austritts oder Ruhens einem Zeitraum von Januar bis März zugeordnet wird. Das regelt § 23a Absatz 4 Satz 2 und Absatz 5 SGB IV.
Praktische Empfehlung: Markiere Zahlungen nach Austritt, während einer Unterbrechung und in den ersten drei Monaten des Jahres ausdrücklich. Liefere bei Bedarf auch Vorjahresdaten. Halte in der Anweisung getrennt fest, wann die Leistung erarbeitet wurde und wann die Auszahlung erfolgt. Überlasse die Zuordnung der Fachperson. Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung ersetzt dabei nicht die eigenständige steuerliche Behandlung nach § 39b EStG.
7. Minijob und Teilzeit nicht aus der Liste herausfiltern
Bei Minijobs müssen vorhersehbare Sonderzahlungen bereits in die vorausschauende Verdienstbeurteilung einfließen. Unvorhersehbare Zahlungen sind bei Auszahlung auf ihre Auswirkungen zu prüfen. Das erläutert die Minijob-Zentrale im Abschnitt zu Sonderzahlungen. Praktische Empfehlung: Kennzeichne deshalb, ob die Zahlung vertraglich zugesagt, regelmäßig zu erwarten oder tatsächlich neu beschlossen wurde. Die Bezeichnung „freiwillig“ allein beschreibt noch nicht, ob die Zahlung vorhersehbar war.
Minijobber dürfen bei Sonderzahlungen nicht ohne sachlichen Grund schlechter als vergleichbare Vollzeitbeschäftigte behandelt werden. Die Minijob-Zentrale erläutert die Gleichbehandlung und den anteiligen Anspruch. Praktische Empfehlung: Prüfe die einbezogenen Beschäftigtengruppen und die maßgebliche Berechnung. Eine geringere Arbeitszeit sollte nicht dazu führen, dass eine Person ohne Prüfung vollständig aus der Zahlungsliste herausfällt.
8. Gib eine eindeutige Schlussfassung zur Abrechnung frei
Empfohlener Abschluss: Führe offene Punkte in einer Rückfragenliste zusammen. Die Personalverwaltung klärt Vertragsgrundlagen und Beschäftigungsdaten, Führungskräfte bestätigen Leistungswerte, die zahlungsberechtigte Stelle gibt die Beträge frei. Die Abrechnungsfachperson prüft anschließend die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Ersetze eine korrigierte Liste eindeutig durch eine neue Fassung, statt Änderungen über mehrere Nachrichten zu verteilen.
Praktische Empfehlung: Kontrolliere vor der Auszahlung Personalnummern, Beträge, Zahlungsmonat und die Umsetzung geklärter Sonderfälle anhand der Abrechnung. Bleibt eine Angabe offen, dokumentiere konkret, was fehlt und wer die Klärung übernimmt. Kläre Konflikte zwischen interner Freigabe und vereinbarter Fälligkeit rechtzeitig. Die Freigabeliste dient Deiner Organisation; die Anspruchsgrundlage ergibt sich dagegen aus den maßgeblichen Vereinbarungen. Die Nachweisanforderungen zur Fälligkeit stehen in § 2 NachwG.
Quellen
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Arbeitsrecht, Sondervergütungen, Seite 44. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz: § 2 NachwG – Nachweispflicht. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz: § 39b EStG – Einbehaltung der Lohnsteuer; zusätzlich amtliche PDF-Gesamtausgabe. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz: § 23a SGB IV – Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz: § 23b SGB IV – Beitragspflichtige Einnahmen bei flexiblen Arbeitszeitregelungen, Absatz 1; ergänzend amtliche HTML-Gesamtausgabe des SGB IV. Abruf: 05.11.2026.
- Deutsche Rentenversicherung: § 14 SGB IV Weihnachtszuwendungen: Arbeitsentgelt, Abschnitte „Allgemeines“ und „Weihnachtszuwendungen beim Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis“. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Bis zu welcher Grenze fallen für Einmalzahlungen Beiträge an? Abruf: 05.11.2026.
- Minijob-Zentrale: Minijob mit Verdienstgrenze, Abschnitt Sonderzahlungen. Abruf: 05.11.2026.
- Minijob-Zentrale: Lohnfortzahlung und Sonderzahlungen im Minijob, Abschnitt Sonderzahlungen. Abruf: 05.11.2026.
