Was muss vor der ersten Datenerfassung geklärt sein?
Bestimme eine verantwortliche Person für die Erfassung und eine Ansprechperson in der Lohnbuchhaltung. Vereinbart, welche Angaben bis zu welchem Zeitpunkt benötigt werden und wie offene Punkte zurückgemeldet werden.
Bei der ersten Einstellung eines Unternehmens sind außerdem betriebliche Voraussetzungen für das Meldeverfahren zu klären. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt die Beantragung der Betriebsnummer. Die hier beschriebene Stammdatenerfassung ersetzt diesen Antrag und die späteren Meldungen nicht.
- Wer fordert die Informationen beim neuen Mitarbeiter an?
- Wer bestätigt Tätigkeit, Arbeitszeit und Vergütung?
- Wer beantwortet fachliche Fragen zur Beschäftigung?
- Über welchen geschützten Weg erhält die Lohnbuchhaltung die Angaben?
Welche persönlichen Angaben werden aufgenommen?
Erfasse Name, Anschrift und Geburtsdatum sowie die für den Beschäftigungsfall benötigten Steuer-, Versicherungs- und Zahlungsangaben. Verwende die mitgeteilten Angaben und kläre Unstimmigkeiten, statt fehlende Werte zu schätzen.
| Prüfpunkt | Praktische Kontrolle |
|---|---|
| Name und Anschrift | Vollständige Schreibweise und aktuelle Adresse aufnehmen. |
| Geburtsdatum | Tatsächliches Datum verwenden; keine Platzhalter setzen. |
| Steuer- und Versicherungsangaben | Vorhandene Angaben erfassen und fehlende Informationen gezielt klären. |
| Bankverbindung | Angaben zum vorgesehenen Zahlungsempfänger und eine gültige IBAN prüfen. |
Liegt die Versicherungsnummer nicht vor, ist daraus nicht abzuleiten, dass eine Person keinen Datensatz erhalten darf. Für das Meldeverfahren bestehen geregelte elektronische Abfragen. Die Deutsche Rentenversicherung erläutert den Versicherungsnummernachweis und die Ermittlung einer fehlenden Nummer.
Quelle: Deutsche Rentenversicherung: Versicherungsnummernachweis
Welche Beschäftigungsdaten müssen bestätigt werden?
Eintrittsdatum, Tätigkeit, Arbeitszeit und Vergütung werden anhand der getroffenen Vereinbarungen erfasst. Eine mögliche Befristung muss mit dem dazugehörigen Enddatum zusammenpassen.
busta paga bietet für die Berufsbezeichnung eine Suche im angebundenen BA-Berufskatalog. Ein ausgewählter Treffer übernimmt Bezeichnung und KldB-Schlüssel. Diese Auswahl ordnet die Tätigkeit zu; sie bestätigt keine rechtliche Einstufung des Arbeitsverhältnisses.
- Beschäftigungsbeginn mit der vereinbarten Aufnahme der Tätigkeit abgleichen.
- Berufsbezeichnung so konkret erfassen, dass die Tätigkeit verständlich bleibt.
- Vereinbarte Wochenstunden und Vergütungsart getrennt angeben.
- Bei Befristung das vereinbarte Ende ergänzen.
- Die Beschäftigungsart fachlich mit der zuständigen Lohnbuchhaltung klären.
Wie werden fehlende Angaben bearbeitet?
Ein unvollständiger Datensatz bleibt ein Entwurf. Halte fest, welche Information fehlt und wer sie nachliefert. Platzhalterwerte dürfen nicht als bestätigte Angaben weitergegeben werden.
Bearbeite Rückfragen am ursprünglichen Datensatz. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine geänderte Arbeitszeit bestätigt, muss diese Fassung erneut geprüft werden. Ein alter Prüfvermerk sollte nicht unverändert für die geänderten Angaben weitergelten.
Im Personalfragebogen von busta paga hängt die Liste der Pflichtangaben von der jeweiligen Auswahl ab. Ein nicht zutreffendes Feld soll nicht ausgefüllt werden, nur um einen Bearbeitungsstand als vollständig erscheinen zu lassen.
Was wird vor der Übergabe kontrolliert?
Kontrolliere die aktuelle Fassung, die eindeutige Personalnummer und das vereinbarte Dateiformat. Die zuständige Lohnbuchhaltung muss erkennen können, welche Angaben geprüft sind und welche Rückfragen noch offenstehen.
Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist ein eigener Vorgang mit weiteren Voraussetzungen und Regeln. Das Bundesportal beschreibt das Verfahren und die dafür erforderlichen Angaben. Der Personalfragebogen und sein Prüfstatus sind keine Bestätigung, dass eine Anmeldung bereits erfolgt ist.
Lade anschließend den abgestimmten Export herunter und nutze den vereinbarten Übermittlungsweg. busta paga versendet diesen Download nicht automatisch an eine Kanzlei.
Quelle: Bundesportal: Beschäftigte zur Sozialversicherung anmelden
Häufige Fragen
Ist der Personalfragebogen bereits die Anmeldung zur Sozialversicherung?+
Nein. Der Fragebogen sammelt Angaben. Die Anmeldung erfolgt gesondert im dafür vorgesehenen Meldeverfahren.
Kann ein vorhandener Mitarbeiterbestand übernommen werden?+
Ja. Das ZIP-Vorlagenpaket von busta paga kann Arbeitnehmerstammdaten, zusätzliche Formularangaben, Lohnarten und Bezüge übernehmen. Vor der Speicherung erscheint eine Importvorschau.