Personalstammdaten: Welche Angaben werden benötigt?
Welche Angaben gehören zum Personalbestand? Der Leitfaden unterscheidet persönliche Daten, Beschäftigungsangaben und monatliche Bewegungsdaten.
Leitfaden lesen →Wissen zur Lohnvorbereitung
Personalstammdaten erfassen, prüfen und übergeben
Welche Angaben werden für neue Mitarbeiter benötigt? Wie bleiben bestehende Daten aktuell? Und welches Format eignet sich für die Übergabe? Hier findest du Anleitungen für die Stammdatenerfassung im Unternehmen und die Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung.
Leitfäden für die Stammdatenerfassung
Die drei Leitfäden behandeln unterschiedliche Aufgaben: den Datenumfang, die Aufnahme neuer Mitarbeiter und den Austausch eines vorhandenen Personalbestands. Beginne mit dem Thema, das zu deinem aktuellen Arbeitsschritt passt.
Neue Mitarbeiter erfassen: Checkliste für die Stammdaten
Die Checkliste führt von der Zuständigkeit über die Datenaufnahme bis zur Kontrolle vor der ersten Übergabe.
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Personalstammdaten an die Lohnbuchhaltung übergeben
So bereitest du Personalnummern, CSV-Dateien, Lohnarten und Bezüge für Import und Export vor.
Leitfaden lesen →Welche Angaben werden für die Lohnvorbereitung benötigt?
Für die Lohnvorbereitung werden die persönlichen Angaben eines Mitarbeiters mit den vereinbarten Beschäftigungsdaten zusammengeführt. Name, Anschrift und Geburtsdatum gehören zur Person. Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit und Vergütung beschreiben die Beschäftigung. Je nach Fall kommen Steuer-, Versicherungs- und Zahlungsangaben hinzu.
Vereinbarte Wochenstunden sind dabei etwas anderes als tatsächlich geleistete Stunden eines Monats. Kläre mit der Lohnbuchhaltung, welche Angaben dauerhaft gepflegt werden und welche als monatliche Abrechnungsinformation eingehen sollen. Eine Übersicht mit Beispielen findest du im Leitfaden zu Personalstammdaten.
Wer erfasst die Daten und wer prüft sie?
Das Unternehmen legt fest, wer die Angaben sammelt und pflegt. Vertragsangaben werden anhand der getroffenen Vereinbarungen erfasst; offene Fragen zur Abrechnung gehen an die zuständige Lohnbuchhaltung. Eine Softwareprüfung von Formaten und Pflichtfeldern bestätigt noch keine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Einordnung.
Vereinbare deshalb vor dem ersten Neueintritt eine Ansprechperson und einen Zeitpunkt für die Übergabe. Fehlende Angaben bleiben als offene Punkte erkennbar. Die Checkliste zur Erfassung neuer Mitarbeiter beschreibt diese Schritte im Einzelnen.
Wie werden vorhandene Daten importiert und übergeben?
Ein Import benötigt eindeutige Schlüssel und festgelegte Dateiformate. Eine stabile Personalnummer ordnet Angaben derselben Person zu. Lohnartennummern verbinden Bezüge mit den zugehörigen Lohnarten. Beim Bearbeiten in einer Tabellenkalkulation müssen Nummern mit führenden Nullen als Text erhalten bleiben.
| Aufgabe | Vorher prüfen | Passender Leitfaden |
|---|---|---|
| Neue Person erfassen | Zuständigkeit, persönliche Angaben und Vertragsdaten | Neue Mitarbeiter erfassen |
| Vorhandenen Bestand übernehmen | Personalnummern, Spalten, Auswahlwerte und Beziehungen | Import und Dateiformate |
| Angaben aktualisieren | Ursprünglichen Datensatz verwenden und neue Fassung prüfen | Stammdaten pflegen |
Der Leitfaden zur Datenübergabe erklärt das ZIP-Vorlagenpaket von busta paga und die Rolle der DLS-Stammdatenfelder. Für ein anderes Abrechnungssystem muss das benötigte Zielformat gesondert abgestimmt werden.
Häufige Fragen zur Stammdatenerfassung
Ist die Stammdatenerfassung bereits die Lohnabrechnung?+
Nein. Die Stammdatenerfassung sammelt und ordnet die Angaben vor der Abrechnung. Die Lohnberechnung, gesetzliche Meldungen und fachliche Einordnung erfolgen im dafür vorgesehenen Verfahren.
Wo finde ich die Importvorlage?+
Im angemeldeten Kundenbereich unter Stammdatenimport. Dort stehen eine leere ZIP-Vorlage, ein ausgefülltes Beispiel und der Export des eigenen Personalbestands bereit. Der Leitfaden zu Import und Übergabe beschreibt die enthaltenen Dateien.
Welche Angaben sind für jede Beschäftigung Pflicht?+
Das lässt sich nicht für alle Beschäftigungsfälle mit derselben Liste beantworten. Stimme den Erfassungsumfang mit der zuständigen Lohnbuchhaltung ab. Der Fragebogen in busta paga zeigt Folgefragen entsprechend den ausgewählten Merkmalen.