Welches Dateiformat benötigt die Lohnbuchhaltung?
Das empfangende Abrechnungssystem bestimmt die benötigten Spalten, Schlüssel und Formate. Ein allgemeiner CSV-Export ist deshalb nicht automatisch eine direkt einlesbare Schnittstellendatei.
Besprich diese Fragen anhand eines abgestimmten Testdatensatzes. Verwende dafür erfundene Angaben oder Daten, deren Verwendung für diesen Test im Unternehmen geklärt ist. Ein erfolgreiches Öffnen in Excel belegt noch keine passende Zuordnung im Abrechnungssystem.
- Welche Spalten sind erforderlich und wie müssen sie heißen?
- Welches Trennzeichen und welche Zeichencodierung werden erwartet?
- Wie werden Datum, Betrag und Personalnummer dargestellt?
- Wie erkennt das Zielsystem neue Personen und Aktualisierungen?
- Wer bestätigt einen Testimport vor der ersten regulären Übergabe?
Wie werden Personen und Lohnarten eindeutig verbunden?
Eine stabile Personalnummer verbindet die Angaben zu einer Person. Eine separate Lohnartennummer ordnet den Bezug einer vorhandenen Lohnart zu.
Im busta-paga-Format verbindet Pers_Nr die Arbeitnehmerstammdaten, zusätzlichen Formularangaben und Bezüge. LA_Nr verbindet einen Bezug mit seiner Lohnart. Die Nummer 00012 muss beim Bearbeiten als Text erhalten bleiben. Eine Änderung dieses Schlüssels kann sonst als neue Person statt als Aktualisierung behandelt werden.
Namen, Geburtsdaten oder E-Mail-Adressen werden beim Import nicht zu einer vermuteten Übereinstimmung zusammengezogen. Prüfe doppelte und wechselnde Personalnummern deshalb bereits in der Quelldatei.
Welche Dateien enthält das busta-paga-Importpaket?
Das ZIP-Paket enthält getrennte CSV-Dateien für Arbeitnehmerstammdaten, Formularangaben, Lohnarten und Bezüge. Anleitung, Formatkennung und Feldbeschreibung liegen im selben Paket.
| Datei | Inhalt | Verbindung |
|---|---|---|
| Arbeitnehmerstammdaten.csv | Name, Anschrift und weitere DLS-Stammdatenfelder | Pers_Nr |
| Personalfragebogen.csv | Ergänzende Angaben und Auswahlwerte des Fragebogens | Pers_Nr |
| Lohnartenstammdaten.csv | Lohnartennummer, Bezeichnung und weitere Quelldaten | LA_Nr |
| Bezuege.csv | Betrag, Einheit und Gültigkeit eines Bezugs | Pers_Nr und LA_Nr |
Die CSV-Dateien werden als UTF-8 mit Semikolon und Kopfzeile verarbeitet. Dateien müssen direkt im ZIP liegen. Im Kundenbereich stehen eine leere Vorlage, ein ausgefülltes Beispiel und der ZIP-Export des eigenen Bestands bereit. Das exportierte ZIP lässt sich mit demselben Format wieder in busta paga einlesen.
Was bedeutet DLS bei der Stammdatenübernahme?
Die Digitale LohnSchnittstelle des BZSt beschreibt Daten für die steuerliche Prüfung. Das busta-paga-Vorlagenpaket verwendet daraus Stammdatenfelder; es ist kein vollständiger DLS-Prüfungsdatenbestand.
Die aktuelle Feldreferenz des Pakets stammt aus DLS 2027.1. Für die Übernahme werden ein aktueller Stand je Person und eine Zeile je Lohnart benötigt. Mehrere Abrechnungsperioden oder Korrekturstände zur selben Personalnummer werden nicht automatisch auf den richtigen aktuellen Stand reduziert.
Periodische Abrechnungsdaten, Lohnkonten und gesetzliche Meldungen gehören nicht zum busta-paga-Stammdatenimport. Auch eine beliebige DLS-index.xml wird nicht automatisch interpretiert. Bestehende DLS-Daten müssen für das dokumentierte Vorlagenformat vorbereitet werden.
Quelle: BZSt: Digitales Lohnschnittstellenpaket mit Datensatzbeschreibung
Was passiert bei Fehlern und Aktualisierungen?
Die Vorschau zeigt, welche Personen neu angelegt und welche aktualisiert werden. Fehler in Pflichtspalten, Formaten oder Beziehungen verhindern die Übernahme des gesamten Pakets.
Erst deine Bestätigung speichert die geprüften Angaben. Eine Vorschau ist 15 Minuten gültig. Wird ein betroffener Datensatz in der Zwischenzeit geändert, muss das Paket erneut geprüft werden. Auch das Mitarbeiterlimit des aktiven Abos wird vor der Speicherung kontrolliert.
Nicht leere Werte ergänzen oder ersetzen vorhandene Angaben; leere Zellen löschen keine bestehenden Werte. Vorhandene Bezüge einer Person werden ersetzt, wenn neue Bezugszeilen für diese Person im Paket enthalten sind. Ohne solche Zeilen bleiben die vorhandenen Bezüge erhalten. Änderungen setzen den Prüfstatus auf Entwurf.
Wie wird die exportierte Datei weitergegeben?
Der Export wird heruntergeladen und anschließend über den zwischen Unternehmen und Lohnbuchhaltung vereinbarten Kanal übermittelt. Ein Download in busta paga löst keinen automatischen Versand aus.
Kontrolliere vor dem Versand den vorgesehenen Empfänger und den enthaltenen Personenbestand. Lege fest, ob ausschließlich geprüfte Angaben oder auch ausdrücklich bezeichnete offene Punkte übergeben werden. Bestätigte Rückfragen sollten wieder in den gepflegten Ursprungsbestand einfließen.
Häufige Fragen
Ist der Export eine DATEV-Direktanbindung?+
Nein. Der CSV- oder ZIP-Export stellt eine Datei zum Download bereit. Eine automatische Übermittlung oder garantierte Importkompatibilität mit DATEV ist nicht enthalten.
Werden Datensätze bei einem Import gelöscht?+
Nein. Fehlende Personen werden nicht gelöscht. Leere Zellen löschen keine vorhandenen Werte. Ein ausdrücklich geänderter Beschäftigungsfall kann nicht mehr zutreffende Folgeangaben durch die Formularlogik entfernen.