Für die Lohnabrechnung brauchst du die Angaben, mit denen du Entgelt berechnen, Zahlungen ausführen sowie Steuer- und Sozialversicherungspflichten erfüllen kannst. Du brauchst dagegen nicht vorsorglich die gesamte private Lebensgeschichte deiner Beschäftigten. Entscheidend ist der konkrete Zweck jedes Feldes. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, wiedergegeben in der BfDI-Broschüre Info 1, verlangt die Beschränkung auf notwendige Daten. Das bedeutet nicht, gesetzlich vorgeschriebene Angaben wegzulassen, sondern unnötige Zusatzinformationen zu vermeiden.
Dieser Beitrag hilft dir, einen Personalfragebogen und die dazugehörige Unterlagensammlung zu prüfen. Er unterscheidet zwischen regelmäßig benötigten Daten, Angaben für besondere Beschäftigungssituationen und Informationen ohne erkennbaren Abrechnungszweck. Stand ist der 5. November 2026. Die Beispiele sind redaktionelle Gestaltungsempfehlungen, keine abschließende Pflichtfeldliste für jede Branche und Beschäftigungsform.
Datensparsam heißt zweckgenau, nicht möglichst lückenhaft
Die erste Frage sollte nicht lauten: „Welche Daten kann unser Programm speichern?“ Besser ist: „Welche Entscheidung müssen wir damit treffen?“ Eine Anschrift dient beispielsweise einem anderen Zweck als eine Bankverbindung. Eine Erklärung zu weiteren Beschäftigungen klärt andere Fragen als ein Nachweis über die Elterneigenschaft. Prüfe diese Zwecke getrennt, statt alle Informationen unter „Personalverwaltung“ zusammenzufassen.
Unsere Empfehlung: Ergänze deine interne Feldliste um vier Spalten: Zweck, Rechtsgrundlage, betroffener Personenkreis und zuständige Stelle. Ein Feld ohne verständlichen Zweck bleibt zunächst draußen. Ein nur fallweise benötigtes Feld erscheint erst nach einer passenden Vorfrage. So vermeidest du sowohl unnötige Pflichtfelder als auch fehlende Angaben bei Beschäftigten mit besonderen Abrechnungsmerkmalen.
Trenne außerdem den Datenwert vom Beleg. Die benötigte IBAN und ein vollständiger Kontoauszug sind nicht dasselbe. Auch die Information, dass ein bestimmter Status nachgewiesen wurde, ist von einer umfangreichen Unterlagensammlung zu unterscheiden. Ob ein Original, eine Kopie oder eine dokumentierte Angabe erforderlich ist, prüfst du anhand der jeweiligen Nachweisvorschrift. Eine allgemeine Regel „Wir kopieren grundsätzlich alles“ ist dafür keine geeignete Arbeitsanweisung.
Welche Angaben regelmäßig zur Abrechnung gehören
Einen konkreten Ausgangspunkt liefert § 8 Absatz 1 Beitragsverfahrensverordnung: Die Entgeltunterlagen müssen unter anderem Namen, Geburtsdatum, Anschrift und Beschäftigungsbeginn beziehungsweise Beschäftigungsende enthalten. Hinzu kommen Angaben zur versicherungsrechtlichen Einordnung und zum Arbeitsentgelt. Die folgende Übersicht ist eine praktische Gruppierung, kein Ersatz für die Prüfung des einzelnen Beschäftigungsfalls.
| Datengruppe | Typischer Inhalt | Datensparsame Gestaltung |
|---|---|---|
| Identität und Zuordnung | Name, Anschrift, Geburtsdatum, interne Personalnummer | Keine zusätzlichen Identitätsunterlagen ohne konkreten Prüfzweck sammeln. |
| Beschäftigung und Vergütung | Eintritt, gegebenenfalls Austritt, Tätigkeit, vereinbarte Arbeitszeit, Entgelt und abrechnungsrelevante Änderungen | Vertragsdaten und monatliche Bewegungsdaten getrennt erfassen. |
| Lohnsteuer | Steuer-ID, Geburtsdatum, erstes oder weiteres Dienstverhältnis; gegebenenfalls weitere Angaben nach § 39e Absatz 4 EStG | Erforderliche Eingaben vom Ergebnis des ELStAM-Abrufs unterscheiden. |
| Sozialversicherung | Versicherungsnummer, Krankenkasse und Angaben zur Beurteilung der Versicherungspflicht | Statusabhängige Fragen statt eines identischen umfangreichen Fragebogens für alle verwenden. |
| Auszahlung | Bei Überweisung insbesondere IBAN und gegebenenfalls abweichender Zahlungsempfänger | Kontodaten erfassen, nicht vorsorglich Kontoumsätze anfordern. |
Die Beschäftigten müssen die für Meldeverfahren und Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen und erforderlichenfalls Unterlagen vorlegen. Das regelt § 28o Absatz 1 SGB IV. Daraus wird aber keine unbegrenzte Auskunftspflicht zu sämtlichen privaten Verhältnissen. Richte Nachfragen darauf aus, welche beitragsrechtliche Frage tatsächlich offen ist.
Lohnsteuer: Abrufdaten sind keine private Steuerakte
Für den ELStAM-Abruf nennt § 39e Absatz 4 EStG ausdrücklich die Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Einordnung als erstes oder weiteres Dienstverhältnis. Hinzu kommt gegebenenfalls die Angabe zu einem festgestellten Freibetrag nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ruft der Arbeitgeber anschließend ab und übernimmt sie in das Lohnkonto.
Praktische Folgerung: Fordere für diesen Standardablauf nicht die vollständige Einkommensteuererklärung oder den gesamten Einkommensteuerbescheid an. Frage auch nicht vorsorglich nach dem Einkommen des Ehepartners. Für die Anwendung der übermittelten Lohnsteuermerkmale ist eine zusätzliche private Steuerakte keine sinnvolle Standardunterlage. Falls ein Sonderfall einen Beleg verlangt, sollte die abrechnende Fachperson den konkreten Grund benennen.
Ein Sonderfall ist beispielsweise eine noch nicht zugeteilte Steuer-ID: § 39e Absatz 8 EStG sieht unter seinen Voraussetzungen eine Bescheinigung des Wohnsitzfinanzamts vor. Ein Formular sollte deshalb „noch nicht vorhanden – Klärung erforderlich“ ermöglichen. Erfundenen Ersatznummern oder einem pauschalen Upload sämtlicher Steuerunterlagen ist damit vorzubeugen.
Fallabhängige Daten: Erst den Anlass klären
Weitere Beschäftigungen und besonderer Versicherungsstatus
Fragen nach weiteren Beschäftigungen können erforderlich sein, weil § 28o Absatz 1 SGB IV die Auskunftspflicht ausdrücklich auch bei mehreren Beschäftigungen vorsieht. Unsere Empfehlung: Beginne mit einer verständlichen Vorfrage. Erst wenn eine weitere Tätigkeit besteht, folgen die für die Beurteilung benötigten Angaben zu Zeitraum, Beschäftigungsart und gegebenenfalls Entgelt. Frage nicht automatisch nach jedem privaten Nebenverdienst ohne Bezug zur Beitragsbeurteilung.
Dasselbe Prinzip eignet sich für Studium, Rente oder andere besondere Statusmerkmale. Lass zunächst die Beschäftigungsart fachlich einordnen. Danach wird festgelegt, welche Nachweise dafür erforderlich sind. Ein einzelnes Auswahlfeld „Student“ sollte nicht ungeprüft die gesamte beitragsrechtliche Entscheidung ersetzen. Umgekehrt muss eine regulär beschäftigte Person ohne entsprechenden Anlass keine Studienunterlagen einreichen.
Kinder: Pflegeversicherung und Lohnsteuer getrennt behandeln
Für die Pflegeversicherung besteht seit dem 1. Juli 2025 ein verpflichtendes digitales Nachweisverfahren zur Elterneigenschaft und zur Zahl berücksichtigungsfähiger Kinder. Nach der Verfahrensbeschreibung der AOK müssen Arbeitgeber deshalb in den meisten Fällen keine zusätzlichen Nachweise bei Beschäftigten anfordern. Eine pauschale Pflicht, bei jeder Einstellung sämtliche Geburtsurkunden vorzulegen, bildet diesen Ablauf nicht angemessen ab.
Das Verfahren erfasst allerdings nicht jede Familienkonstellation vollständig. Die AOK nennt unter anderem steuerlich nicht erfasste Stiefkinder oder im Ausland lebende Kinder. Bei bekannten Abweichungen ist eine Klärung erforderlich. Unsere Empfehlung: Prüfe zunächst die Rückmeldung und fordere ergänzende Nachweise gezielt an. Setze Kinderfreibeträge aus dem Lohnsteuerverfahren nicht einfach mit den für die Pflegeversicherung maßgeblichen Angaben gleich.
Krankheit: Fehlzeiten statt Diagnosensammlung
Im eAU-Verfahren erhält der Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsdaten ohne Diagnosen oder Befunde. Das erläutert die Techniker Krankenkasse in ihrer Fachinformation, Stand April 2026, Abschnitt 6.1, gedruckte Seite 53. Für die praktische Erfassung bedeutet das: Dokumentiere den abrechnungsrelevanten Ausfall und den Bearbeitungsstand, nicht die medizinische Erklärung aus einem persönlichen Gespräch.
Die eAU gilt nicht ausnahmslos für alle Beschäftigten. Die AOK nennt beispielsweise privat Krankenversicherte und bestimmte Auslandsfälle. Alternative Nachweise gehören deshalb in einen gesonderten Ablauf. Auch dort empfiehlt sich die klare Anweisung, keine für den Arbeitgeber bestimmten Nachweise mit Unterlagen für andere Empfänger zu verwechseln.
Welche Rechtsgrundlage trägt welche Verarbeitung?
Eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht, die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und eine freiwillige Zusatzleistung sind unterschiedliche Anlässe. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO im Verordnungstext der BfDI-Broschüre betrifft rechtliche Verpflichtungen. Für erforderliche Verarbeitungen im Beschäftigungsverhältnis ist außerdem § 26 Absatz 1 BDSG zu berücksichtigen. Dokumentiere die einschlägige Grundlage konkret; eine Sammlung sämtlicher denkbarer Erlaubnistatbestände erklärt nicht, warum ein bestimmtes Feld benötigt wird.
Gesundheitsdaten und Angaben, die religiöse Überzeugungen erkennen lassen, unterliegen zusätzlich Artikel 9 DSGVO. Für erforderliche Verarbeitungen zur Erfüllung arbeits- oder sozialrechtlicher Pflichten enthält § 26 Absatz 3 BDSG eine besondere Regelung mit Schutzvoraussetzungen. Sensible Angaben sind damit weder generell verboten noch durch den bloßen Hinweis „Lohnabrechnung“ unbegrenzt erlaubt.
Einwilligung ist kein pauschaler Beschäftigtendatenstandard. Nach § 26 Absatz 2 BDSG ist insbesondere die Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis bei der Freiwilligkeit zu berücksichtigen. Zudem verlangt die Vorschrift grundsätzlich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung und eine Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform. Eine Unterschrift unter „Ich stimme jeder Verarbeitung meiner Personaldaten zu“ ersetzt diese Prüfung nicht.
Unsere Empfehlung: Vermische freiwillige Angebote nicht mit dem Pflichtteil des Personalfragebogens. Ein Foto für eine interne Vorstellungsseite beantwortet keine Abrechnungsfrage. Eine tatsächlich freiwillige Entscheidung darüber sollte getrennt vom Erfassen der Steuer-ID stattfinden. Beschäftigte sollten erkennen können, ob eine Angabe gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist oder ohne Nachteil entfallen kann.
Ein benötigtes Datum gehört nicht in jede Datei
Unsere organisatorische Empfehlung: Trenne die Arbeitsmittel nach Zuständigkeit. Die Führungskraft meldet freigegebene Stunden oder Zuschläge. Die Personalverwaltung klärt Beschäftigungsdaten. Die abrechnende Fachperson bearbeitet Steuer- und Versicherungsmerkmale. Wer nur Stunden freigibt, braucht dafür keine vollständige Stammdatenliste mit Bankverbindung, Steuer-ID und Familienangaben.
Lege für jede Übergabe fest, welche Felder der Empfänger benötigt. Ein monatlicher Änderungsauftrag kann beispielsweise Personalnummer, Änderungsart, neuen Wert und Gültigkeitsdatum enthalten. Ein kompletter Neuversand aller Personalunterlagen ist dafür nicht die erste Wahl. Prüfe vor einem Export außerdem ausgeblendete Tabellenblätter, Freitextfelder und angehängte Dokumente. Beschränke die Übermittlung auf den vereinbarten Bearbeitungsauftrag.
Auch bei einem externen Abrechnungsdienstleister solltest du die datenschutzrechtliche Rolle ausdrücklich klären. Liegt Auftragsverarbeitung vor, verlangt Artikel 28 Absatz 3 DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument nach Unionsrecht oder mitgliedstaatlichem Recht. Artikel 32 verlangt risikogerechte Schutzmaßnahmen. Ein Vertrag allein entscheidet aber noch nicht, welche deiner Unterlagen der Dienstleister für den konkreten Auftrag braucht.
Aufbewahren: Frist und Unterlagenart gehören zusammen
Datensparsamkeit bedeutet nicht, erforderliche Nachweise sofort nach der Abrechnung zu löschen. Für Entgeltunterlagen bestimmt § 28f Absatz 1 SGB IV grundsätzlich eine Aufbewahrung bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung. Die Vorschrift enthält Ausnahmen, insbesondere für Beschäftigte in privaten Haushalten. Für Lohnkonten gilt nach § 41 Absatz 1 EStG eine andere Regel: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung.
Bei einer zuletzt 2026 eingetragenen Lohnzahlung reicht diese Lohnkonto-Frist somit bis zum 31. Dezember 2032. Das ist keine pauschale Löschfreigabe für sämtliche Personalunterlagen an diesem Tag. Unsere Empfehlung: Ordne jeder Dokumentengruppe eine Aufbewahrungsregel und einen Prüfzeitpunkt zu. Unterscheide dabei die erforderliche Archivierung von zusätzlichen Arbeitskopien in E-Mail-Postfächern oder lokalen Exportordnern.
So entscheidest du über überflüssige Felder
Nimm dir für die nächste Überarbeitung drei reale Beschäftigungsfälle vor: eine reguläre Einstellung, eine Person mit weiterer Beschäftigung und einen Fall mit ergänzendem Nachweis. Gehe jedes Formularfeld durch. Kannst du erklären, welche Abrechnungsentscheidung davon abhängt? Ist die Information bereits verlässlich vorhanden? Wird wirklich das ganze Dokument gebraucht? Wer bearbeitet die Angabe, und wann endet der Bedarf?
Dokumentiere anschließend deine Entscheidungen: unverändert erforderlich, nur unter einer bestimmten Voraussetzung erforderlich oder zu entfernen. Offene Rechtsfragen gehören zur zuständigen Fachperson, nicht in ein zusätzliches vorsorgliches Pflichtfeld. Informiere Beschäftigte verständlich über die Verarbeitung; maßgeblich sind die Informationspflichten nach Artikel 13 DSGVO, abgedruckt in der BfDI-Broschüre Info 1. Ziel ist ein Fragebogen, dessen Fragen du begründen kannst – nicht der kürzeste Fragebogen um jeden Preis.
Der Beitrag bietet allgemeine Orientierung für die Organisation deiner Lohnabrechnung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Info 1: DSGVO – BDSG, Texte und Erläuterungen, Stand März 2026, 1. Auflage. Verwendet wird der darin wiedergegebene Verordnungstext der DSGVO, insbesondere Artikel 5, 6, 9, 13, 28 und 32. Unabhängiger Abruf laut vorliegendem Prüfbefund: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 26 BDSG, § 8 BVV, § 28o SGB IV und § 28f SGB IV. Abruf jeweils: 05.11.2026; § 26 BDSG über den amtlichen Gesamttext geprüft.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 39e EStG und § 41 EStG. Abruf jeweils: 05.11.2026; § 41 EStG über den amtlichen Suchindex geprüft.
- AOK: Digitales Verfahren für den Nachweis der Elterneigenschaft und Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Grundlagen der Entgeltabrechnung, Sozialversicherung Teil 2, Stand April 2026, Abschnitt 6.1, gedruckte Seite 53; verwendet für die diagnosefreie Arbeitgeberrückmeldung. Abruf: 05.11.2026.
